PAGE市國資委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市國資委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市國資委各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合市國資委實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市國資委機關(guān)各處室、直屬單位及其工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市國資委檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導，由辦公室負責檔案的綜合管理，各處室、直屬單位明確專人負責本部門檔案的收集、整理和移交等工作。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映市國資委各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點、載體形式等進行科學分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立市國資委檔案管理領(lǐng)導小組，由市國資委主要領(lǐng)導擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，各處室、直屬單位負責人為成員。領(lǐng)導小組負責研究決定檔案管理工作中的重大事項，指導和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為市國資委檔案管理的綜合部門，具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市國資委檔案管理制度。2.負責組織、協(xié)調(diào)和指導各處室、直屬單位的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理市國資委機關(guān)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用各類檔案。4.對各處室、直屬單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。（三）各處室、直屬單位各處室、直屬單位應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受辦公室的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類整理、編目裝訂，定期向辦公室移交。3.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案安全。4.積極配合辦公室做好檔案的查閱利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成各處室、直屬單位在工作活動中應(yīng)及時形成完整、準確、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和制作載體。（二）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與市國資委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.市國資委制定的各類政策文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。3.市國資委機關(guān)各處室、直屬單位在履行職責過程中形成的請示、報告、批復、合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料等。4.市國資委組織召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。5.市國資委開展的重大活動、重點項目形成的文件材料，如活動方案、項目申報材料、驗收報告等。6.市國資委工作人員參加各類培訓、考察、學術(shù)交流等活動形成的文件材料。7.市國資委獲得的榮譽證書、獎勵文件等。8.其他與市國資委工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（三）收集要求1.各處室應(yīng)明確專人負責文件材料收集工作，確保文件材料及時收集齊全，避免遺漏。2.對收集到的文件材料應(yīng)進行初步整理，剔除重復、無用的文件，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的整理（一）整理基本原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法檔案分為文書檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機構(gòu)（問題）根據(jù)市國資委的內(nèi)設(shè)機構(gòu)或業(yè)務(wù)職能進行分類。2.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類，保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料等十大類。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)市國資委不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如國資監(jiān)管、產(chǎn)權(quán)管理、企業(yè)改革等，分別制定分類方案進行整理。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修復。2.編頁對裝訂后的文件材料進行編頁，編寫頁號，確保文件材料的順序和完整性。3.分類按照分類方法對文件材料進行分類，確定保管期限。4.編目編制檔案目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，便于查找和利用。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、檔案盒進行檔案存放。檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于分類存放檔案；檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，確保檔案的安全保管。（三）檔案上架按照檔案分類順序，將檔案盒依次上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放位置，方便快速調(diào)閱檔案。（四）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、形成領(lǐng)域、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期（30年、10年）。（五）檔案定期檢查定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全情況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對受潮檔案進行干燥處理、對被盜檔案進行追查等。每年應(yīng)對檔案進行全面清查，確保檔案的完整和安全。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為市國資委各項工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.市國資委機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱市國資委檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱市國資委檔案。4.其他經(jīng)市國資委批準的單位或個人查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.市國資委機關(guān)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在處室負責人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)市國資委辦公室負責人批準后，方可查閱。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)市國資委辦公室審核后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.其他單位或個人查閱檔案，需經(jīng)市國資委領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私。2.檔案的保存價值，包括是否具有歷史憑證作用、現(xiàn)實利用價值等。3.檔案的完整性和準確性。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.綜合分析法。結(jié)合市國資委的工作實際和檔案管理情況，對檔案進行綜合分析，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)市國資委分管領(lǐng)導審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立市國資委檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為市國資委各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入按照檔案目錄信息，將檔案的檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲將處理后的電子檔案與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除等功能，對檔案的基本信息、保管期限、密級等進行管理。2.檔案檢索與查詢提供多種檢索方式，如按檔號、文號、題名、責任者、日期等進行檢索，方便快速查找檔案信息。3.檔案利用管理記錄檔案的查閱利用情況，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等，實現(xiàn)檔案利用的全程跟蹤。4.系統(tǒng)安全管理設(shè)置用戶權(quán)限，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）信息化安全保障1.建