PAGE廣告公司檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強廣告公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經營、管理、業(yè)務拓展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應便于公司各部門及員工查詢和利用，提高工作效率，同時確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀失去保存價值的檔案。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的經營決策、業(yè)務拓展、項目實施等提供檔案信息支持。7.組織公司內部檔案業(yè)務培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作，提供相關檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（三）員工個人職責1.員工應妥善保管自己在工作中形成的各類文件資料，按照公司檔案管理要求及時歸檔。2.在工作中應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。3.積極配合檔案管理部門和兼職檔案員的工作，提供檔案管理所需的相關信息和資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等；公司內部管理制度、工作流程、崗位職責等；公司行政辦公文件，如通知、報告、請示、批復等；公司會議紀要、記錄等；公司證照、資質證書、榮譽證書等。2.人事管理類檔案員工招聘、錄用、調動、離職等相關文件；員工勞動合同、薪酬福利文件；員工培訓、考核、晉升、獎懲等文件；員工個人檔案，包括簡歷、學歷證書、資格證書、體檢報告等。3.財務管理類檔案財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；財務審計報告、稅務申報資料；資金管理文件，如銀行賬戶資料、資金往來記錄等；財務制度、財務流程等。4.業(yè)務合同類檔案廣告策劃合同、廣告制作合同、廣告發(fā)布合同、市場推廣合同等各類業(yè)務合同；合同評審記錄、合同執(zhí)行情況跟蹤記錄；與合同相關的客戶資料、市場調研資料等。5.項目策劃與執(zhí)行類檔案廣告項目策劃書、創(chuàng)意方案、設計稿、文案等；項目執(zhí)行過程中的工作記錄、進度報告、質量檢驗報告等；項目驗收文件，如驗收報告、客戶反饋意見等。6.客戶資料類檔案客戶基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、經營范圍等；客戶需求調研資料、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等；客戶合作歷史記錄，如以往合作項目、合作金額、合作效果等。7.廣告作品類檔案公司創(chuàng)作的各類廣告作品，如平面廣告、影視廣告、動畫廣告等；廣告作品的創(chuàng)意說明、制作過程記錄、投放渠道及效果分析等。8.其他類檔案除上述各類檔案外，公司在經營活動中形成的其他具有保存價值的文件資料，如行業(yè)動態(tài)資料、競爭對手資料、合作伙伴資料等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。編號格式為：類別代碼+年份+流水號。1.類別代碼行政管理類檔案：XZ人事管理類檔案：RS財務管理類檔案：CW業(yè)務合同類檔案：HT項目策劃與執(zhí)行類檔案：XM客戶資料類檔案：KH廣告作品類檔案：ZP其他類檔案：QT2.年份采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。3.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號為：XZ23001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應定期收集本部門在工作活動中形成的各類文件資料，確保檔案資料的及時、完整收集。2.對于重要會議、重大項目、重要業(yè)務活動等形成的文件資料，應在活動結束后及時收集歸檔。3.員工在工作中收到的外部文件、信函、資料等，應及時交至本部門兼職檔案員進行登記和整理，需要歸檔的按照檔案管理要求進行歸檔。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等工作。分類應按照本制度規(guī)定的檔案分類標準進行，排序應按照文件形成的時間順序或重要程度進行，編目應準確填寫檔案的編號、題名、日期、責任者等信息，裝訂應整齊、牢固，便于查閱。3.對于破損、褪色的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.檔案整理過程中應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者等信息，以便于檔案的查詢和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應集中存放于同一檔案架或檔案柜中。2.檔案存放應遵循便于查找和利用的原則，按照檔案編號順序依次排列，同時應預留一定的空間，便于檔案的補充和調整。3.對于重要的、珍貴的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司重大項目資料、重要業(yè)務合同等。2.長期保管的檔案在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年，如公司年度工作計劃、總結、財務報表、員工培訓記錄、客戶合作歷史記錄等。3.短期保管的檔案在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下，如一般性的行政辦公文件、臨時性的業(yè)務資料等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.定期檢查的周期一般為每年一次，對于重要的、珍貴的檔案應增加檢查次數(shù)。3.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍公司各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱、復制檔案資料。查閱、借閱、復制檔案應遵守本制度規(guī)定的程序和要求。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。2.借閱檔案借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人審批通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應在登記表上簽字確認。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄檔案內容。借閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.復制檔案復制檔案應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、編號、復制內容、復制用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應根據(jù)復制申請表進行審核，對于涉及公司機密的檔案，應嚴格控制復制范圍和數(shù)量。復制檔案應使用檔案管理部門提供的設備進行，復制完成后，檔案管理部門應在復制件上加蓋“檔案復制專用章”，并注明復制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制情況進行詳細記錄，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱及編號、查閱或借閱目的、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由檔案管理部門負責人牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內容價值、歷史意義等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對于失去保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應按照規(guī)定的程序進行，經公司主管領導批準后實施。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案內容泄露。3.監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，注明銷毀日期、地點、方式等信息。4.《檔案銷毀清單》應作為檔案管理工作的重要資料，與其他檔案資料一并歸檔保存。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.公司員工應嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等機密檔案資料，應予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.檔案管理部門應采取必要的保密措施，如對機密檔案進行加密存儲、限制查閱權限、加強人員管理等，確保檔案信息的安全。3.在檔案利用過程中，查閱人、借閱人、復制人等應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得將檔案用于非工作目的。（二）檔案安全1.檔案管理部門應加強檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，落實安全責任，