PAGE檔案館制度規(guī)范化建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.維護(hù)檔案的完整與安全原則：采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實(shí)性和完整性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案館，作為檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案。3.建立健全檔案檢索體系，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.對(duì)公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。6.做好檔案安全保密工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。（三）部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。3.積極配合檔案館開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。4.參加公司/組織組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織各部門(mén)及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、有效，字跡應(yīng)清晰、工整，載體應(yīng)符合耐久性要求。（二）檔案收集范圍1.反映公司/組織歷史沿革、發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要會(huì)議、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研開(kāi)發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等方面的文件材料。2.公司/組織與上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)、合作伙伴、客戶(hù)等之間往來(lái)的文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、信函等。3.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間形成的工作聯(lián)系文件，如通知、通報(bào)、報(bào)告、紀(jì)要等。4.公司/組織在各類(lèi)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如活動(dòng)方案、議程、講話、照片、音像資料等。5.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（三）檔案收集時(shí)間及程序1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交至檔案館。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[具體時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。3.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限進(jìn)行分類(lèi)。2.年度：以文件材料形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司/組織內(nèi)部的部門(mén)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）下的文件材料歸為一類(lèi)。4.保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值需保存[具體年限]的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值需保存[具體年限]的檔案。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件材料的種類(lèi)、名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的文件材料按照時(shí)間順序排列，依次編號(hào)、編目、裝訂。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，同一項(xiàng)目或?qū)I(yè)的文件材料按照其形成的先后順序排列，依次編號(hào)、編目、裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，分別裝訂成冊(cè)，并按照時(shí)間順序排列編號(hào)。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)，分別編號(hào)、編目，并制作相應(yīng)的文字說(shuō)明。（四）編目要求1.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于檢索和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于搬運(yùn)和存放，能夠有效保護(hù)檔案實(shí)體。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.檔案存放應(yīng)遵循便于查找和利用的原則，按照編號(hào)順序依次排列，標(biāo)識(shí)清晰。（四）檔案保管期限的劃分與調(diào)整1.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行確定。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)但仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限的審批。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施、檔案實(shí)體和信息的安全管理。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的出入庫(kù)數(shù)量、時(shí)間、借閱人等信息，并做好記錄。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案安全無(wú)事故。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。自2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，同時(shí)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定為社會(huì)提供利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[具體天數(shù)]。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱(chēng)、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案館工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案館印章。（三）利用審批1.查閱檔案時(shí)，一般性檔案由檔案館負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案時(shí)，一般性檔案由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)制檔案時(shí)，一般性檔案由檔案館負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、利用方式、審批意見(jiàn)等信息。（五）利用監(jiān)督1.檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，確保利用人按照規(guī)定的利用方式和審批程序使用檔案。2.利用人在利用檔案過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案館，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展，是否具有查考利用價(jià)值。2.檔案的保存狀況是否良好，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限或進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限和處置方式。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、用途等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定其保管期限和處置方式。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上鑒定報(bào)告。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案館負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用以及鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障制度，采取技術(shù)措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)定的掃描標(biāo)準(zhǔn)和格式要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度和對(duì)比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.數(shù)據(jù)審核：對(duì)數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息化管理系統(tǒng)功能要求1.檔案收集管理：實(shí)現(xiàn)檔案收集信息的在線錄入、審核和歸檔，對(duì)檔案收集過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤。2.檔案整理管理：支持檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作的信息化操作，自動(dòng)生成檔案目錄。3.檔案保管管理：對(duì)檔案的存放位置、保管期限、密級(jí)等信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的可視化管理。4.檔案利用管理：提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用功能，實(shí)現(xiàn)利用申請(qǐng)、審批、登記等流程的信息化管理。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀管理：對(duì)檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作進(jìn)行信息化管理，記錄鑒定和銷(xiāo)毀過(guò)程。6.系統(tǒng)管理：包括用戶(hù)管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志管理等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（五）信息安全保障措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息網(wǎng)