PAGE防欺凌檔案管理制度一、總則（一）目的為有效預(yù)防和應(yīng)對(duì)公司/組織內(nèi)部的欺凌行為，保護(hù)員工的合法權(quán)益，維護(hù)公司/組織的正常秩序和良好氛圍，特制定本防欺凌檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工、合作單位人員以及進(jìn)入公司/組織辦公區(qū)域的其他相關(guān)人員涉及的欺凌行為管理及檔案記錄。（三）定義1.欺凌行為：指在公司/組織內(nèi)部，一方蓄意、重復(fù)地對(duì)另一方進(jìn)行身體、言語(yǔ)、心理或社交等方面的攻擊、威脅、排擠、孤立等行為，導(dǎo)致對(duì)方身體或心理受到傷害，或工作、生活受到嚴(yán)重干擾。2.防欺凌檔案：是對(duì)公司/組織內(nèi)發(fā)生的欺凌事件及相關(guān)處理過程進(jìn)行記錄、保存的文件集合，包括事件報(bào)告、調(diào)查記錄、處理決定、相關(guān)證據(jù)等資料。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)防欺凌檔案管理工作，制定檔案管理制度和流程規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、審核和保管涉及員工欺凌行為的檔案資料，確保檔案的完整性和保密性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和分析，為公司/組織的防欺凌工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。（二）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門內(nèi)欺凌行為的預(yù)防和報(bào)告工作，教育引導(dǎo)員工遵守公司/組織規(guī)章制度，營(yíng)造和諧的工作環(huán)境。2.配合人力資源部門對(duì)本部門內(nèi)發(fā)生的欺凌事件進(jìn)行調(diào)查和處理，及時(shí)提供相關(guān)信息和證據(jù)。3.監(jiān)督本部門員工對(duì)防欺凌檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)提交。（三）法務(wù)部門（如有）1.為防欺凌檔案管理工作提供法律指導(dǎo)和支持，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)要求。2.協(xié)助處理涉及欺凌行為的法律糾紛，審核相關(guān)法律文件和處理決定，保障公司/組織的合法權(quán)益。（四）員工個(gè)人1.了解并遵守公司/組織的防欺凌制度，不得實(shí)施欺凌行為。2.如遭受欺凌，應(yīng)及時(shí)向公司/組織報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.有權(quán)查閱與自己相關(guān)的防欺凌檔案資料（在符合規(guī)定的情況下），對(duì)檔案內(nèi)容有異議時(shí)可提出申訴。三、欺凌行為的預(yù)防（一）制度宣傳與培訓(xùn)1.人力資源部門定期組織全體員工參加防欺凌制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括欺凌行為的定義、危害、預(yù)防措施以及報(bào)告流程等。2.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件、線上培訓(xùn)平臺(tái)等多種渠道，廣泛宣傳防欺凌制度，提高員工對(duì)欺凌行為的認(rèn)識(shí)和警惕性。3.在新員工入職培訓(xùn)中，專門安排防欺凌相關(guān)課程，確保新員工了解公司/組織的防欺凌政策和要求。（二）企業(yè)文化建設(shè)1.倡導(dǎo)積極向上、團(tuán)結(jié)協(xié)作、尊重包容的企業(yè)文化價(jià)值觀，通過開展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、文化體育比賽、員工表彰等方式，增強(qiáng)員工之間的凝聚力和歸屬感。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵(lì)員工提出對(duì)公司/組織管理、工作環(huán)境等方面的建議和意見，及時(shí)了解員工的需求和心聲，營(yíng)造開放、和諧的溝通氛圍。（三）監(jiān)督與檢查1.各部門負(fù)責(zé)人定期對(duì)本部門工作環(huán)境和員工關(guān)系進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的欺凌隱患。2.人力資源部門不定期開展全公司/組織范圍內(nèi)的防欺凌工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核指標(biāo)體系。四、欺凌行為的報(bào)告與受理（一）報(bào)告渠道1.員工如發(fā)現(xiàn)或遭受欺凌行為，可通過以下方式向公司/組織報(bào)告：直接向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告；向人力資源部門設(shè)立的專門舉報(bào)郵箱或電話報(bào)告；通過公司/組織內(nèi)部的匿名舉報(bào)平臺(tái)報(bào)告（如有）。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括欺凌行為發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員、具體行為描述以及相關(guān)證據(jù)等信息，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰。（二）受理流程1.人力資源部門或相關(guān)受理部門在接到欺凌行為報(bào)告后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行初步核實(shí)。2.如報(bào)告內(nèi)容屬實(shí)且符合本制度規(guī)定的受理范圍，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)調(diào)查程序，并通知相關(guān)部門和人員配合調(diào)查；如報(bào)告內(nèi)容不屬實(shí)或不符合受理范圍，應(yīng)向報(bào)告人說明情況，并做好解釋工作。3.在調(diào)查過程中，如發(fā)現(xiàn)報(bào)告人存在故意捏造事實(shí)、惡意舉報(bào)等行為，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、欺凌行為的調(diào)查（一）調(diào)查人員組成1.對(duì)于一般性欺凌事件，由人力資源部門牽頭，會(huì)同涉事部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成調(diào)查小組進(jìn)行調(diào)查。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或情節(jié)較為嚴(yán)重的欺凌事件，可邀請(qǐng)法務(wù)部門（如有）人員參與調(diào)查，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)協(xié)助調(diào)查。（二）調(diào)查方法1.調(diào)查人員通過與涉事人員、證人進(jìn)行面談、詢問，收集相關(guān)證據(jù)材料，包括書面文件、電子郵件、聊天記錄、視聽資料等。2.實(shí)地走訪事件發(fā)生地點(diǎn)，了解事件發(fā)生的具體環(huán)境和情況。3.對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行分析、核實(shí)，確保證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和合法性。（三）調(diào)查程序1.調(diào)查小組制定詳細(xì)的調(diào)查計(jì)劃，明確調(diào)查步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.在調(diào)查過程中，充分聽取涉事各方的陳述和申辯，保障其合法權(quán)益。3.調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查小組應(yīng)撰寫詳細(xì)的調(diào)查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括事件基本情況、調(diào)查過程、調(diào)查結(jié)果、證據(jù)分析以及處理建議等。六、欺凌行為的處理（一）處理原則1.依據(jù)事實(shí)和公司/組織規(guī)章制度，公平、公正、公開地處理欺凌行為。2.以教育、糾正為主，懲罰為輔，注重對(duì)欺凌者的思想教育和行為矯正，幫助其認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，改正行為。3.保護(hù)受害者的合法權(quán)益，為其提供必要的支持和幫助，避免再次受到傷害。（二）處理方式1.口頭警告：對(duì)于情節(jié)較輕、首次發(fā)生且未造成嚴(yán)重后果的欺凌行為，由人力資源部門或涉事部門負(fù)責(zé)人對(duì)欺凌者進(jìn)行口頭警告，責(zé)令其立即停止欺凌行為，并向受害者道歉。2.書面警告：對(duì)于情節(jié)較為嚴(yán)重、經(jīng)口頭警告后仍不改正或再次發(fā)生欺凌行為的，給予書面警告，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。書面警告應(yīng)明確指出欺凌行為的事實(shí)、違反的制度條款以及可能面臨的進(jìn)一步處理措施。3.降職/降薪：對(duì)于多次實(shí)施欺凌行為、造成惡劣影響或給公司/組織帶來較大損失的，視情節(jié)輕重給予降職或降薪處理。降職/降薪處理應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并提前通知欺凌者本人。4.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度、構(gòu)成嚴(yán)重欺凌行為（如造成受害者身心傷害、引發(fā)重大糾紛或給公司/組織聲譽(yù)造成重大損害等）的，公司/組織將依法解除與欺凌者的勞動(dòng)合同，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。5.其他處理措施：根據(jù)欺凌行為的具體情況，公司/組織還可采取調(diào)整工作崗位、限制晉升機(jī)會(huì)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等其他處理措施，以達(dá)到教育和懲戒的目的。（三）處理決定的執(zhí)行1.人力資源部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果和公司/組織管理層的決定，制作書面處理決定書，并送達(dá)欺凌者本人。處理決定書應(yīng)明確處理結(jié)果、生效時(shí)間以及申訴渠道等信息。2.欺凌者應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽收處理決定書，并按照處理決定執(zhí)行相關(guān)措施。如對(duì)處理決定不服，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)主管部門或人力資源部門提出申訴。3.在處理決定執(zhí)行過程中，人力資源部門和各相關(guān)部門應(yīng)密切配合，確保處理決定得到有效落實(shí)。同時(shí)，關(guān)注欺凌者和受害者的后續(xù)情況，做好跟蹤和反饋工作。七、防欺凌檔案的建立與管理（一）檔案內(nèi)容1.事件報(bào)告：記錄欺凌行為的首次報(bào)告信息，包括報(bào)告時(shí)間、報(bào)告人、事件基本情況等。2.調(diào)查資料：包括調(diào)查計(jì)劃、調(diào)查過程記錄、證人證言、證據(jù)材料、調(diào)查報(bào)告等。3.處理決定：記載公司/組織對(duì)欺凌行為作出的處理決定，如口頭警告、書面警告、降職/降薪、解除勞動(dòng)合同等處理措施及相關(guān)依據(jù)。4.申訴記錄：如欺凌者或受害者對(duì)處理結(jié)果提出申訴，應(yīng)記錄申訴時(shí)間及內(nèi)容、申訴處理過程和結(jié)果等信息。5.其他相關(guān)資料：與欺凌事件相關(guān)的其他文件、資料，如溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)記錄等。（二）檔案建立流程1.人力資源部門在接到欺凌行為報(bào)告并啟動(dòng)調(diào)查程序后，指定專人負(fù)責(zé)收集、整理與該事件相關(guān)的各類資料。2.在調(diào)查過程中，調(diào)查人員應(yīng)及時(shí)將獲取的證據(jù)材料、調(diào)查記錄等提交給負(fù)責(zé)檔案管理的人員，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。3.調(diào)查結(jié)束并作出處理決定后，檔案管理人員應(yīng)將處理決定書及相關(guān)附件一并歸入檔案，并按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、分類和裝訂。（三）檔案保管期限1.防欺凌檔案的保管期限為自事件處理完畢之日起[X]年。2.對(duì)于涉及員工重大違紀(jì)或法律糾紛的欺凌事件檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)，具體按照公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱防欺凌檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。人力資源部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合查閱條件，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。法務(wù)部門（如有）人員因處理法律事務(wù)需要查閱檔案的，可直接查閱，但應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。外部機(jī)構(gòu)或人員因特殊原因需要查閱檔案的，必須經(jīng)過公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，在公司/組織指定人員的監(jiān)督下查閱。2.借閱規(guī)定：原則上不允許借閱防欺凌檔案。如因特殊情況確需借閱的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案保密與安全1.防欺凌檔案涉及員工個(gè)人隱私和公司/組織內(nèi)部信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案資料，防止檔案信息泄露。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備必要的安全防范措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的完整性和安全性。3