PAGE南京檔案館歸檔制度一、總則（一）目的本歸檔制度旨在規(guī)范南京檔案館各類文件、資料的歸檔工作，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和查閱，為南京地區(qū)的歷史研究、政務(wù)管理、社會發(fā)展等提供可靠的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于南京檔案館接收、整理、保管和利用的所有檔案，包括但不限于黨政機關(guān)文件、企事業(yè)單位資料、社會團體記錄、重大活動檔案、民生檔案等各類具有保存價值的材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則所有應(yīng)歸檔的文件、資料必須集中到南京檔案館統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀或據(jù)為己有。2.真實完整原則歸檔的文件、資料應(yīng)如實反映當時的實際情況，保持其原始性和完整性，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學分類，便于檢索和利用。4.便于利用原則歸檔工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，確保檔案能夠快速、準確地提供給相關(guān)人員查閱，以發(fā)揮其應(yīng)有的價值。二、歸檔范圍與要求（一）黨政機關(guān)文件1.上級文件包括中共中央、國務(wù)院及各部委、省委省政府、市委市政府等上級機關(guān)發(fā)來的各類文件，如指示、決定、通知、通報等。應(yīng)歸檔的文件需為具有指導(dǎo)性、政策性、法規(guī)性等重要價值的原件，同時應(yīng)確保文件的完整性，包括正文、附件、批示等。2.本級文件本級黨委、政府及其工作部門形成的文件，如黨委會議紀要、政府工作報告、部門工作規(guī)劃、規(guī)章制度等。這些文件應(yīng)涵蓋決策、執(zhí)行、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)，反映本級機關(guān)的工作全貌。3.下級文件下級機關(guān)報送的重要文件、請示報告、工作匯報等，對于了解基層工作情況、掌握政策執(zhí)行效果具有重要參考價值，應(yīng)按照規(guī)定及時歸檔。（二）企事業(yè)單位資料1.企業(yè)行政管理文件包括企業(yè)章程、董事會決議、股東會決議（或股東大會決議）、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、內(nèi)部管理制度、人事任免文件等。這些文件是企業(yè)運營管理的重要依據(jù)，應(yīng)妥善歸檔保存。2.生產(chǎn)經(jīng)營文件涵蓋生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品研發(fā)資料、市場營銷方案、財務(wù)報表、合同協(xié)議等。生產(chǎn)經(jīng)營文件反映了企業(yè)的核心業(yè)務(wù)活動，對于企業(yè)的經(jīng)濟核算、市場競爭、戰(zhàn)略決策等具有關(guān)鍵作用，必須嚴格按照歸檔要求進行整理和保存。3.科研項目文件如果企業(yè)承擔了科研項目，相關(guān)的立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件等均應(yīng)歸檔?？蒲许椖课募瞧髽I(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力的體現(xiàn)，對于保護知識產(chǎn)權(quán)、促進科技成果轉(zhuǎn)化具有重要意義。（三）社會團體記錄1.社團章程明確社團的宗旨、組織架構(gòu)、會員權(quán)利義務(wù)等基本信息，是社團開展活動的基礎(chǔ)性文件。2.會議記錄包括會員大會、理事會會議、常務(wù)理事會會議等重要會議的記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項等，反映社團的決策過程和工作動態(tài)。3.活動資料如社團組織的各類培訓(xùn)、講座、展覽、比賽等活動所形成的策劃方案、活動總結(jié)、宣傳資料、參與人員名單等，是社團活動開展情況的真實記錄。（四）重大活動檔案1.政治活動檔案如重要節(jié)日慶?；顒印⒋笮驼渭瘯?、黨代會、人代會、政協(xié)會等活動形成的文件、照片、影像資料等。這些檔案記錄了南京地區(qū)政治生活中的重要事件和發(fā)展歷程，具有重要的歷史價值。2.經(jīng)濟活動檔案包括重大招商引資活動、產(chǎn)業(yè)推介會、經(jīng)濟論壇、企業(yè)開業(yè)慶典等活動的相關(guān)資料。經(jīng)濟活動檔案反映了南京地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的動態(tài)和成果，對于研究經(jīng)濟政策、投資環(huán)境等具有重要參考意義。3.文化活動檔案如文化藝術(shù)節(jié)、電影節(jié)、戲劇節(jié)、音樂會等文化活動的策劃方案、節(jié)目單、演出照片、觀眾反饋等資料。文化活動檔案是南京地區(qū)文化繁榮的見證，有助于傳承和弘揚優(yōu)秀文化傳統(tǒng)。（五）民生檔案1.婚姻登記檔案包括結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻證件等業(yè)務(wù)形成的檔案材料，如申請書、審查處理表、結(jié)婚證或離婚證復(fù)印件等。婚姻登記檔案是公民婚姻狀況的法定證明，對于維護婚姻關(guān)系、保障公民權(quán)益具有重要作用。2.出生醫(yī)學證明檔案記錄新生兒出生信息的原始憑證，包括出生醫(yī)學證明存根、首次簽發(fā)登記表、補發(fā)申請表等。出生醫(yī)學證明檔案對于新生兒落戶、入學、出國等事項具有重要依據(jù)價值。3.社會保障檔案涵蓋養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險等各類社會保障業(yè)務(wù)的檔案資料，如參保登記信息、繳費記錄、待遇核定表等。社會保障檔案關(guān)系到公民的切身利益，是保障社會保障制度正常運行的重要基礎(chǔ)。（六）歸檔要求1.文件材料齊全完整歸檔的文件應(yīng)包括文件的正本、副本、定稿、附件、批示、簽批單等相關(guān)材料，確保能夠全面反映文件的形成背景和辦理過程。2.字跡清晰、圖表工整文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，確保字跡清晰可辨。圖表應(yīng)繪制工整，簽字蓋章齊全。3.格式規(guī)范統(tǒng)一文件的格式應(yīng)符合國家和地方相關(guān)標準，如紙張大小、字體字號、排版格式等。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行保存。4.及時歸檔各部門應(yīng)在文件辦理完畢或活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料移交至南京檔案館，不得拖延積壓。三、歸檔流程（一）收集1.部門內(nèi)部收集各部門應(yīng)指定專人負責文件材料收集工作，定期對本部門形成的文件進行清理和收集，確保文件無遺漏。收集過程中，應(yīng)注意文件的完整性和準確性，對不符合要求的文件及時進行補充或修正。2.專項活動收集對于重大活動、專項工作等形成的文件材料，應(yīng)在活動或工作進行過程中同步開展收集工作?；顒咏Y(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將收集到的文件材料進行整理，移交至南京檔案館。3.外部接收收集南京檔案館應(yīng)主動與上級機關(guān)、其他地區(qū)檔案館、相關(guān)企事業(yè)單位、社會團體等進行溝通聯(lián)系，及時接收來自外部的具有保存價值的文件材料。接收過程中，應(yīng)嚴格履行交接手續(xù)，確保文件的安全和完整。（二）整理1.分類按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類標準，對收集到的文件材料進行分類。分類時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，確保同一類別的文件集中在一起。2.編號對每一份文件或一組文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度、類別、順序號等組合方式，便于檔案的檢索和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、責任者、保管期限等項目。編目應(yīng)準確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保護文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。（三）移交1.部門移交各部門整理好的檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至南京檔案館。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、文件題名、數(shù)量等詳細信息，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認。2.審核接收南京檔案館對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其進行補充或修正。審核通過后，辦理檔案接收手續(xù)，將檔案正式納入館內(nèi)管理。四、檔案保管（一）保管場所1.庫房建設(shè)南京檔案館應(yīng)具備符合國家檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)采用堅固耐用的建筑材料，地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和維護。2.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。溫濕度應(yīng)定期進行監(jiān)測和記錄，確保檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定。3.安全防護設(shè)施庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全防護設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。同時，應(yīng)制定安全管理制度，加強對庫房的安全管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序排列上架存放，避免擠壓和折疊。對于珍貴檔案或易損檔案，可采用專柜存放或特殊保護措施。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份存儲，存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索和利用。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄像帶、錄音帶、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性進行分類保管。照片應(yīng)進行沖印或數(shù)字化處理后歸檔保存，錄像帶、錄音帶應(yīng)定期進行回放檢查，確保內(nèi)容可讀取。光盤應(yīng)采用防磁、防潮、防塵的存儲盒進行保存，并注明光盤內(nèi)容信息。（三）檔案清點與統(tǒng)計1.定期清點南京檔案館應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。清點過程中，應(yīng)詳細記錄檔案的清點情況，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進行處理。2.統(tǒng)計分析建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，為檔案管理決策提供依據(jù)。同時，應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和南京檔案館的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞南京地區(qū)的經(jīng)濟社會發(fā)展大局，為黨政機關(guān)決策、企事業(yè)單位經(jīng)營、社會公眾需求等提供有力支持。3.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。同時，應(yīng)保護利用者的合法權(quán)益，尊重利用者的隱私。（二）利用范圍1.黨政機關(guān)利用黨政機關(guān)因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料，用于政策研究、決策參考、工作查考等。利用時應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保檔案的合理使用。2.企事業(yè)單位利用企事業(yè)單位可根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，查閱本單位或相關(guān)單位的檔案資料，用于企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、項目申報、合同審查、知識產(chǎn)權(quán)保護等方面。利用時應(yīng)提供有效證明材料，經(jīng)審核同意后進行查閱或借閱。3.社會公眾利用社會公眾可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，查閱與自身利益相關(guān)的民生檔案，如婚姻登記檔案、出生醫(yī)學證明檔案、社會保障檔案等。利用時應(yīng)提交個人有效身份證件，填寫查閱申請表，經(jīng)審核通過后進行查閱。（三）利用方式1.查閱利用者可到南京檔案館查閱室查閱檔案資料，查閱時應(yīng)在工作人員的指導(dǎo)下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.借閱對于確需借出館外使用的檔案，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)審批同意后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱期間利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，南京檔案館可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)加蓋館章，并注明用途和有效期限。（四）利用登記與反饋1.利用登記建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用活動進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的檔案名稱、查閱或借閱情況等信息。利用登記應(yīng)準確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。2.利用反饋鼓勵利用者對檔案利用工作提出意見和建議，南京檔案館應(yīng)及時收集整理利用者的反饋信息，對存在的問題進行改進和完善，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立監(jiān)督機制南京檔案館應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，明確監(jiān)督職責和流程，確保檔案管理工作嚴格按照制度規(guī)定執(zhí)行。2.定期檢查定期對檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、安全性等方面。3.質(zhì)量考核制定檔案管理質(zhì)量考核標準，對各部門和檔案管理人員的工作質(zhì)量進行考核評價?？?/p>