PAGE檔案保管制度流程圖一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案保管制度流程圖。本制度旨在規(guī)范檔案保管工作流程，明確各環(huán)節(jié)職責，保障公司檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和制度化。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案保管流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理職責分工（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案保管制度及相關流程，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案等。3.指導各部門檔案收集、整理、分類、編號等基礎工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。5.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對到期檔案進行鑒定和銷毀。6.提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案日常管理工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導。3.嚴格遵守公司檔案保管制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時準確地錄入檔案信息，提高檔案檢索效率。5.按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進行詳細登記。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，協(xié)助綜合管理部門做好檔案統(tǒng)計工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.文件形成部門：各部門在工作活動中形成的各類文件材料，由文件形成部門負責收集齊全，并進行初步整理。文書檔案：包括公司紅頭文件、會議文件、請示報告、合同協(xié)議、規(guī)章制度等，由文件起草或承辦部門在文件辦理完畢后及時收集?？萍紮n案：如項目立項文件、科研報告、技術圖紙、實驗數(shù)據(jù)等，由項目負責人或相關技術部門在項目結(jié)束后收集整理。財務檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等，由財務部門按照財務檔案管理規(guī)定進行收集和整理。人事檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料、工資檔案等，由人力資源部門負責收集和管理。2.定期收集：綜合管理部門定期對各部門檔案收集情況進行檢查，并督促各部門及時移交檔案。一般情況下，各部門應在次年第一季度將上一年度形成的檔案移交至綜合管理部門。3.特殊情況處理：對于一些緊急或重要的檔案，相關部門應及時向綜合管理部門通報，并優(yōu)先進行收集和整理。（二）檔案整理1.分類標準：綜合管理部門按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，對收集到的檔案進行分類。文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類等類別。科技檔案根據(jù)項目類別、專業(yè)領域等進行分類，如工程建設檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等。財務檔案按照會計年度、檔案種類進行分類，如會計憑證檔案、財務報表檔案等。人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容進行分類，如員工基本信息檔案、工資福利檔案等。2.編號規(guī)則：為便于檔案管理和查詢，對每一類檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。科技檔案編號：根據(jù)項目編號或?qū)I(yè)代碼進行編制，如“項目XM202301001”表示2023年第1個項目的第1份科技檔案。財務檔案編號：按照會計年度和檔案類別進行編號，如“2023會計憑證001”表示2023年度的第1冊會計憑證檔案。人事檔案編號：以員工工號為基礎進行編制，如“001員工基本信息01”表示工號為001的員工的基本信息檔案。3.裝訂與編目：對整理好的檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。同時，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備,如溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并上架存放。檔案架應排列整齊，標識清晰，便于查找。2.同一類別的檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開排列。對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限劃分1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。永久保管的檔案：包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務報告、重要合同協(xié)議等，這些檔案對公司具有長期保存價值，應永久保管。定期保管30年的檔案：如一般性的業(yè)務合同、重要的往來信函、中期財務報告等，在規(guī)定期限屆滿后仍需繼續(xù)保存一定時間，以備查考。定期保管元10年的檔案：如一般性的文件材料、短期的業(yè)務報表等，保管期限相對較短。2.檔案保管期限的確定，由綜合管理部門根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素進行評估，并報公司領導批準。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應定期對檔案保管情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的存放狀況、保管環(huán)境、防蟲防霉等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、字跡褪色、發(fā)霉變質(zhì)等，應及時采取措施進行修復或處理。同時，對檢查情況進行記錄，建立檔案保管檢查臺賬。3.綜合管理部門每年應對檔案保管情況進行一次全面評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善檔案保管措施，確保檔案安全。五、檔案利用（一）查閱與借閱1.查閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》,注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部門。2.借閱申請：如需借閱檔案，除填寫《檔案查閱申請表》外，還應說明借閱期限，并經(jīng)綜合管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱與借閱審批：綜合管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行審核，符合規(guī)定的，安排檔案管理人員提供查閱或借閱服務。對于涉及公司機密的檔案，查閱或借閱申請需經(jīng)公司保密委員會審批。4.查閱與借閱登記：檔案管理人員應對查閱或借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、歸還情況等進行詳細登記，確保檔案利用過程可追溯。（二）利用方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案庫房內(nèi)進行現(xiàn)場查閱，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。2.復印或摘錄：如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，查閱人員應向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復印或摘錄，并加蓋檔案查閱專用章。復印或摘錄的檔案材料應與原件核對無誤。3.借出利用：借閱的檔案應在規(guī)定期限內(nèi)歸還，借閱人員應對檔案的安全負責，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應及時報告綜合管理部門，并承擔相應責任。（三）利用監(jiān)督1.綜合管理部門應加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對檔案利用登記記錄進行核對，確保檔案利用符合規(guī)定。2.對于違反檔案利用規(guī)定的行為,如擅自擴大查閱范圍、超期借閱、泄露檔案機密等，綜合管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人為成員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作小組應定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和部署，確保鑒定工作的科學性和公正性。（二）鑒定標準1.檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案保管制度，結(jié)合檔案的現(xiàn)實利用價值、歷史意義等因素進行。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，可予以銷毀。對于仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理人員根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊》,詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司領導審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同相關部門人員在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確