PAGE中建工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中建工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)及企業(yè)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中建公司所有工程項(xiàng)目的檔案管理工作，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司總部檔案管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督；各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和檢查。2.完整準(zhǔn)確原則確保工程檔案全面反映工程建設(shè)全過程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠準(zhǔn)確記錄工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵信息。3.有效利用原則建立健全檔案利用機(jī)制，提高檔案的檢索效率和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）公司總部檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司工程檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司工程檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部檔案管理工作。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司總部及各工程項(xiàng)目部報(bào)送的重要工程檔案，建立公司工程檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。5.參與重大工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查。6.負(fù)責(zé)向國家有關(guān)部門和單位移交需永久或長期保存的工程檔案。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.建立健全本項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.按照公司檔案管理要求，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理、編目編號，編制檔案檢索工具，便于檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的日常保管和安全保密工作，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.配合公司檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、移交等工作，及時(shí)向公司總部報(bào)送項(xiàng)目檔案管理情況報(bào)告。（三）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件資料，包括施工圖紙、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)變更等，確保文件資料的準(zhǔn)確性和完整性，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.質(zhì)量安全部門負(fù)責(zé)收集、整理工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等質(zhì)量安全方面的文件資料，移交檔案管理部門歸檔。3.物資設(shè)備部門負(fù)責(zé)提供工程物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、物資驗(yàn)收資料等物資設(shè)備管理方面的文件資料，交檔案管理部門存檔。4.計(jì)劃財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供工程預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證、支付記錄等與工程經(jīng)濟(jì)相關(guān)的文件資料，配合檔案管理部門做好歸檔工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件（1）施工技術(shù)文件：施工圖紙會審記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等。（2）施工質(zhì)量文件：工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。（3）施工安全文件：安全技術(shù)交底、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。（4）物資設(shè)備文件：物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、物資驗(yàn)收資料、設(shè)備運(yùn)行記錄等。（5）工程進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度變更記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工結(jié)算報(bào)告、工程竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程使用說明書等。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料產(chǎn)生后及時(shí)收集，不得遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體符合要求。3.對于外來文件，如上級主管部門文件、設(shè)計(jì)單位文件、監(jiān)理單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按要求進(jìn)行分發(fā)和歸檔。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范，便于查找和檢索。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致、相互對應(yīng)。（四）整理方法1.分類按照工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級分類；在每一類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級分類，如施工過程文件可分為施工技術(shù)、施工質(zhì)量、施工安全等類別。2.組卷根據(jù)文件的數(shù)量、來源、時(shí)間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按照文件形成的時(shí)間順序排列。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等項(xiàng)目；編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限等項(xiàng)目。同時(shí)，為每份文件編制頁碼，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程建設(shè)過程中，按照檔案整理要求，定期將整理好的檔案移交公司總部檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.對于重要的工程檔案，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和工程實(shí)際情況，確定工程檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映工程建設(shè)全過程，對企業(yè)和國家具有重要保存價(jià)值的檔案，如工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工圖等。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和工程維護(hù)具有重要參考價(jià)值的檔案，如工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、設(shè)備清單等，保管期限一般為1050年。3.短期保管的檔案在短期內(nèi)對企業(yè)有利用價(jià)值的檔案，如工程進(jìn)度報(bào)表、工程變更通知等，保管期限一般為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份管理，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息安全。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)至上原則以滿足公司各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為使用者提供信息支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案信息泄露和丟失，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。到期應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保與原件內(nèi)容一致。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則公司檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值得到及時(shí)準(zhǔn)確的評估。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成過程、保管價(jià)值等因素，綜合考慮各方面情況，做出科學(xué)合理的鑒定結(jié)論。3.嚴(yán)格審批原則檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，確保鑒定工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行具體的鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價(jià)值等因素，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成背景、利用情況、保管狀況等因素，對檔案的保管價(jià)值進(jìn)行綜合評估，確定其是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司工程檔案管理的信息化系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程化。3.安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等安全事故發(fā)生。（三）信息化