PAGE檔案局檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案局檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及涉及檔案管理、查閱、利用等相關(guān)工作的所有環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映歷史事實(shí)和工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編目等工作要準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)檔案局各項(xiàng)工作和社會(huì)利用需求為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案工作制度、規(guī)劃和計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理檔案局各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案工作的規(guī)范開(kāi)展。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。5.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案安全。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案的合理利用。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案資源的優(yōu)化配置。（二）各部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案查閱、借閱等服務(wù)工作，提供必要的檔案信息和背景資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全防護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。5.配合檔案管理部門(mén)做好檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，提供準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)和信息。（三）檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.熟練掌握檔案整理、分類(lèi)、編目、信息化管理等業(yè)務(wù)操作技能，能夠高效完成各項(xiàng)工作任務(wù)。4.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映檔案局各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件、資料、圖表、記錄等，包括上級(jí)文件、本局發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件等。2.各類(lèi)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，如項(xiàng)目檔案、執(zhí)法檔案、行政審批檔案等，按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行收集。3.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄檔案局重要活動(dòng)、會(huì)議、工作場(chǎng)景等。4.電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等，按照電子檔案管理要求進(jìn)行收集。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集齊全。2.對(duì)收集到的檔案資料要進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，保證檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交，不得積壓或擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法和編號(hào)系統(tǒng)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。將文件材料按年度分開(kāi)，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類(lèi)方案。如項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目階段、項(xiàng)目類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)；執(zhí)法檔案可按案件性質(zhì)、立案時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。整理過(guò)程中要確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.聲像檔案整理：照片檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息；錄音、錄像檔案要進(jìn)行文字整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要等，并與載體一同保管。4.電子檔案整理：按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時(shí)，要做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.文書(shū)檔案分類(lèi)：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）根據(jù)檔案局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類(lèi)，如辦公室、業(yè)務(wù)科室等形成的文件分別歸類(lèi)。2.業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定具體分類(lèi)方案。例如，項(xiàng)目檔案可分為前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、竣工驗(yàn)收文件等；執(zhí)法檔案可分為立案、調(diào)查取證、處罰決定、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的文件。3.聲像檔案分類(lèi)：按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)，如重要會(huì)議、重大活動(dòng)、業(yè)務(wù)工作場(chǎng)景等分別設(shè)立類(lèi)別。4.電子檔案分類(lèi)：參照紙質(zhì)檔案分類(lèi)方案，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)要考慮電子文件的存儲(chǔ)和檢索方式。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用全宗號(hào)年度保管期限案卷號(hào)的編號(hào)方式。全宗號(hào)為檔案局的代碼；年度為文件形成的年份；保管期限用漢字表示（永久、長(zhǎng)期、短期）；案卷號(hào)為每一案卷的順序號(hào)。例如：0012023永久001，表示檔案局2文件，保管期限為永久，這是本年度的第一卷文書(shū)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)方案，在每一類(lèi)業(yè)務(wù)檔案下按照順序進(jìn)行編號(hào)。例如，項(xiàng)目檔案編號(hào)為項(xiàng)目代碼項(xiàng)目階段順序號(hào)，如XM001前期001，表示項(xiàng)目代碼為XM001的項(xiàng)目前期階段的第一份檔案。3.聲像檔案編號(hào)：照片檔案編號(hào)為全宗號(hào)年度照片類(lèi)別順序號(hào)，如0012023重要會(huì)議001，表示檔案局2023年重要會(huì)議類(lèi)的第一張照片；錄音、錄像檔案編號(hào)為全宗號(hào)年度錄制內(nèi)容順序號(hào)，如0012023業(yè)務(wù)培訓(xùn)001，表示檔案局2023年業(yè)務(wù)培訓(xùn)的第一段錄音（錄像）。4.電子檔案編號(hào)：在電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中，按照分類(lèi)方案建立文件夾結(jié)構(gòu)，每個(gè)文件夾下的電子文件按照順序編號(hào)。編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。例如，電子文書(shū)檔案編號(hào)為全宗號(hào)年度保管期限案卷號(hào)電子序號(hào)，如0012023永久001001，表示與紙質(zhì)文書(shū)檔案0012023永久001對(duì)應(yīng)的第一份電子文件。五、檔案編目與裝訂（一）編目要求1.卷內(nèi)目錄編制：每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。順序號(hào)按卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)；文號(hào)填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)；責(zé)任者為文件的制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人；題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；日期為文件的形成日期；頁(yè)號(hào)填寫(xiě)每份文件所在的頁(yè)碼；備注填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。2.案卷目錄編制：根據(jù)卷內(nèi)目錄，編制案卷目錄，內(nèi)容包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等。案卷號(hào)與編號(hào)規(guī)則中的案卷號(hào)一致；題名應(yīng)概括本卷檔案的主要內(nèi)容；年度為檔案形成年份；保管期限填寫(xiě)永久、長(zhǎng)期或短期；頁(yè)數(shù)為該卷檔案的總頁(yè)數(shù)；備注填寫(xiě)特殊情況說(shuō)明。3.檢索工具編制：為便于檔案的查找和利用，應(yīng)建立多種檢索工具，如全宗指南、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、人名索引、文號(hào)索引等。檢索工具應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。（二）裝訂要求1.文書(shū)檔案一般應(yīng)左側(cè)裝訂，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其大小一致后再裝訂。3.裝訂時(shí)要去除文件上的金屬物（如訂書(shū)釘、回形針等），防止生銹損壞檔案。4.業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或整理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和管理，保證數(shù)據(jù)的安全和可讀取性，不涉及傳統(tǒng)意義上裝訂環(huán)節(jié)，但需做好數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)介質(zhì)的管理。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)要安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.庫(kù)房應(yīng)配備防火、滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固防盜，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類(lèi)型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，規(guī)范存儲(chǔ)設(shè)備的使用和維護(hù)。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、有無(wú)損壞、字跡是否清晰等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉工作，定期投放防蟲(chóng)藥劑，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔消毒，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌侵害。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房要進(jìn)行登記。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案原件。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘錄或復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處和日期。4.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員查閱或借閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限、歸還時(shí)間等，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，防止隨意銷(xiāo)毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案專(zhuān)家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和利用部門(mén)的意見(jiàn)，了解檔案的利用需求和重要性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為檔案局各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化工作流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，一般不低于[X]dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，命名規(guī)則應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.掛接存儲(chǔ)：將處理好的圖像文件與電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛