PAGE政府收發(fā)文檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府收發(fā)文檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的收發(fā)文檔案歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府收發(fā)文檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：收發(fā)文檔案應(yīng)如實(shí)反映文件的形成過程和內(nèi)容，保證檔案的完整性。3.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、收文歸檔（一）收文登記1.收文渠道政府收文主要通過機(jī)要通信、專人送達(dá)、電子公文傳輸?shù)惹澜邮铡?.登記內(nèi)容對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件的編號(hào)、來文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、日期、份數(shù)、附件等信息。3.登記方式采用紙質(zhì)登記本或電子表格進(jìn)行登記，確保登記信息的準(zhǔn)確無誤。（二）收文初審1.初審內(nèi)容對收文進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、合法性、有效性等。2.初審處理對于符合要求的文件，及時(shí)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱處。對于不符合要求的文件，如文件不完整、手續(xù)不全等，應(yīng)及時(shí)與來文機(jī)關(guān)聯(lián)系，要求補(bǔ)充完善。（三）收文傳閱1.傳閱范圍根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要，確定傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件精神。2.傳閱方式采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱等方式進(jìn)行，傳閱過程中應(yīng)做好登記，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。3.傳閱要求傳閱人員應(yīng)及時(shí)閱處文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件退回，不得積壓或延誤。（四）收文辦理1.辦理流程根據(jù)文件要求，明確辦理流程和責(zé)任部門，確保文件得到及時(shí)有效的辦理。2.辦理記錄辦理過程中應(yīng)做好記錄，包括辦理時(shí)間、辦理結(jié)果、承辦人等信息，以便跟蹤和查詢。（五）收文歸檔1.歸檔范圍辦理完畢的收文，除需要留存的外，應(yīng)及時(shí)歸檔。2.歸檔時(shí)間一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度收文的歸檔工作。3.歸檔要求按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性。對歸檔文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，編制檔案目錄，便于查閱。將歸檔文件裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息，上架存放。三、發(fā)文歸檔（一）發(fā)文擬稿1.擬稿要求發(fā)文擬稿應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.擬稿審核擬稿完成后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。審核內(nèi)容包括文件的必要性、合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。（二）發(fā)文會(huì)簽1.會(huì)簽范圍涉及多個(gè)部門的發(fā)文，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽，征求相關(guān)部門的意見。2.會(huì)簽流程會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見，經(jīng)綜合協(xié)調(diào)后，形成一致意見。（三）發(fā)文核稿1.核稿內(nèi)容對發(fā)文進(jìn)行全面核稿，檢查文件的內(nèi)容、格式、會(huì)簽意見等是否符合要求。2.核稿處理對于核稿中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)修改完善，確保文件質(zhì)量。（四）發(fā)文簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，確保文件的權(quán)威性。2.簽發(fā)要求簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文件，簽署明確意見，并注明簽發(fā)日期。（五）發(fā)文編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則按照一定的編號(hào)規(guī)則對發(fā)文進(jìn)行編號(hào)，確保文件的唯一性。2.編號(hào)管理編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范，不得隨意更改。（六）發(fā)文印制1.印制要求按照文件格式和排版要求進(jìn)行印制，確保印制質(zhì)量。2.印制審核印制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核，檢查文件的印制質(zhì)量、格式等是否符合要求。（七）發(fā)文蓋章（簽署）1.蓋章（簽署）要求按照規(guī)定在文件上加蓋印章或簽署領(lǐng)導(dǎo)姓名，確保文件的有效性。2.蓋章（簽署）審核蓋章（簽署）前應(yīng)進(jìn)行審核，檢查蓋章（簽署）位置、印章是否清晰等。（八）發(fā)文分發(fā)1.分發(fā)范圍根據(jù)文件要求，確定分發(fā)范圍，確保文件送達(dá)相關(guān)部門和人員。2.分發(fā)方式采用紙質(zhì)分發(fā)或電子分發(fā)等方式進(jìn)行，分發(fā)過程中應(yīng)做好登記，注明分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對象等信息。（九）發(fā)文歸檔1.歸檔范圍發(fā)文的定稿、正本、附件等應(yīng)及時(shí)歸檔。2.歸檔時(shí)間一般應(yīng)在發(fā)文辦理完畢后及時(shí)歸檔。3.歸檔要求與收文歸檔要求相同，按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性。對歸檔文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，編制檔案目錄，便于查閱。將歸檔文件裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息，上架存放。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類。（二）編號(hào)方法1.全宗號(hào)：政府機(jī)關(guān)檔案全宗的編號(hào)，一般由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一編制。2.年度號(hào)：文件形成年度的編號(hào)，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。3.保管期限號(hào)：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，如“永久”“長期”“短期”等，并進(jìn)行編號(hào)。4.件號(hào)：在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)逐件編號(hào)。（三）編目要求1.編制歸檔文件目錄：目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.編制卷內(nèi)文件目錄：對于裝訂成冊的案卷，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。3.編制備考表：備考表應(yīng)置于卷末，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。（四）裝訂方法1.裝訂要求歸檔文件應(yīng)采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊牢固。2.裝訂順序一般應(yīng)按照文件的頁號(hào)順序進(jìn)行裝訂，對于有附件的文件，附件應(yīng)與正文一起裝訂。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房環(huán)境要求庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架（柜）應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于存放和查找的檔案架（柜）。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保庫房環(huán)境符合要求。3.防火防盜設(shè)備安裝防火、防盜報(bào)警設(shè)備，如煙霧報(bào)警器、防盜門窗等。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲、防鼠藥品和器材，如樟腦丸、鼠夾等。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（四）檔案定期清查1.清查時(shí)間每年應(yīng)至少進(jìn)行一次檔案清查。2.清查內(nèi)容檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查記錄對清查情況進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告。六、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用政府機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外部利用因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后，其他單位或個(gè)人可以查閱政府機(jī)關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用手續(xù)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部利用手續(xù)其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱。（三）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，方便利用者查閱檔案。2.借閱因工作需要，利用者可以借閱檔案，但應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源和歷史價(jià)值等因素。2.價(jià)值評估原則：根據(jù)檔案的價(jià)值大小，確定保管期限和銷毀范圍。3.慎重決定原則：對于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案，應(yīng)慎重決定是否銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，進(jìn)行全面分析。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記，編制銷毀清冊，包括檔案的