PAGE國企檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于本國有企業(yè)總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所有部門和人員形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動(dòng)等過程中形成的各類文件材料，確保檔案不缺失。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有內(nèi)在的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。4.保密性原則：對涉及企業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)決議，行政辦公文件，人事任免、考核、培訓(xùn)等檔案。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、合同管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等方面的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等生產(chǎn)技術(shù)環(huán)節(jié)的資料。4.黨群工作類：包含黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。5.基本建設(shè)類：如工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)圖紙、施工管理、竣工驗(yàn)收等文件。6.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類管理。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由全宗號、分類號、年度號、保管期限號、件號或卷號等組成。2.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表本企業(yè)檔案全宗。3.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應(yīng)的代碼，如行政管理類為XZ，經(jīng)營管理類為JY等。4.年度號：以公元紀(jì)年表示，如2023年表示為“2023”。5.保管期限號：分為永久（Y）、長期（C）、短期（D），分別用不同字母標(biāo)識(shí)。6.件號或卷號：按順序依次編號，用于區(qū)分同一類檔案中的具體文件或案卷。三、文件材料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像等各種載體形式。3.對于外來文件，如上級機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并妥善保管。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件：去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件的形成時(shí)間順序排列，同一事由的文件集中在一起。編寫頁號，在文件有字跡的頁面正面的右上角、背面的左上角編寫。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。裝訂文件，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂等方式，確保文件整齊牢固。2.電子文件：按照分類方案建立電子文件夾，對電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子文件應(yīng)采用通用格式，如doc、xls、pdf等，確保長期可讀性。對電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)文件的主題、時(shí)間、責(zé)任者等關(guān)鍵信息，便于查找和識(shí)別。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的存儲(chǔ)位置、文件名、文件大小、日期等信息。3.圖表、照片、音像等：圖表應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明圖表名稱、編號、日期、來源等信息。照片應(yīng)沖洗或掃描成清晰的圖像文件，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等，并進(jìn)行分類編號。音像資料應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、整理，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、時(shí)長等信息，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案裝訂與編目（一）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案：裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其大小統(tǒng)一。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。2.電子檔案：應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，對電子檔案的存儲(chǔ)位置、文件名等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成電子檔案編目清單。（二）編目內(nèi)容1.案卷編目：填寫案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、密級、檔號等內(nèi)容。編寫案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、檔號、備注等信息。編制備考表，記錄案卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況，并由立卷人、檢查人簽名。2.文件編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。編寫文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋檔號章，填寫全宗號、分類號、年度號、保管期限號、件號等信息。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。對重要檔案應(yīng)進(jìn)行專柜保管，實(shí)行專人專管。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類檢索、借閱審批等管理操作。3.特殊載體檔案：照片、底片應(yīng)存放在專門的相冊或底片袋中，注明相關(guān)信息，并按照編號順序排列存放。音像資料應(yīng)存放在防潮、防塵的盒帶或光盤盒中，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容等信息，并分類存放。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案損壞或丟失。六）檔案利用與借閱（一）利用范圍1.本企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用檔案。2.因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢、司法等工作需要，相關(guān)部門可依法查閱企業(yè)檔案。3.經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)，外部單位因合作、調(diào)研等需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱企業(yè)檔案。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、文號、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請，對檔案進(jìn)行查找、核對，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人領(lǐng)取檔案時(shí)應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字，注明領(lǐng)取時(shí)間和歸還時(shí)間。5.借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改（劃）、抽取、撤換、損壞檔案。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞、丟失等情況后辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來源、重要程度、利用情況等因素，綜合判斷檔案的保管期限。3.對涉及企業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格審查其保密期限和繼續(xù)保存的必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)