PAGE村婦聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村婦聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在村婦聯(lián)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村婦聯(lián)在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村婦聯(lián)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映村婦聯(lián)工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對涉及村婦聯(lián)機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)村婦聯(lián)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和歸還工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.在工作活動中形成的各類文件、資料，應(yīng)及時交予檔案管理人員，不得自行留存。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級婦聯(lián)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.村婦聯(lián)工作計劃、總結(jié)、報告、決議等。3.村婦聯(lián)組織開展的各類活動的方案、記錄、照片、視頻等。4.婦女代表大會、執(zhí)委會等會議的文件、記錄、決議等。5.婦女維權(quán)工作的相關(guān)資料，如信訪記錄、調(diào)解協(xié)議等。6.婦兒關(guān)愛工作的資料，包括幫扶對象信息、關(guān)愛活動記錄等。7.各類統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、婦女工作類、婦兒關(guān)愛類、綜合管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動、重要文件等應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行初步整理，符合歸檔要求的，填寫檔案移交清單。2.移交部門與檔案管理人員按照移交清單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后簽字交接。3.檔案管理人員將歸檔后的檔案按照分類、編號順序存放于檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映村婦聯(lián)主要職能活動和歷史面貌的，對村婦聯(lián)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在相當(dāng)長時期內(nèi)村婦聯(lián)工作需要查考的文件材料，應(yīng)列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)村婦聯(lián)工作需要查考的文件材料，應(yīng)列為10年保管。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案同時保存的方式，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.村婦聯(lián)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.涉及婦女權(quán)益保障等特殊情況，經(jīng)村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，相關(guān)人員可查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)制內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還日期。（三）借閱范圍1.因工作需要，村婦聯(lián)工作人員可借閱檔案，但必須嚴(yán)格遵守借閱期限。2.特殊情況需外借檔案的，必須經(jīng)村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案無損壞、丟失等情況后，在借閱申請表上注明歸還日期，并解除借閱協(xié)議。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合村婦聯(lián)檔案的實際情況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序,確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織成立由村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映村婦聯(lián)的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值和保管期限是否符合規(guī)定。3.檔案是否已失去保存意義或已無利用價值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合分析法：結(jié)合村婦聯(lián)的工作實際，對檔案的形成背景、作用、利用情況等進(jìn)行綜合分析，判斷其價值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告村婦聯(lián)負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立村婦聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保其通用性和可讀性。3.對電子檔案進(jìn)行命名、分類、編號，建立與紙質(zhì)檔案一致的索引目錄。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對檔案管理信