PAGE合同檔案合規(guī)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：合同檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，各部門應(yīng)積極配合。3.完整準(zhǔn)確原則：應(yīng)保證合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映合同簽訂、履行過(guò)程中的各項(xiàng)信息。4.便于利用原則：合同檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率，為公司經(jīng)營(yíng)決策提供有力支持。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)合同檔案的集中統(tǒng)一保管，建立合同檔案管理臺(tái)賬，對(duì)合同檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保合同檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。5.負(fù)責(zé)合同檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。6.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保合同檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等受損的合同檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。7.根據(jù)公司需要，提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理查閱、借閱手續(xù)，確保合同檔案的安全。8.負(fù)責(zé)合同檔案的鑒定和銷毀工作。按照規(guī)定的程序，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀，并做好銷毀記錄。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料原件或復(fù)印件提交給檔案管理部門。提交的合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)、招投標(biāo)文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與合同有關(guān)的全部資料。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔、查閱、借閱等工作，配合檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、核對(duì)等工作。4.對(duì)本部門保管的合同檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有異常情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、公司政策和業(yè)務(wù)要求。2.在合同審批過(guò)程中形成的相關(guān)文件，如審批意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等，應(yīng)及時(shí)提交給檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、合同檔案的收集與整理（一）合同檔案的收集1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集合同履行過(guò)程中形成的各類文件資料，包括但不限于合同變更記錄、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)信函、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的合同，各相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集和整理本部門負(fù)責(zé)的合同資料，并移交至合同承辦部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門提交的合同檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知合同承辦部門補(bǔ)充或更正。（二）合同檔案的整理1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理。同一類別的合同應(yīng)按照簽訂時(shí)間順序排列，不同類別的合同之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立。2.每份合同檔案應(yīng)編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)規(guī)則如下：[具體編號(hào)規(guī)則說(shuō)明]3.對(duì)合同檔案中的每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄。目錄應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)碼等信息，確保目錄與合同檔案內(nèi)容一致，便于查閱。4.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照整理順序裝訂成冊(cè)，電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行掃描或錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、合同檔案的歸檔與保管（一）合同檔案的歸檔1.合同承辦部門在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)在收到合同檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，并在合同檔案管理臺(tái)賬上進(jìn)行登記。2.歸檔的合同檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案由檔案管理部門保管，另一份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更換，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)于重要合同或涉及公司重大利益的合同檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)歸檔，并采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（二）合同檔案的保管1.保管環(huán)境：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的合同檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門、防盜窗、防鼠板等。2.保管方式：合同檔案應(yīng)按照類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案存放整齊、有序。電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、類別等信息，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。3.保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司實(shí)際情況確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。對(duì)于涉及公司重大利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、訴訟糾紛等重要合同檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。4.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括合同檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱合同檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司商業(yè)秘密、重要信息等敏感合同檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，除公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員外，其他人員不得查閱。查閱此類合同檔案應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理借閱手續(xù)，并將合同檔案交付借閱人。借閱手續(xù)應(yīng)包括簽訂《合同檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及借閱期限、歸還時(shí)間等要求。3.借閱合同檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有缺失或損壞情況，借閱人應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門應(yīng)在《合同檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，避免重要合同檔案的流失。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀建議。（三）鑒定內(nèi)容1.合同檔案的保管期限是否已滿。2.合同所涉及的事項(xiàng)是否已經(jīng)履行完畢或終止，相關(guān)權(quán)益是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)或不再具有保存價(jià)值。3.合同檔案是否存在重復(fù)、無(wú)效或不完整等情況。4.合同檔案所涉及的法律法規(guī)、政策等是否發(fā)生變化，導(dǎo)致合同檔案失去保存意義。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的合同檔案清單，并提交給鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的合同檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容提出鑒定意見(jiàn)，填寫《合同檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。鑒定意見(jiàn)分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。3.對(duì)于鑒定為銷毀的合同檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀建議，包括銷毀方式、銷毀時(shí)間等，并形成《合同檔案銷毀清單》。4.《合同檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》和《合同檔案銷毀清單》應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序組織實(shí)施銷毀工作。（五）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《合同檔案銷毀清單》，組織專人對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采