PAGE檔案室檔案保管保護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室檔案的保管與保護(hù)工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室所保管的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案室對(duì)公司/組織的各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率。二、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，并配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），并按照檔案類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案存放有序，便于查找。4.檔案架（柜）應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，以便于識(shí)別和管理。（二）檔案整理與裝訂1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查找和利用。（三）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理（針對(duì)電子檔案）1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.存儲(chǔ)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息，并妥善保管，防止存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞和丟失。3.定期對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常使用。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換，并對(duì)相關(guān)電子檔案進(jìn)行恢復(fù)和備份。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.清點(diǎn)核對(duì)應(yīng)包括檔案的實(shí)體數(shù)量、目錄信息等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對(duì)，并形成清點(diǎn)核對(duì)記錄，存檔備查。三、檔案保護(hù)（一）防火1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效。2.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高檔案管理人員的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。（二）防潮1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的濕度，濕度范圍應(yīng)控制在[具體濕度范圍]之間?？赏ㄟ^(guò)安裝除濕機(jī)、通風(fēng)設(shè)備等方式調(diào)節(jié)庫(kù)房濕度。2.對(duì)易受潮的檔案應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.定期檢查檔案的受潮情況，如發(fā)現(xiàn)檔案受潮應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，可采用晾曬、烘干等方法，但要注意溫度和時(shí)間，防止對(duì)檔案造成損害。（三）防蟲(chóng)1.檔案庫(kù)房應(yīng)采取防蟲(chóng)措施，如安裝防蟲(chóng)網(wǎng)、放置驅(qū)蟲(chóng)藥物等，防止害蟲(chóng)對(duì)檔案的侵害。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)害蟲(chóng)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行殺滅，可采用物理方法（如冷凍、熏蒸等）或化學(xué)方法（如噴灑殺蟲(chóng)劑等），但要注意選擇安全、環(huán)保的方法，避免對(duì)檔案造成損害。3.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，減少害蟲(chóng)滋生的環(huán)境。（四）防盜1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.檔案庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專(zhuān)人保管，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)借他人。下班時(shí)應(yīng)確保檔案庫(kù)房門(mén)窗關(guān)閉，并檢查防盜設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。因工作需要進(jìn)入檔案庫(kù)房的人員，應(yīng)進(jìn)行登記，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)入。（五）防光1.檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施遮擋光線，避免陽(yáng)光直射檔案。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、查閱等操作時(shí)，應(yīng)盡量避免在強(qiáng)光下進(jìn)行，可使用臺(tái)燈等輔助照明設(shè)備。3.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)避免長(zhǎng)時(shí)間暴露在強(qiáng)光下，防止存儲(chǔ)設(shè)備老化和數(shù)據(jù)損壞。（六）防磁1.檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)源，如電機(jī)、變壓器等，防止磁場(chǎng)對(duì)檔案的損害。2.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁盒、屏蔽袋等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.定期檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備的磁性狀況，如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備受到磁場(chǎng)影響，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，可采用消磁、數(shù)據(jù)恢復(fù)等方法。四、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外單位人員因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、查閱期限等信息，并經(jīng)本公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理人員收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱申請(qǐng)的真實(shí)性、必要性以及借閱期限等。2.對(duì)于重要檔案的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字，并注明借閱編號(hào)，同時(shí)向借閱人員發(fā)放檔案。（三）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門(mén)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，應(yīng)在借閱登記記錄上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（五）檔案利用限制1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案庫(kù)房。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類(lèi)檔案的保管期限、鑒定方法、鑒定程序等內(nèi)容。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)《檔案鑒定清冊(cè)》，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定工作小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，形成《檔案鑒定報(bào)告》，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀審批經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施，并在檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.檔案銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。（六）銷(xiāo)毀記錄存檔檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀記錄》等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用。（二）檔案數(shù)字化按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性。（三）電子檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、安全審計(jì)、數(shù)據(jù)備份等功能。（四）數(shù)據(jù)安全與備份加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案數(shù)據(jù)的泄露、篡改和丟失。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（五）信息化培訓(xùn)加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案室檔案保管保護(hù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案庫(kù)房管理情況，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等。2.檔案整理與裝訂情況，包括檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目等是否符合規(guī)范。3.檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理情況，包括電子檔案的存儲(chǔ)、備份等是否安全可靠。4.檔案清點(diǎn)與核對(duì)情況，包括檔案數(shù)量、存放位置等是否準(zhǔn)確。5.檔案借閱與利用情況，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀情況，包括鑒定組織、程序、審批、實(shí)施等是否符合規(guī)定。7.檔案信息化管理情況，包括電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況、數(shù)據(jù)安全等。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[具體次數(shù)]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)可對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的特定問(wèn)題或重要事項(xiàng)，檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入查找問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。（四）問(wèn)題整改1.檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書(shū)》，明確整改要求和整改期限。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定的期限內(nèi)將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案監(jiān)督檢查機(jī)