PAGE體育總會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強體育總會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育總會機關(guān)各部門、直屬單位及下屬分支機構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指體育總會在開展體育活動、組織賽事、進行行政管理等工作中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則體育總會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映體育總會各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理體育總會在各個工作環(huán)節(jié)中形成的檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善體育總會檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理體育總會各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案庫房、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行價值鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值檔案按照規(guī)定進行銷毀。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各種檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、專題索引等，方便檔案的查詢和利用。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時向上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.對各部門和直屬單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門及直屬單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門及直屬單位檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。4.負(fù)責(zé)對本部門及直屬單位兼職檔案人員進行管理和培訓(xùn)，確保檔案工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.體育總會召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。2.體育總會制定的各類規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.體育總會組織的各類體育賽事、活動的文件資料，如賽事規(guī)程、競賽成績、活動方案、宣傳資料等。4.體育總會與上級主管部門、其他單位及社會組織的往來文件，包括請示、報告、函件、協(xié)議、合同等。5.體育總會工作人員的人事檔案、工資福利檔案、考核檔案等。6.體育總會財務(wù)管理檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.體育總會固定資產(chǎn)檔案，如設(shè)備購置文件、資產(chǎn)登記卡片、清查報告等。8.體育總會獲得的榮譽證書及相關(guān)表彰獎勵文件。9.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門及直屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集到位。2.對形成的檔案資料應(yīng)及時進行整理和分類，按照檔案管理的要求進行裝訂、編目等初步處理，確保檔案的規(guī)范性。3.在檔案收集過程中，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色、字跡模糊等情況的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案質(zhì)量。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類原則按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。體育總會檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財務(wù)管理類、人事管理類等大類，各大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號規(guī)則檔案編號采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號五級編號法。全宗號由上級主管部門統(tǒng)一編制；年度號采用公元紀(jì)年，如“2023”；保管期限號分為“永久”、“長期”（1650年）、“短期”（15年以下）；目錄號按照檔案分類設(shè)置，如“1”代表黨群工作類，“2”代表行政管理類等；案卷號按照檔案整理順序依次編排。3.編目要求編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，如安裝防火報警裝置、配備除濕機、防蟲藥、防盜門窗、遮光窗簾等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。4.定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素確定，分為永久、長期和短期三種。2.具有重要歷史意義、反映體育總會主要職能活動以及對今后工作具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，列為永久保管。3.在一定時期內(nèi)對體育總會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為1650年。4.在較短時間內(nèi)對體育總會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量核對、保管狀況檢查、檔案整理情況檢查等。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并做好記錄。3.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，及時向上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和體育總會檔案管理的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.對檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性進行審查，確保鑒定的檔案符合檔案管理的要求。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對已滿保管期限的檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、銷毀理由等信息，經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后，報體育總會領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，一式兩份，一份留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行人。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。2.檔案銷毀后，在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、安全、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為體育總會各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。2.嚴(yán)格按照檔案利用的審批程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和體育總會領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等信息進行詳細(xì)登記，填寫檔案利用登記表。檔案利用登記表應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案統(tǒng)計和分析的依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)體育總會檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為體育總會各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對體育總會現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。2.對電子文件進行規(guī)范整理，按照檔案管理的分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，對檔案內(nèi)容進行著錄標(biāo)引，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案的檢索和利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能完善、安全可靠地檔案管理信息系統(tǒng)，滿足體育總會檔案管理的業(yè)務(wù)需求。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案分類體系、編號體系、檢索體系等，實現(xiàn)檔案的自動化管理。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，提高檔案利用的效率和便捷性。4.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與安全維護1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)