PAGE福利院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強福利院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在福利院各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福利院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：福利院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映福利院各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理和保存福利院在各個方面形成的檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善福利院檔案管理制度。2.負責接收、整理、保管、統(tǒng)計和利用福利院各類檔案，建立健全檔案管理臺賬。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為福利院各項工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門人員做好檔案的收集、整理、移交等工作。2.配備兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.嚴格按照檔案管理規(guī)定，將本部門在工作中形成的各類檔案定期移交綜合檔案室。4.積極配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供真實、準確的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與福利院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.福利院制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.人事檔案，包括員工的入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲記錄、工資變動等。4.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案，如收養(yǎng)登記檔案、兒童養(yǎng)育檔案、康復治療檔案、教育教學檔案等。6.聲像檔案，包括福利院活動照片、錄像、錄音等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對收集到的零散文件材料，應(yīng)進行初步整理，按照分類標準進行分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案盒，編排檔案順序號。3.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類標準進行整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。5.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息，編制聲像檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，不得混放。2.同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度依次排列，便于查找和利用。3.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放位置，方便檔案管理人員和查閱人員快速查找檔案。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映福利院重大歷史事件、重要決策、重要人事任免等具有長遠利用價值的文件材料；長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映福利院一般工作活動、具有一定查考利用價值的文件材料；短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。2.人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.聲像檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容的重要性和保存價值確定，一般不少于10年。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復或處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)的整改措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和安全性。2.根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，合理提供檔案信息，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案機密。3.堅持方便利用、服務(wù)工作的原則，提高檔案利用效率，為福利院各項工作提供有力支持。（二）利用范圍1.福利院內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱福利院檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)福利院領(lǐng)導批準后，由綜合檔案室提供查閱服務(wù)。3.司法機關(guān)、律師因辦案需要查閱福利院檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)，經(jīng)福利院領(lǐng)導批準后，方可查閱相關(guān)檔案。4.其他因特殊情況需要查閱福利院檔案的，應(yīng)經(jīng)福利院領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案查閱人員應(yīng)在綜合檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復印件。復制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并注明復制日期、用途等。復制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋綜合檔案室印章。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復制檔案內(nèi)容及數(shù)量等。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，對保管期滿的檔案進行鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。3.嚴格履行鑒定程序，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合福利院實際情況，確定檔案是否達到銷毀標準。3.對涉及重要歷史事件、重要人物、重要業(yè)務(wù)等檔案，應(yīng)進行重點鑒定，確保其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)福利院領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立福利院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為福利院各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對福利院現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案信息的準確性和完整性，嚴格按照相關(guān)技術(shù)標準進行操作。2.系統(tǒng)功能模塊建設(shè)：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項需求。3.安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求