PAGE漢陽區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)漢陽區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于漢陽區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由本單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則應(yīng)全面收集本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（四）管理職責(zé)1.漢陽區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查考核，制定檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育等工作。2.各單位檔案管理部門（1）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本制度，建立健全本單位檔案管理制度和工作流程。（2）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。（3）對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期開展檔案工作檢查和考核。（4）組織開展本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（5）負(fù)責(zé)向漢陽區(qū)檔案局報(bào)送本單位檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，以及下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對(duì)本單位具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及聲像、電子等各種載體的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，載體和記錄方式應(yīng)符合要求。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理。（1）年度分類法：將文件材料按其形成年度進(jìn)行分類。（2）保管期限分類法：將文件材料按其保管期限分為永久、長期、短期三種。（3）機(jī)構(gòu)（問題）分類法：將文件材料按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理。（1）項(xiàng)目分類法：將文件材料按其所屬項(xiàng)目進(jìn)行分類。（2）專業(yè)分類法：將文件材料按其專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類整理。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。5.電子檔案按照全宗、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄和索引。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵以及溫濕度控制等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息，便于檔案的查找和管理。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開存放。2.上架排列應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，便于檔案的查找和利用。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確合理，確保檔案的保存價(jià)值。（五）檔案鑒定1.各單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和科學(xué)研究價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映本單位檔案工作的實(shí)際情況。四、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.方便利用原則應(yīng)簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍及方式1.利用范圍本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及國家機(jī)密的檔案，須經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。2.利用方式（1）查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（2）借閱：利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.檔案利用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）檔案復(fù)制1.利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案復(fù)制件應(yīng)視同檔案原件進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制其使用范圍和數(shù)量。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的信息化管理。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為各單位工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.各單位應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.應(yīng)建立安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障檔案信息的傳輸安全。（三）檔案數(shù)字化管理1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合要求，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（四）檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選用適合本單位檔案管理工作需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作進(jìn)行流程控制和管理，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。（五）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.做好檔案信息的備份存儲(chǔ)工作，確保檔案信息在遭受自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體漢陽區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：漢陽區(qū)檔案局每年定期對(duì)全區(qū)各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查；各單位檔案管理部門每季度定期對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，漢陽區(qū)檔案局和各單位檔案管理部門可對(duì)部分單位或部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，如檔案安全專項(xiàng)檢查、檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)檢查等。