PAGE醫(yī)院檔案室管理制度6一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映醫(yī)院各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負責醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、管理等提供檔案資料支持和服務。7.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高醫(yī)院員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各科室兼職檔案員職責1.負責本科室檔案的收集、整理、初步分類工作，確保本科室檔案的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將本科室整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，提供相關檔案信息。4.負責向本科室員工宣傳檔案管理知識，提高員工的檔案意識，督促員工及時歸檔各類文件材料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、手術記錄、護理記錄等。2.教學檔案：教學計劃、教學大綱、教案、課件、實習指導材料、學生成績等。3.科研檔案：科研項目申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果報告、論文發(fā)表等。4.行政管理檔案：醫(yī)院文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。5.設備檔案：設備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢報告等。6.基建檔案：基建項目規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。7.其他檔案：醫(yī)院開展的各類活動資料、對外交流合作材料、捐贈檔案等。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或散失。2.收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要文件材料應收集原件，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務類、教學科研類、設備儀器類、基本建設類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設置二級及以下類目。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如2023YL001表示2023年醫(yī)療業(yè)務類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行整理裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件材料的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.醫(yī)療檔案應在患者出院后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.教學檔案應在每學期結束后[X]周內(nèi)歸檔。3.科研檔案應在科研項目結題后[X]個月內(nèi)歸檔。4.行政管理檔案應在文件材料形成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.設備檔案應在設備驗收合格后[X]周內(nèi)歸檔。6.基建檔案應在基建項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員按照整理要求對本科室檔案進行整理、編目，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交科室留存，一份隨檔案移交檔案室。3.檔案室對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案上架保管。（三）保管期限1.醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括醫(yī)院重要的歷史資料、法規(guī)性文件、重大科研成果、涉及醫(yī)院權益的重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括醫(yī)院一般性的醫(yī)療、教學、科研、管理等檔案。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括臨時性的文件材料或在一定期限內(nèi)有查考價值的檔案。（四）保管要求1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等適宜的保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度。2.服務醫(yī)院發(fā)展原則：充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、管理等工作提供支持和服務。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院相關部門批準，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及醫(yī)院法律糾紛、審計、評估等事項時，相關部門可查閱、借閱所需檔案。（三）利用程序1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室負責人、檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱醫(yī)院檔案，應提前向醫(yī)院提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)醫(yī)院相關部門審核批準后，由檔案室安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，須經(jīng)醫(yī)院主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。4.查閱、借閱檔案時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在科室、查閱或借閱檔案名稱及編號、利用目的、歸還日期等。檔案利用登記應長期保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但已失去現(xiàn)實利用價值的檔案，可進行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清單，清單應注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單一式三份，一份由檔案室留存，一份報醫(yī)院主管領導審批，一份送醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門備案。3.經(jīng)醫(yī)院主管領導批準后，由檔案室會同紀檢監(jiān)察部門等相關人員共同對擬銷毀檔案進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化掃描1.對具有保存價值的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應便于長期保存和利用，一般采用通用的圖像格式或文檔格式。3.對掃描后的電子文件進行命名和分類，確保文件名和文件夾結構與紙質(zhì)檔案的編號和分類一致，便于查找和管理。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將檔案目錄信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的快速檢索。2.將掃描后的電子文件與對應的檔案目錄進行掛接，形成完整的電子檔案庫，方便檔案的查閱和利用。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中設置權限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責和權限，分配相應的檔案查閱、修改、刪除等操作權限，確保檔案信息安全。（四）系統(tǒng)維護與管理1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔