PAGE檔案安全制度建立健全一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案安全制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，注重日常防范，建立健全各項(xiàng)安全防范機(jī)制，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。4.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全存放和有效利用。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并采取措施減少損失。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案安全管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查、培訓(xùn)等工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得涂改、偽造。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理。2.整理過程中，應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，遵循文件材料的形成規(guī)律，便于保管和利用。3.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，以便于查找和利用。四、檔案保管安全（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。3.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久保管、定期保管兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，每月至少一次，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、安全設(shè)施的運(yùn)行情況、溫濕度情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限等情況，確保檔案的準(zhǔn)確完整。五、檔案利用安全（一）利用權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱和復(fù)制。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）利用場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為檔案利用者提供安全、便捷的查閱環(huán)境。2.檔案查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等，并保持整潔衛(wèi)生。3.檔案利用者應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）歸還要求1.檔案利用者應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。3.檔案利用者歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并更新檔案利用登記信息。六、檔案信息化安全（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)機(jī)制，如身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等，確保檔案信息的安全。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的安全審計(jì)，記錄和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的訪問、修改等操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，禁止未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行評(píng)估和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡(luò)安全問題。七、檔案保密安全（一）保密制度1.公司應(yīng)制定檔案保密制度明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如專人保管、加密存儲(chǔ)等。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任心。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.對(duì)接觸檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。（三）保密措施1.在檔案庫房、查閱室等場(chǎng)所設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒人員注意保密。2.對(duì)檔案的傳輸、存儲(chǔ)、利用等過程進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露。3.嚴(yán)格控制檔案的復(fù)制數(shù)量，對(duì)復(fù)制的檔案應(yīng)進(jìn)行登記和管理，防止其擴(kuò)散。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取必要的措施，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、搶救檔案等，防止事故擴(kuò)大。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。3.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）后期恢復(fù)檔案安全事故處置結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和恢復(fù)，盡量減少損失。同時(shí)，對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案安全管理制度和措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用安全等方面。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)將檔案安全管理工作納入績效考核體系，對(duì)各部門及檔案管理人員的檔案安全管理工作