PAGE電腦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電腦檔案的管理，確保電腦檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用電腦設(shè)備進(jìn)行工作的部門和個(gè)人。（三）定義1.電腦檔案：指公司員工在使用電腦過程中產(chǎn)生的各類電子文件、數(shù)據(jù)、資料等，包括但不限于文檔、表格、演示文稿、圖片、音頻、視頻等。2.歸檔：將具有保存價(jià)值的電腦檔案按照規(guī)定的方法和程序進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)的過程。3.查閱：經(jīng)授權(quán)的人員按照規(guī)定的程序查看電腦檔案內(nèi)容的行為。4.借閱：經(jīng)授權(quán)的人員按照規(guī)定的程序暫時(shí)借用電腦檔案的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電腦檔案由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級(jí)管理原則：根據(jù)電腦檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，防止電腦檔案的丟失、損壞、泄露等。4.便捷高效原則：在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，提高檔案管理的效率，方便員工查閱和利用。二、電腦檔案的形成與收集（一）形成1.員工在日常工作中使用電腦進(jìn)行業(yè)務(wù)處理、信息交流、文件起草等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的各類電子文件進(jìn)行保存。2.電腦檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范，符合公司相關(guān)業(yè)務(wù)要求。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電腦檔案的收集工作，定期對(duì)本部門員工產(chǎn)生的電腦檔案進(jìn)行梳理和收集。2.對(duì)于重要的電腦檔案，如涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大項(xiàng)目、機(jī)密信息等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行特殊標(biāo)記和管理。3.在收集電腦檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行修改和完善。三、電腦檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文檔類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)、人力資源業(yè)務(wù)等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的文檔類型。3.項(xiàng)目資料類：針對(duì)公司開展的各類項(xiàng)目，按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目成果文件等。4.技術(shù)資料類：涵蓋公司的技術(shù)研發(fā)文檔、技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙等。5.客戶資料類：包括客戶基本信息、客戶需求文檔、客戶溝通記錄、客戶合同等。6.其他資料類：不屬于上述分類的其他各類電腦檔案。（二）編號(hào)1.電腦檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類，為每個(gè)類別設(shè)定相應(yīng)的代碼，如行政文件類代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)文檔類代碼為“YW”等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每個(gè)類別下的檔案編制流水號(hào)，從“001”開始依次遞增。5.例如，一份2023年形成的行政文件類的第5份檔案，其編號(hào)為“2023XZ005”。四、電腦檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.公司應(yīng)配備專門的服務(wù)器用于存儲(chǔ)電腦檔案，服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和良好的性能，以確保檔案存儲(chǔ)的安全和穩(wěn)定。2.同時(shí)，鼓勵(lì)員工使用外部存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤、U盤等）對(duì)重要的電腦檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，但應(yīng)注意定期對(duì)備份設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性。（二）存儲(chǔ)方式1.按照檔案的分類和編號(hào)，將電腦檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器的相應(yīng)文件夾中。每個(gè)文件夾應(yīng)按照類別進(jìn)行清晰命名，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行多副本存儲(chǔ)或異地存儲(chǔ)，以防止因服務(wù)器故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。3.在存儲(chǔ)電腦檔案時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的索引文件或目錄清單，記錄檔案的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)位置、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便快速檢索和查詢。（三）存儲(chǔ)環(huán)境1.服務(wù)器應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、通風(fēng)良好的機(jī)房內(nèi)，配備必要的消防、防盜、防雷、防靜電等設(shè)施。2.機(jī)房應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，確保存儲(chǔ)環(huán)境的正常運(yùn)行。五、電腦檔案的整理與歸檔（一）整理1.歸檔人員應(yīng)定期對(duì)收集到的電腦檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、編號(hào)是否準(zhǔn)確等。2.對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，進(jìn)行修改和完善后再進(jìn)行歸檔。3.按照檔案的分類和編號(hào)，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行排序，確保同一類別的檔案按照流水號(hào)順序排列。（二）歸檔1.整理后的電腦檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，歸檔周期根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.在歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案存儲(chǔ)到服務(wù)器的指定文件夾中，并更新索引文件或目錄清單。3.對(duì)于歸檔的電腦檔案，應(yīng)制作相應(yīng)的備份存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備或異地服務(wù)器上，備份周期與歸檔周期一致。六、電腦檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱電腦檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電腦檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《電腦檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，在確保檔案安全的前提下，為查閱人員提供檔案的查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《電腦檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱1.公司員工因特殊工作需要借閱電腦檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電腦檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.《電腦檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《電腦檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、電腦檔案的保密與安全（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要電腦檔案進(jìn)行保密。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和管理措施，對(duì)電腦檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、訪問控制等，防止檔案信息的泄露。3.未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司的電腦檔案，嚴(yán)禁將公司電腦檔案帶出公司或提供給外部單位和個(gè)人。（二）安全1.加強(qiáng)服務(wù)器的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)更新和數(shù)據(jù)備份，確保服務(wù)器的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)存儲(chǔ)電腦檔案的外部存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止因設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.制定電腦檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施，確保檔案的安全和可恢復(fù)性。八、電腦檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電腦檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、準(zhǔn)確。3.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的電腦檔案，應(yīng)填寫《電腦檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。（二）銷毀1.《電腦檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀電腦檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如物理刪除、格式化存儲(chǔ)設(shè)備等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《電腦檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.銷毀后的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司電腦檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查1.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、安全等環(huán)節(jié)。