PAGE化肥廠(chǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)化肥廠(chǎng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于化肥廠(chǎng)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：化肥廠(chǎng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由廠(chǎng)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映化肥廠(chǎng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理化肥廠(chǎng)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定化肥廠(chǎng)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管化肥廠(chǎng)各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全員檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為化肥廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門(mén)檔案的及時(shí)歸檔和規(guī)范管理。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、整理和裝訂，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)化肥廠(chǎng)檔案分為以下十大類(lèi)：1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)：涵蓋廠(chǎng)部行政事務(wù)、人事管理、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、物資管理、設(shè)備管理、安全環(huán)保、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：涉及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、合同管理、客戶(hù)關(guān)系管理、企業(yè)規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包含生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備維護(hù)、能源管理等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類(lèi)：有關(guān)基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.產(chǎn)品類(lèi)：包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品認(rèn)證等方面的文件材料。7.科研項(xiàng)目類(lèi)：涉及科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。8.外事工作類(lèi)：有關(guān)外事活動(dòng)、對(duì)外合作、出國(guó)考察等方面的文件材料。9.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料進(jìn)行分類(lèi)整理。10.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄音、錄像等反映化肥廠(chǎng)重要活動(dòng)、生產(chǎn)場(chǎng)景、設(shè)備設(shè)施等方面的聲像資料。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023行政管理001，表示2023年形成的行政管理類(lèi)第1份檔案。2.年度以公元紀(jì)年表示，如2023年。3.類(lèi)別按照上述分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)用漢字簡(jiǎn)稱(chēng)表示，如“黨群”“行政”等。4.流水號(hào)為每類(lèi)檔案的順序編號(hào)，從001開(kāi)始依次編排。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.化肥廠(chǎng)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與化肥廠(chǎng)有關(guān)的文件、指示、通知等。3.化肥廠(chǎng)對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.化肥廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、分析報(bào)告等。5.化肥廠(chǎng)科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等工作中形成的技術(shù)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。6.化肥廠(chǎng)基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。7.化肥廠(chǎng)黨群工作、行政管理、外事活動(dòng)等方面形成的文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交綜合檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。3.排列：卷內(nèi)文件按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。4.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、消毒、殺蟲(chóng)等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.聲像檔案應(yīng)按照其載體特點(diǎn)進(jìn)行保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類(lèi)歸檔，錄音、錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保音像資料的清晰可讀。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全。（三）檔案的上架與存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不同類(lèi)別、不同年度的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和定位。3.對(duì)于珍貴檔案或重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密保管等。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合化肥廠(chǎng)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映化肥廠(chǎng)的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案的保管期限是否合理。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映化肥廠(chǎng)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)化肥廠(chǎng)和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，分別確定為30年或10年保管期限。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)化肥廠(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀完畢后在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱等利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為化肥廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）利用范圍1.化肥廠(chǎng)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、政府有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱化肥廠(chǎng)相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱化肥廠(chǎng)有關(guān)檔案。4.其他經(jīng)化肥廠(chǎng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱檔案。（三）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱申請(qǐng)表提交綜合檔案室，由檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否提供查閱服務(wù)。3.經(jīng)審核同意查閱的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借閱申請(qǐng)表提交綜合檔案室，由檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否提供借閱服務(wù)。3.經(jīng)審核同意借閱的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。借閱期滿(mǎn)應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用反饋1.檔案利用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在利用檔案后，及時(shí)向綜合檔案室反饋利用效果，提出意見(jiàn)和建議。2.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理和利用工作。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)和化肥廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為檔案資源的優(yōu)化配置和合理利用提供支