PAGE標委會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強標委會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在標委會工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本標委會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于標委會在開展標準化工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則標委會檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案內(nèi)容應真實反映標委會工作實際情況，保證檔案的完整性。3.安全保密原則加強檔案安全防護，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的價值，為標委會工作決策、技術(shù)支撐等提供有效服務。二、檔案管理職責（一）標委會秘書處職責1.負責制定和完善標委會檔案管理制度，并組織實施。2.負責標委會各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常管理工作。3.指導和監(jiān)督標委會各成員單位的檔案管理工作。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施。（二）標委會成員單位職責1.負責本單位在參與標委會工作過程中形成檔案的收集、整理，并及時移交標委會秘書處。2.配合標委會秘書處做好檔案管理相關(guān)工作，遵守檔案管理制度。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管、借閱、利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.標委會成立、換屆、年會等會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。2.標準化項目相關(guān)文件，如項目申報書、立項批復、標準草案、征求意見稿、送審稿、報批稿、編制說明、審查會議文件等。3.與其他組織或機構(gòu)的合作文件，包括合作協(xié)議、往來信函等。4.標委會成員單位提交的工作文件、技術(shù)資料、調(diào)研報告等。5.標準化培訓、宣貫活動文件，如培訓教材、活動方案、總結(jié)等。6.上級主管部門及相關(guān)政府部門的文件、批示等。7.其他與標委會工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門和成員單位應及時將本部門或本單位產(chǎn)生的應歸檔文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對于重要文件和緊急文件，應優(yōu)先收集并及時移交。3.收集的文件材料應保持原始性和真實性，不得擅自修改或偽造。（三）收集時間1.會議文件在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢并移交。2.標準化項目文件按照項目進度及時收集，在項目各階段結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交。3.其他文件材料應在形成后[X]個工作日內(nèi)移交。四、檔案整理（一）分類標準1.按照標委會工作職能和檔案內(nèi)容，分為綜合管理類、標準化項目類、會議活動類、成員單位工作類、培訓宣貫類等類別。2.綜合管理類包括標委會組織建設、人事管理、財務管理等方面的文件。3.標準化項目類按照不同的標準項目進行分類。4.會議活動類按照會議或活動的類型進行分類。5.成員單位工作類按照成員單位名稱進行分類。6.培訓宣貫類按照培訓或宣貫活動的主題進行分類。（二）整理方法1.對收集到的文件材料進行分類、排序，去除重復、無效的文件。2.按照文件形成時間順序進行編號，確保編號的唯一性和連續(xù)性。3.編制文件目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.對紙質(zhì)文件進行裝訂，保持文件的整齊和牢固；對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理期限檔案整理工作應在文件收集齊全后的[X]個工作日內(nèi)完成。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案移交至專門的檔案庫房進行存儲，并按照分類順序上架排列。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應編制清晰的目錄和索引，便于查找和利用。2.檔案應按照年度、類別進行分類歸檔，不同年度、類別的檔案應分開存放。3.對于重要檔案和長期保存的檔案，應進行備份存儲，確保檔案的安全性。（三）歸檔時間每年[具體時間]對本年度的檔案進行集中歸檔。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。3.檔案架應牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用密集架存放，按照分類順序排列，便于存取。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行備份，并建立電子檔案目錄索引。3.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）保管期限1.標委會檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括標委會成立、換屆、重大活動等重要文件，以及具有長期保存價值的標準化項目文件等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性的標準化項目文件、會議文件等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括臨時性的工作文件、一般性的通知等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每[X]年進行一次詳細清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，記錄清查情況和處理結(jié)果。七、檔案利用（一）利用范圍1.為標委會成員單位提供標準化工作相關(guān)的文件資料查詢服務。2.為標委會工作決策提供參考依據(jù)。3.為標準化項目研究、編制提供技術(shù)支撐。4.滿足上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位對標委會檔案的查閱需求。（二）利用方式1.查閱利用：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱利用：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.復制利用：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案資料的復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理人員審核，確保復制內(nèi)容的準確性和完整性。（三）利用審批1.內(nèi)部利用：標委會成員單位查閱、借閱檔案，由本單位負責人審批；標委會秘書處工作人員查閱、借閱檔案，由秘書處負責人審批。2.外部利用：上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，并經(jīng)標委會秘書長審批。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案不被違規(guī)使用。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。（二）保密責任1.標委會成員單位和工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對在工作中接觸到的檔案信息負有保密責任。2.因工作需要接觸檔案信息的外部人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對于違反保密制度的行為，應依法依規(guī)追究責任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立標委會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢、利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.加強檔案信息的安全防護，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、備份等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。3.安全管理：采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案