PAGE人事電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事電子檔案管理，確保人事信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高人力資源管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事電子檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事電子檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證人事電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.安全性原則：采取有效措施，保障人事電子檔案數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.保密性原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息予以嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。5.便捷性原則：建立高效的人事電子檔案管理系統(tǒng)，方便員工查詢、使用相關(guān)信息，并為人力資源管理決策提供支持。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)員工人事電子檔案的收集、整理、錄入、審核和歸檔工作，保證檔案信息的質(zhì)量。3.制定和完善人事電子檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)對(duì)人事電子檔案的查閱、借閱、復(fù)印等使用情況進(jìn)行登記和管理，確保檔案的合理使用。5.定期對(duì)人事電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。6.配合公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)人事電子檔案的檢查和調(diào)查工作。（二）信息技術(shù)部門1.提供人事電子檔案管理系統(tǒng)所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和故障排除，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.參與制定人事電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全評(píng)估和應(yīng)急演練。（三）其他部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事信息的及時(shí)更新和報(bào)送，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，使用員工人事電子檔案相關(guān)信息。3.協(xié)助人力資源部門做好人事電子檔案管理工作，配合提供相關(guān)資料和信息。三、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名（含曾用名）、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證號(hào)碼、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)編號(hào)、專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)編號(hào)、職業(yè)資格證書(shū)編號(hào)等相關(guān)證件號(hào)碼。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式等。（二）入職信息1.入職申請(qǐng)表：包括應(yīng)聘崗位、入職時(shí)間、試用期、轉(zhuǎn)正時(shí)間等。2.勞動(dòng)合同：包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。3.入職體檢報(bào)告：包含身體健康狀況等相關(guān)信息。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷：記錄員工在公司及其他單位的工作起止時(shí)間、工作崗位、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：包括參加的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。3.項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)：參與的公司內(nèi)外項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、擔(dān)任角色、項(xiàng)目成果等。（四）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果：包括考核等級(jí)、考核評(píng)語(yǔ)、績(jī)效得分等。2.專項(xiàng)考核結(jié)果：如晉升考核、崗位調(diào)動(dòng)考核等相關(guān)結(jié)果。3.獎(jiǎng)懲記錄：包括獲得的獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、頒發(fā)部門，以及受到的處罰原因、處罰時(shí)間、處罰決定等。（五）薪酬福利1.工資明細(xì)：包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼補(bǔ)貼等各項(xiàng)收入情況。2.社保繳納記錄：記錄員工參加社會(huì)保險(xiǎn)的種類、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)時(shí)間等。3.住房公積金繳納記錄：包括公積金繳存基數(shù)、繳存比例、繳存時(shí)間等。4.其他福利享受情況：如帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等休假記錄，以及公司提供的其他福利項(xiàng)目。（六）職業(yè)發(fā)展1.職業(yè)規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及目標(biāo)。2.晉升記錄：包括晉升時(shí)間、晉升崗位、晉升依據(jù)等。3.崗位調(diào)動(dòng)記錄：記錄崗位調(diào)動(dòng)時(shí)間、調(diào)動(dòng)原因、新崗位名稱等。（七）離職信息1.離職申請(qǐng)表：包括離職原因、離職時(shí)間、工作交接情況等。2.離職證明：由公司出具的員工離職證明文件。3.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償情況：如涉及離職經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，記錄補(bǔ)償金額、支付方式、支付時(shí)間等。四、檔案建立與錄入（一）檔案收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人相關(guān)資料，包括身份證、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、資格證書(shū)、體檢報(bào)告等原件及復(fù)印件，以及其他規(guī)定的入職材料。2.員工所在部門應(yīng)及時(shí)將員工的工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄等相關(guān)信息報(bào)送至人力資源部門。3.人力資源部門定期從其他相關(guān)部門獲取涉及員工人事變動(dòng)及管理的信息，如薪酬調(diào)整、崗位調(diào)動(dòng)、考勤記錄等。（二）檔案整理1.人力資源部門對(duì)收集到的員工人事資料進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。2.按照檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注，以便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或拍照，形成電子文檔，確保電子文檔清晰、可讀。（三）檔案錄入1.安排專人負(fù)責(zé)將整理好的人事資料錄入人事電子檔案管理系統(tǒng)，錄入過(guò)程中要認(rèn)真核對(duì)信息，確保錄入準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于重要信息，如身份證號(hào)碼、學(xué)歷學(xué)位等，應(yīng)進(jìn)行二次核對(duì)，防止錄入錯(cuò)誤。3.在錄入過(guò)程中，對(duì)電子檔案進(jìn)行初步審核，檢查信息的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的信息及時(shí)反饋并要求補(bǔ)充或修正。（四）檔案審核1.人力資源部門主管對(duì)錄入系統(tǒng)的人事電子檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核通過(guò)后的檔案進(jìn)行歸檔保存，審核不通過(guò)的檔案返回錄入人員進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。3.定期對(duì)審核情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案審核質(zhì)量。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用服務(wù)器存儲(chǔ)和磁盤陣列存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，對(duì)人事電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期將人事電子檔案數(shù)據(jù)備份至磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.利用云存儲(chǔ)技術(shù)作為輔助存儲(chǔ)手段，將部分不涉及敏感信息的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行云端存儲(chǔ)，以便于數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和共享。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好，配備防火、防盜、防雷、防靜電等設(shè)施。2.安裝先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對(duì)服務(wù)器硬件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保服務(wù)器正常運(yùn)行，及時(shí)處理硬件故障和隱患。（三）保管期限1.員工人事電子檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工在職期間的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；離職員工的檔案，自離職之日起保存[X]年。2.對(duì)于涉及重要?dú)v史資料、重大事件或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的人事電子檔案，應(yīng)永久保存。（四）檔案保管責(zé)任1.明確專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案數(shù)據(jù)，如有違反規(guī)定的行為，將依法追究責(zé)任。3.建立檔案保管記錄，詳細(xì)記錄檔案的存儲(chǔ)位置、備份情況、檢查維護(hù)時(shí)間等信息，以備查詢和追溯。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的人事電子檔案，可通過(guò)人事電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自助查詢。2.人力資源部門工作人員因工作需要查閱員工人事電子檔案的，應(yīng)經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，并在系統(tǒng)中進(jìn)行查閱記錄。3.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱員工人事電子檔案的，須填寫《人事電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。4.公司外部單位（如政府部門、司法機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱員工人事電子檔案的，須出具正式的查閱函，并按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）查閱流程1.員工本人查閱人事電子檔案時(shí)，登錄人事電子檔案管理系統(tǒng)，輸入個(gè)人賬號(hào)和密碼，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作即可。2.人力資源部門工作人員查閱檔案時(shí)，經(jīng)批準(zhǔn)后，在系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的查詢條件，獲取所需檔案信息，并進(jìn)行記錄。3.其他部門人員查閱檔案時(shí)，將審批通過(guò)的《人事電子檔案查閱申請(qǐng)表》提交至人力資源部門，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中進(jìn)行查閱操作，并提供查閱服務(wù)。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自復(fù)制、下載或傳播檔案內(nèi)容。4.外部單位查閱檔案時(shí)，由人力資源部門按照審批意見(jiàn)，在規(guī)定的范圍內(nèi)提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，及時(shí)收回查閱申請(qǐng)表，并做好相關(guān)記錄。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱人事電子檔案，如因特殊原因確需借閱的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人事電子檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《人事電子檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，并承諾遵守檔案管理制度，妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由人力資源部門對(duì)借閱的電子檔案進(jìn)行加密處理，并提供專門的存儲(chǔ)介質(zhì)供借閱人使用。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)，人力資源部門對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容完整、未被篡改。（四）查閱與借閱記錄1.建立人事電子檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱或借閱的日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還時(shí)間等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與人事電子檔案保管期限一致，以便于日后查詢和審計(jì)。七、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作人事電子檔案管理系統(tǒng)。2.對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，安裝防病毒軟件、防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行安全掃描和漏洞修復(fù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)人事電子檔案中的敏感信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。4.制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期對(duì)人事電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（二）保密制度1.與接觸人事電子檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，要求其嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在人事電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息進(jìn)行特殊保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得訪問(wèn)和傳播。3.加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案管理工作區(qū)域，防止檔案信息在辦公場(chǎng)所內(nèi)被泄露。4.對(duì)離職人員的賬號(hào)進(jìn)行及時(shí)停用，并收回其系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，確保離職人員無(wú)法再訪問(wèn)人事電子檔案。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反人事電子檔案信息安全與保密制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反保密制度導(dǎo)致公司或員工利益受損的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)違反人事電子檔案管理制度的行為進(jìn)行記錄和公示，以起到警示作用，防止類似事件再次發(fā)生。八、檔案更新與維護(hù)（一）信息更新1.員工個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)及時(shí)更新人事電子檔案中的相應(yīng)信息。2.員工工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等信息發(fā)生變化時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息報(bào)送至人力資源部門，人力資源部門審核后進(jìn)行檔案更新。3.人力資源部門定期對(duì)人事電子檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確或不完整的，及時(shí)通知相關(guān)部門和員工進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門定期對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和功能完整性。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)功能和模塊，優(yōu)化系統(tǒng)操作流程，提高系統(tǒng)的使用效率。3.對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。對(duì)于重大系統(tǒng)故障，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)清理1.定期對(duì)人事電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)清