PAGE我國檔案管理制度改革一、總則（一）目的為適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本檔案管理制度改革方案。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制建立公司/組織檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的具體管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。負(fù)責(zé)制定檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)措施和建議。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索。按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的安全保管和保密工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、宣傳資料等。6.本公司/組織人員的任免、獎懲、考核、培訓(xùn)等文件。7.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，不得遺漏重要檔案材料。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類?？刹捎媚甓确诸惙?、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等多種分類方法相結(jié)合的方式。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案柜等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的安全檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，借閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性，避免誤判和漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等方面進(jìn)行評估，確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織和社會利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)的過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。2.借閱：對確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的密級和利用需求確定，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況，決定是否提供利用服務(wù)。3.提供利用：經(jīng)審核同意提供利用的，檔案管理部門按照利用方式為利用者提供檔案利用服務(wù)。4.登記：對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案利用服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合與共享，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、流程控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息在公司/組織內(nèi)部的共享與交換。共享平臺應(yīng)具備信息發(fā)布、檢索查詢、在線利用等功能，方便公司/組織各部門和人員獲取檔案信息。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實(shí)施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案信息資源共享平臺建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：對檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保項(xiàng)目建設(shè)符合要求，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.運(yùn)行維護(hù)階段：建立檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查制度，定期對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作的合規(guī)性和效益性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）結(jié)果處