PAGE環(huán)保局檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)環(huán)保局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)保局機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位以及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類(lèi)檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則環(huán)保局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。由局辦公室負(fù)責(zé)檔案工作歸口管理，各部門(mén)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，形成統(tǒng)一的檔案管理體系。2.真實(shí)完整原則檔案收集應(yīng)確保文件材料的真實(shí)性、完整性，如實(shí)反映環(huán)境保護(hù)工作的全過(guò)程和各項(xiàng)活動(dòng)，不得遺漏重要文件和關(guān)鍵信息。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集整理，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則檔案收集應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，合理分類(lèi)、科學(xué)整理，為檔案的查閱、檢索和使用提供便利條件。二、檔案收集范圍（一）綜合管理類(lèi)1.環(huán)保局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的涉及環(huán)境保護(hù)工作的政策文件、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、工作部署等。3.與其他部門(mén)或單位簽訂的合作協(xié)議、合同、備忘錄等文件。4.各類(lèi)行政許可、審批文件及相關(guān)申請(qǐng)材料、審查意見(jiàn)等。5.人事管理文件，包括人員招聘、考核、任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。6.財(cái)務(wù)管理文件，如預(yù)算決算、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)費(fèi)使用等相關(guān)資料。（二）環(huán)境監(jiān)測(cè)類(lèi)1.環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)方案、計(jì)劃、報(bào)告，包括空氣質(zhì)量、水質(zhì)、土壤質(zhì)量等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告。2.污染源監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、報(bào)告，涵蓋工業(yè)污染源、生活污染源等監(jiān)測(cè)信息。3.監(jiān)測(cè)設(shè)備采購(gòu)、使用、維護(hù)記錄，儀器校準(zhǔn)證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資料。4.環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)規(guī)范、方法標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)研究成果文件。（三）環(huán)境執(zhí)法類(lèi)1.環(huán)境執(zhí)法檢查計(jì)劃、方案、記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、調(diào)查詢(xún)問(wèn)筆錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像等執(zhí)法證據(jù)材料。2.環(huán)境違法案件立案審批表、調(diào)查報(bào)告、處罰決定書(shū)及執(zhí)行情況記錄。3.環(huán)境應(yīng)急處置預(yù)案、演練記錄、事故報(bào)告及處理情況文件。4.與環(huán)境執(zhí)法相關(guān)的信訪投訴處理文件，包括群眾來(lái)信、來(lái)訪記錄及處理結(jié)果。(四)污染防治類(lèi)1.大氣污染防治文件資料，如工業(yè)廢氣治理方案、揮發(fā)性有機(jī)物管控措施、揚(yáng)塵污染防治工作記錄等。2.水污染防治相關(guān)材料，包括污水處理設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行文件、流域水污染防治規(guī)劃及實(shí)施情況報(bào)告等。3.土壤污染防治工作文件，如土壤污染狀況調(diào)查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、修復(fù)方案及實(shí)施記錄等。4.噪聲、固體廢物、化學(xué)品等污染防治工作中形成的各類(lèi)文件，如噪聲監(jiān)測(cè)與控制文件、固體廢物管理臺(tái)賬、化學(xué)品環(huán)境管理資料等。（五）生態(tài)保護(hù)類(lèi)1.生態(tài)保護(hù)規(guī)劃、方案及實(shí)施情況報(bào)告，包括自然保護(hù)區(qū)、生態(tài)功能區(qū)、生物多樣性保護(hù)等方面的工作文件。2.生態(tài)環(huán)境損害賠償相關(guān)文件，如調(diào)查評(píng)估報(bào)告、賠償協(xié)議及資金使用記錄等。3.生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)文件，包括生態(tài)質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、生態(tài)系統(tǒng)服務(wù)功能評(píng)估報(bào)告等。4.生態(tài)保護(hù)項(xiàng)目申報(bào)、審批、驗(yàn)收文件，以及項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)技術(shù)資料和管理文件。（六）宣傳教育類(lèi)1.環(huán)境保護(hù)宣傳活動(dòng)方案、總結(jié)、宣傳資料，如宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、宣傳片等制作材料。2.環(huán)境教育工作計(jì)劃、教材、教案、培訓(xùn)記錄等文件，包括面向公眾、企業(yè)、學(xué)校等開(kāi)展的環(huán)境教育活動(dòng)資料。3.媒體報(bào)道環(huán)保局工作的相關(guān)資料，包括新聞稿件、媒體曝光問(wèn)題及處理情況記錄等。三、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整各部門(mén)應(yīng)確保收集的檔案材料涵蓋工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括文件的正本與定稿、附件、相關(guān)圖表、數(shù)據(jù)等，不得遺漏重要信息。對(duì)于重要文件的修改稿、補(bǔ)充材料等也應(yīng)一并收集。（二）格式規(guī)范統(tǒng)一檔案材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如紙張規(guī)格、字體字號(hào)、排版格式等應(yīng)符合檔案管理要求。文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整、可讀性強(qiáng)。（三）分類(lèi)準(zhǔn)確合理按照檔案收集范圍的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，確保同一類(lèi)別的文件集中存放，便于查找和管理。分類(lèi)應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，避免混淆和交叉。（四）標(biāo)識(shí)清晰明確對(duì)每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行清晰的標(biāo)識(shí)，注明文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等關(guān)鍵信息。對(duì)于重要文件或有特殊要求的文件，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)和標(biāo)注，以便于識(shí)別和管理。四、檔案收集流程（一）部門(mén)收集1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集工作，在日常工作中及時(shí)將形成的各類(lèi)文件材料進(jìn)行整理、分類(lèi)。2.收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，對(duì)文件材料進(jìn)行初步審核，確保材料齊全、格式規(guī)范、分類(lèi)準(zhǔn)確。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充或修正。（二）定期移交1.各部門(mén)應(yīng)定期（每季度末）將收集整理好的檔案材料移交至局辦公室檔案管理部門(mén)。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的類(lèi)別、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，與移交清單逐一比對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通核實(shí)并處理。（三）審核歸檔1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核，按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作。2.審核通過(guò)的檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，將檔案存入相應(yīng)庫(kù)房或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，并建立檔案檢索目錄，方便查詢(xún)利用。五、檔案收集的時(shí)間規(guī)定（一）日常文件收集各部門(mén)應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，并及時(shí)送交檔案收集人員。對(duì)于緊急文件或重要事項(xiàng)相關(guān)文件，應(yīng)隨時(shí)收集并移交。（二）定期移交每季度末最后一周為檔案集中移交時(shí)間，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本季度收集的檔案材料移交至局辦公室檔案管理部門(mén)。（三）項(xiàng)目檔案收集項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)應(yīng)將項(xiàng)目全過(guò)程形成的檔案材料收集整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目或跨年度項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度分階段及時(shí)移交相關(guān)檔案。六、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.局辦公室檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案收集工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案收集情況進(jìn)行抽查，確保檔案收集工作按照制度要求執(zhí)行。2.建立檔案收集工作反饋機(jī)制，各部門(mén)在檔案收集過(guò)程中遇到問(wèn)題或發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（二）考核辦法1.將檔案收集工作納入各部門(mén)年度績(jī)效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)包括檔案收集的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。2.每年對(duì)各部門(mén)檔案收集工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)檔案收集工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)提出整改要求，限期整改。如因檔案收集工作不力導(dǎo)致檔案缺失或重大失誤的，將追究相關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任。七、檔案整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用的原則。按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。（二）分類(lèi)方法采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法，即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行分類(lèi)，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)下按問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分。例如：1.年度：按照文件形成的自然年度進(jìn)行劃分，如20XX年、20XX+1年等。2.機(jī)構(gòu)：根據(jù)環(huán)保局內(nèi)部各部門(mén)設(shè)置，如辦公室、監(jiān)測(cè)科、執(zhí)法大隊(duì)、污染防治科等進(jìn)行分類(lèi)。3.問(wèn)題：在每個(gè)機(jī)構(gòu)下，按照檔案收集范圍中的各類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)，如綜合管理類(lèi)中的規(guī)章制度、工作計(jì)劃等；環(huán)境監(jiān)測(cè)類(lèi)中的空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)等。（三）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+問(wèn)題代碼+流水號(hào)”的形式。例如：20230101001，其中“2023”表示年度，“01”表示辦公室機(jī)構(gòu)代碼，“01”表示綜合管理類(lèi)問(wèn)題代碼中的規(guī)章制度，“001”為該類(lèi)問(wèn)題下的流水號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等項(xiàng)目。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢(xún)和檢索。電子目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際檔案情況一致。八、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序排列上架存放，保持整齊有序。對(duì)于珍貴或易損檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用保護(hù)套等。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)管理、檢索查詢(xún)和安全維護(hù)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。具體保管期限劃分按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定和環(huán)保局實(shí)際情況執(zhí)行。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境不符合要求的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整改善。九、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用。2.方便利用原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為環(huán)保局各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的檔案支持。（二）利用方式1.查閱利用：內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)印利用：對(duì)于確需復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印，并登記復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)等信息。