PAGE市文聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市文聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文聯(lián)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合市文聯(lián)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市文聯(lián)機(jī)關(guān)各部門(mén)、所屬各單位以及與文聯(lián)工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市文聯(lián)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，各部門(mén)、各單位明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映文聯(lián)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立市文聯(lián)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由文聯(lián)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，副主席擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為市文聯(lián)檔案管理的綜合部門(mén)，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市文聯(lián)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管市文聯(lián)各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)、各單位的檔案管理工作，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（三）各部門(mén)、各單位職責(zé)1.各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)、本單位的文件材料形成、積累和整理工作，保證檔案質(zhì)量。3.積極配合辦公室做好檔案管理工作，及時(shí)向辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍市文聯(lián)檔案收集范圍包括：1.文聯(lián)黨組、行政工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定等材料。2.文聯(lián)組織開(kāi)展的各類文藝活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、節(jié)目單、演出照片、視頻資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。3.文聯(lián)會(huì)員的檔案資料，包括會(huì)員登記表、入會(huì)申請(qǐng)書(shū)、會(huì)員證復(fù)印件、會(huì)員藝術(shù)成果等。4.文聯(lián)與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位及社會(huì)組織的往來(lái)文件、函件、協(xié)議、合同等。5.文聯(lián)編輯出版的各類刊物、書(shū)籍、畫(huà)冊(cè)、文集等。6.文聯(lián)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.反映文聯(lián)歷史沿革、發(fā)展變遷的照片、實(shí)物、榮譽(yù)牌匾等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案資料的收集工作。收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議召開(kāi)后及時(shí)收集整理，確保檔案資料的時(shí)效性。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.各部門(mén)、各單位應(yīng)定期將收集的檔案資料移交辦公室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法，以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、編號(hào)、編目等工作。2.會(huì)計(jì)檔案整理按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行，采用年度形式分類法，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等分別整理成冊(cè)。3.人事檔案整理按照《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行，建立健全人事檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔等工作制度，確保人事檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范。4.照片檔案整理按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行，對(duì)照片進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并配以文字說(shuō)明。5.實(shí)物檔案整理按照《實(shí)物檔案管理辦法》進(jìn)行，對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記、編號(hào)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、存放地點(diǎn)等信息，并配以文字說(shuō)明。四、檔案的保管(一)保管場(chǎng)所1.市文聯(lián)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。(二)保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，對(duì)查閱利用后的檔案應(yīng)及時(shí)歸位，確保檔案的安全保管。五、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。(二)鑒定組織成立市文聯(lián)檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。(三)鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映文聯(lián)的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值。2.檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)消失或降低，是否已過(guò)保管期限。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在重復(fù)、虛假或不完整的情況。4.檔案的密級(jí)是否符合國(guó)家保密規(guī)定，是否需要調(diào)整。(四)鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法。結(jié)合文聯(lián)的工作實(shí)際和發(fā)展需求，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。3.專家咨詢法。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性。(五)銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)文聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與利用(一)查閱利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和市文聯(lián)檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)工作原則。檔案查閱利用應(yīng)緊密圍繞文聯(lián)工作實(shí)際，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.安全保密原則。在檔案查閱利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。(二)查閱利用范圍1.文聯(lián)工作人員因工作需要查閱本部門(mén)、本單位檔案的，可直接到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱市文聯(lián)檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密規(guī)定執(zhí)行，履行審批手續(xù)。(三)查閱利用程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交辦公室審核。3.辦公室根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并告知查閱人查閱地點(diǎn)和查閱注意事項(xiàng)。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。5.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋市文聯(lián)檔案專用章。6.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還辦公室，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。(四)利用效果反饋1.鼓勵(lì)檔案利用者對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，及時(shí)了解檔案在實(shí)際工作中的作用和效果。2.辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用工作中的經(jīng)驗(yàn)和不足，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。七、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立市文聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為文聯(lián)工作人員提供便捷的檔案查閱利用服務(wù)，促進(jìn)文聯(lián)工作的信息化發(fā)展。(二)信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對(duì)市文聯(lián)現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。購(gòu)置或開(kāi)發(fā)適合市文聯(lián)檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障體系建設(shè)。建立健全檔案信息化安全保障體系，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。(三)信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系