PAGE商業(yè)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在商業(yè)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商業(yè)局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及其工作人員在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。商業(yè)局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映商業(yè)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。3.完整性原則。全面收集和整理商業(yè)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.規(guī)范性原則。檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立商業(yè)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定檔案工作計(jì)劃、規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案工作的執(zhí)行情況。（二）局辦公室作為檔案管理的具體承辦部門(mén)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全保管；負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作；負(fù)責(zé)為局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)；負(fù)責(zé)對(duì)下屬事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）各科室及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.各科室負(fù)責(zé)本科室在工作活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交局辦公室歸檔。指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本科室檔案工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.下屬事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立檔案管理崗位，配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作，并接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、本局形成的各類(lèi)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事任免文件等。2.業(yè)務(wù)檔案：商業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)與審批文件、商品流通統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、企業(yè)改制檔案等。3.科技檔案：涉及商業(yè)技術(shù)改造、設(shè)備購(gòu)置與管理、信息化建設(shè)等方面的文件材料，如技術(shù)方案、圖紙、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、軟件資料等。4.會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集整理的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.聲像檔案：商業(yè)活動(dòng)中的照片、錄音、錄像等資料，如重大會(huì)議、商務(wù)活動(dòng)、市場(chǎng)開(kāi)業(yè)等的影像記錄。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件，如電子公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件、電子郵件等。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽署手續(xù)完備。對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)；科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行整理；聲像檔案按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行整理；電子檔案按照文件類(lèi)別和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理分類(lèi)：將收集到的文書(shū)檔案按照年度劃分，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），然后按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。編號(hào)：對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和順序號(hào)等信息，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編目：編制文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)（文件字號(hào)）、題名（文件標(biāo)題）、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，便于查閱和檢索。裝訂：將每份文件按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，制定相應(yīng)的分類(lèi)方案。例如，市場(chǎng)調(diào)研檔案可按照調(diào)研項(xiàng)目名稱(chēng)、時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)；商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)規(guī)劃?rùn)n案可按照規(guī)劃區(qū)域、規(guī)劃階段進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引，注明文件的存放位置和相關(guān)信息。對(duì)于涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理，保持文件之間的連貫性。3.科技檔案整理將科技文件按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件形成階段和專(zhuān)業(yè)類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。對(duì)科技文件進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)注文件的密級(jí)、保管期限等信息。繪制項(xiàng)目圖紙的目錄和索引，注明圖紙名稱(chēng)、編號(hào)、比例、日期等內(nèi)容，確保圖紙的清晰和完整。4.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的類(lèi)別分別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照月份順序裝訂成冊(cè)，封面注明年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼等信息。賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行整理，每本賬簿應(yīng)編制目錄，注明賬簿名稱(chēng)、啟用日期、截止日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照年度順序排列，裝訂成冊(cè)，并編制報(bào)表目錄。5.聲像檔案整理對(duì)照片檔案進(jìn)行分類(lèi)，可按照拍攝時(shí)間、主題、事件等進(jìn)行分類(lèi)。每張照片應(yīng)注明拍攝日期、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行編號(hào)。對(duì)錄音、錄像檔案進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，并按照存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存放。6.電子檔案整理按照電子文件的類(lèi)別和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)體現(xiàn)文件的主題、日期、版本等信息，便于識(shí)別和查找。建立電子文件索引數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄電子文件的存儲(chǔ)位置、元數(shù)據(jù)信息等，實(shí)現(xiàn)電子文件的快速檢索。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防潮防蟲(chóng)的地點(diǎn)。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等，以保證檔案的安全保管。（二）檔案存放要求1.按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。2.檔案應(yīng)整齊排列在檔案密集架或檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和取用。對(duì)于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）庫(kù)房管理1.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)和工作流程。庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。3.做好庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；安裝防盜報(bào)警裝置，確保庫(kù)房安全；采取防潮措施，如放置干燥劑、密封檔案等；定期投放防蟲(chóng)防鼠藥物，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害。4.保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、區(qū)別對(duì)待的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)于利用率低、已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，可考慮降低保管期限或進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和商業(yè)局的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并拍照或錄像留存。3.銷(xiāo)毀完畢后，在《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由檔案管理人員、監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，在檔案目錄和檢索工具中刪除已銷(xiāo)毀檔案的相關(guān)信息。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用人次、利用效果等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，并為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，到局辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱