PAGE檔案管理制度15篇一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，確保檔案無遺漏。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的范圍和程序，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政辦公文件，人事檔案，印章管理檔案等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)合同類：包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件、科研成果等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、客戶資料等文件。7.企業(yè)文化類：包括公司/組織文化建設(shè)相關(guān)文件、活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書等。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用層次編碼法，由大類代碼、小類代碼、流水號(hào)組成。2.大類代碼用一位大寫字母表示，如行政管理類用“A”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“B”表示等。3.小類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)大類下的具體分類設(shè)置，如行政管理類中的人事檔案用“A02”表示。4.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)。5.例如，一份行政管理類中的行政辦公文件，編號(hào)為“A010001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門在工作過程中應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行整理、歸檔，不得積壓或擅自銷毀。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)向檔案管理部門移交，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤和指導(dǎo)。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司/組織檔案全部移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對(duì)離職員工檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案齊全。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、編目。3.每份檔案應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，標(biāo)注在有文字的頁面正面右上角、背面左上角。4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁碼，目錄頁、備考表不編寫頁碼。5.卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，序號(hào)應(yīng)按照文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。6.卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷尾，注明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、保管期限、密級(jí)等情況，并由立卷人、檢查人簽名或蓋章。7.裝訂檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝訂材料，保持文件整齊、牢固，便于保管和利用。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案庫房的安全與適宜的保管環(huán)境。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型、不同保管期限的檔案，便于檔案的分類管理和查找利用。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)采用密集架存放，密集架應(yīng)排列整齊、牢固，便于檔案的存取和移動(dòng)。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對(duì)于特殊載體檔案，如光盤、磁帶、照片等，應(yīng)采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織和國家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。4.確定檔案保管期限的原則是：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。5.檔案保管期限的劃分和確定，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行，不得隨意變更。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案短缺、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果、存在問題及處理意見等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行操作，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱程序1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、拆卷、抽頁等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記制度，并設(shè)立專門的登記臺(tái)賬。2.每次查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息。3.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。3.鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。4.檔案鑒定意見書應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見、鑒定小組成員簽名等內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》和《檔案鑒定意見書》一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理部門和利用人員操作。2.系統(tǒng)應(yīng)具有權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，防止