PAGE教育局檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育局檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育工作中的重要作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)及下屬各單位的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對各類安全風(fēng)險，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化安全意識，建立健全各項(xiàng)安全管理制度和防范機(jī)制，加強(qiáng)日常檢查和隱患排查，及時消除安全隱患。3.分級管理原則按照檔案的重要程度和保管期限，實(shí)行分級分類管理，明確各級管理職責(zé)，確保檔案安全管理工作有序進(jìn)行。4.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作，保障檔案管理活動的合法性、規(guī)范性。二、檔案安全管理職責(zé)（一）教育局檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案安全管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的安全與完整。3.指導(dǎo)下屬各單位的檔案安全管理工作，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查，提高檔案管理人員的安全意識和業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保檔案保管環(huán)境符合安全要求。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，及時處置檔案安全事故。6.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案安全管理工作的信息報送和交流。（二）各單位負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本單位檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，對本單位檔案安全工作負(fù)總責(zé)。2.貫徹落實(shí)教育局檔案安全管理制度，將檔案安全工作納入本單位年度工作計劃和績效考核內(nèi)容。3.加強(qiáng)對本單位檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全責(zé)任意識。4.定期組織檢查本單位檔案安全狀況，及時解決檔案安全管理工作中存在的問題。5.發(fā)生檔案安全事故時，及時向上級主管部門報告，并積極組織采取措施進(jìn)行處理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作安全、規(guī)范、有序。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用工作，做好檔案的出入庫登記和統(tǒng)計工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放有序。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，確保檔案保管環(huán)境安全。5.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，積極參加檔案安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)安全事件的能力。6.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)且排水良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等場所。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案存放有序，便于管理和利用。4.檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，排列有序，標(biāo)識清晰，便于查找和存取檔案。檔案架（柜）應(yīng)與墻壁保持一定距離，以利于通風(fēng)和檢查。5.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）檔案整理與裝訂1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，紙張、載體符合要求。對于破損、褪色、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱和保管。裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，不得使用金屬物裝訂。（三）檔案存放與保管1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序存放，不同門類、載體、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案存放應(yīng)便于查找和利用，避免頻繁搬動和擠壓。對于珍貴、易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫房出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。（四）檔案搬運(yùn)與運(yùn)輸1.檔案搬運(yùn)應(yīng)輕拿輕放，避免碰撞、擠壓和損壞檔案。搬運(yùn)過程中應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如使用檔案箱、檔案袋等進(jìn)行包裝。2.檔案運(yùn)輸應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，確保檔案在運(yùn)輸過程中的安全。運(yùn)輸車輛應(yīng)具備良好的減震、防潮、防盜等性能，必要時可采取密封包裝等措施。3.在檔案搬運(yùn)和運(yùn)輸過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)、核對和安全保護(hù)工作。四、檔案信息安全管理（一）檔案數(shù)字化管理1.建立檔案數(shù)字化工作流程，確保數(shù)字化過程的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。數(shù)字化加工場所應(yīng)符合安全保密要求，配備必要的安全設(shè)備和監(jiān)控設(shè)施。2.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.檔案數(shù)字化成果應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的存儲管理，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對數(shù)字化檔案的訪問。（二）檔案信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全審計員等人員的職責(zé)，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、防病毒等，防止外部非法入侵和惡意攻擊。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。4.加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)用戶賬號和密碼的管理嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，定期更換密碼，防止賬號被盜用。5.做好檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，制定數(shù)據(jù)備份策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置。同時，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）檔案信息訪問與利用安全1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和審批權(quán)限。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.檔案查閱、借閱場所應(yīng)相對獨(dú)立，便于管理和監(jiān)督。查閱、借閱人員應(yīng)在指定場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱、借閱過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，并進(jìn)行清點(diǎn)核對。4.利用檔案過程中如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或泄露。5.加強(qiáng)對檔案信息利用的跟蹤管理，及時了解檔案的利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于涉及重要機(jī)密的檔案利用，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記和審查。（四）檔案信息保密管理1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對檔案信息進(jìn)行分類分級管理，確定不同等級的保密措施和訪問權(quán)限。嚴(yán)格控制涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息的傳播和使用。3.在檔案整理、保管、利用等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于廢棄的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對檔案信息存儲介質(zhì)的管理，存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明密級和使用范圍，嚴(yán)格控制存儲介質(zhì)的傳遞和使用。存儲介質(zhì)報廢時，應(yīng)進(jìn)行消磁或銷毀處理。5.對違反檔案信息保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。五、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.教育局檔案管理部門應(yīng)定期組織對本局及下屬各單位的檔案安全管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案整理與保管、檔案信息安全等方面，重點(diǎn)檢查檔案安全制度的執(zhí)行情況、安全隱患排查及整改情況等。3.檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)檔案安全管理工作的需要，適時組織開展專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化安全專項(xiàng)檢查、檔案信息系統(tǒng)安全專項(xiàng)檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作的針對性和有效性。3.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)及時形成檢查報告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。（三）不定期抽查1.教育局檔案管理部門應(yīng)不定期對下屬各單位的檔案安全管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.抽查可采取實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改，并跟蹤整改情況。（四）檢查結(jié)果處理1.對檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)建立整改臺賬，明確整改責(zé)任單位、責(zé)任人、整改措施和整改期限。2.整改責(zé)任單位應(yīng)按照要求認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時完成整改任務(wù)。整改完成后，應(yīng)提交整改報告，申請復(fù)查。3.對整改不力或拒不整改的單位，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行通報批評，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.教育局檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案安全管理工作的實(shí)際情況，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。3.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)報上級主管部門備案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和演練，使相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處置流程和職責(zé)。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。2.對于火災(zāi)事故，應(yīng)立即組織人員疏散，使用消防器材進(jìn)行滅火，并及時報警。3.對于盜竊、泄密等事故，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場，及時報告公安機(jī)關(guān)，并配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理。4.對于自然災(zāi)害等不可抗力事件，應(yīng)及時轉(zhuǎn)移檔案，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案安全。5.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時向上級主管部門報告事故情況，不得隱瞞不報或遲報。