PAGE酒店檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強酒店檔案室管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是酒店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是酒店在實際工作中形成的真實材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集酒店各項工作活動中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.有效利用原則：充分開發(fā)檔案信息資源，為酒店的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有效服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置酒店設(shè)立獨立的檔案室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全酒店檔案管理制度。2.負責(zé)酒店各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用工作。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與酒店重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整與準確。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.做好檔案的安全保護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本部門檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：酒店行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等。3.工程建設(shè)類：工程項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。4.餐飲服務(wù)類：菜單、食譜、客戶意見反饋、餐飲活動記錄等。5.客房服務(wù)類：客房預(yù)訂記錄、入住登記、客房設(shè)施維護記錄等。6.其他類：酒店榮譽證書、照片、視頻、音頻等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明出處。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門檔案進行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并將收集情況及時向檔案室報告。（三）收集時間1.各類檔案應(yīng)在形成后及時收集，一般情況下，年度檔案應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成收集歸檔工作。2.對于重大活動、重要項目的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。酒店檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、工程建設(shè)類、餐飲服務(wù)類、客房服務(wù)類、其他類六大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“2023行政001”表示2023年行政管理類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。2.整理過程中應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息的準確性和完整性。3.對于不符合整理要求的檔案，應(yīng)及時進行補充、修正或重新整理。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍已整理好的各類檔案均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間1.年度檔案應(yīng)在次年第一季度末完成歸檔工作。2.重大活動、重要項目的檔案應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，符合歸檔要求的予以接收，并按照檔案分類編號順序上架存放。3.對不符合歸檔要求的檔案，檔案室應(yīng)及時通知移交部門進行整改，整改合格后再行歸檔。六、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.按照檔案的分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案壽命。4.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案采取特殊保管措施，限制查閱范圍。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映酒店主要職能活動和基本歷史面貌的，對酒店有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映酒店一般工作活動，在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映酒店一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對酒店工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案室會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的實際情況，提出存毀意見，報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀，并做好銷毀記錄。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.酒店內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱涉及酒店機密的檔案，需經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準后，由檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室填寫檔案查閱登記表，出示有效證件。2.檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱申請表或介紹信，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時間。（三）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)積極主動地為酒店各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時準確地提供檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，檔案室應(yīng)提前做好準備工作，確保服務(wù)質(zhì)量。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案信息編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為酒店經(jīng)營管理提供參考依據(jù)。八、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強檔案保密管理，防止檔案信息泄露。2.對涉及酒店機密的檔案，應(yīng)標明密級，采取專人專柜保管、限制查閱范圍等保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）保密教育1.定期對酒店員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識。2.在檔案管理工作中，對新入職員工、涉及檔案管理崗位調(diào)整的員工等進行專門的保密培訓(xùn)。（三）保密監(jiān)督1.加強對檔案查閱、利用等環(huán)節(jié)的保密監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享與利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：使用專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等全過程信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化