PAGE京能檔案管理制度一、總則（一）目的為加強京能檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京能集團總部及所屬各子公司、分公司、控股公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集和整理公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。（四）定義本制度所稱檔案，是指各單位在各項活動中直接形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置京能集團總部設(shè)立檔案管理中心，負責(zé)集團總部及指導(dǎo)所屬單位的檔案管理工作。各單位應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施京能集團檔案管理制度。2.負責(zé)集團總部各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)所屬單位的檔案管理工作，定期對所屬單位檔案工作進行檢查、監(jiān)督和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。6.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)支持。（三）各單位檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行京能集團檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細則。2.負責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.定期向集團檔案管理中心報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。4.配合集團檔案管理中心開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查、考核等工作。5.負責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案資料支持。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行清點、登記和造冊。7.負責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備的正常運行。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)督、法務(wù)工作等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類包括生產(chǎn)計劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、設(shè)備管理、安全管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營管理類包括市場調(diào)研、市場營銷、物資采購、合同管理、招投標(biāo)管理、成本核算、經(jīng)濟分析等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類包括工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)形成的文件材料。6.科研項目類包括科研項目立項、研究、成果鑒定等過程中形成的文件材料。7.外事工作類包括外事活動、對外合作項目等方面形成的文件材料。8.會計檔案類包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。9.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等反映公司重要活動和事件的聲像資料。10.電子檔案類包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要活動和項目，應(yīng)提前介入，跟蹤收集相關(guān)文件材料。3.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的類別，將收集到的文件材料分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營管理類、基本建設(shè)類、科研項目類、外事工作類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等十大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時更換。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。4.嚴格執(zhí)行檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進入檔案庫房。5.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.從公司實際出發(fā)，全面分析檔案對公司各項工作的利用價值。3.遵循全面的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素。（三）鑒定方法1.通過直接鑒定檔案的內(nèi)容，確定其價值和保管期限。2.參考檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等，對檔案進行綜合評估。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號等信息。3.經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為公司內(nèi)部各項工作提供檔案資料支持，包括生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、項目建設(shè)、科研開發(fā)等方面。2.為公司對外宣傳、合作交流等活動提供檔案資料依據(jù)。3.為國家有關(guān)部門、司法機關(guān)等依法查閱檔案提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并注明出處。4.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立京能集團檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源整合整合集團總部及所屬單位的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的共享和互通。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用