PAGE檔案資料收集員制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的收集、整理、保管和利用，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料收集工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料收集工作合法合規(guī)。2.全面真實(shí)原則：全面收集公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案資料，保證資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)有效原則：及時(shí)收集檔案資料，確保資料不丟失、不遺漏，并保證收集工作的高效性。4.集中統(tǒng)一原則：檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。二、檔案資料收集員職責(zé)（一）崗位職責(zé)概述檔案資料收集員負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、移交等工作，確保檔案資料的規(guī)范管理和有效利用。（二）具體職責(zé)1.制定收集計(jì)劃根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和檔案管理要求，制定年度檔案資料收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。定期對(duì)收集計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善計(jì)劃。2.收集檔案資料按照收集計(jì)劃，主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等。對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.整理檔案資料對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立清晰的檔案資料目錄體系。按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等物理整理，確保檔案資料的整齊美觀和便于查閱。4.移交檔案資料將整理好的檔案資料及時(shí)移交至公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單。協(xié)助檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的審核和入庫(kù)上架工作。5.檔案資料的數(shù)字化處理根據(jù)公司檔案數(shù)字化工作的要求，對(duì)部分重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描和處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。負(fù)責(zé)電子檔案的分類、存儲(chǔ)和備份，確保電子檔案的安全和可檢索性。6.檔案資料的安全管理嚴(yán)格遵守檔案資料安全保密制度，對(duì)收集、整理和保管過(guò)程中的檔案資料安全負(fù)責(zé)。采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。7.檔案資料利用服務(wù)積極為公司各部門提供檔案資料查詢、借閱等利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好記錄。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，協(xié)助進(jìn)行檔案資料的編研和開(kāi)發(fā)工作，為公司決策提供支持。8.培訓(xùn)與指導(dǎo)對(duì)公司員工進(jìn)行檔案資料收集和整理方面知識(shí)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。解答員工在檔案資料管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提供技術(shù)支持和建議。三、檔案資料收集范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件和資料。2.公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.公司行政公文、函件、通知、通報(bào)等。4.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作協(xié)議、合同等文件。5.公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位說(shuō)明書等資料。6.公司員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人事管理文件。7.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。8.公司固定資產(chǎn)管理、辦公用品采購(gòu)等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)策劃、方案、報(bào)告等資料。2.公司客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、訂單等業(yè)務(wù)文件。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等技術(shù)資料。4.公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等項(xiàng)目管理文件。5.公司物資采購(gòu)、供應(yīng)商管理、物流配送等相關(guān)文件。6.公司售后服務(wù)記錄、客戶投訴處理等資料。（三）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。2.公司參加的各類會(huì)議、活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。3.公司與上級(jí)主管部門、政府部門的往來(lái)文件和資料。4.公司認(rèn)為具有保存價(jià)值的其他文件和資料。四、檔案資料收集流程（一）收集準(zhǔn)備1.檔案資料收集員根據(jù)年度收集計(jì)劃，提前與各部門溝通協(xié)調(diào)本年度需要收集的檔案資料范圍、種類和時(shí)間要求。2.準(zhǔn)備好收集所需的工具和材料，如檔案盒、文件夾、標(biāo)簽、裝訂機(jī)等。3.對(duì)收集員進(jìn)行培訓(xùn)，明確收集工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）資料收集1.定期向各部門發(fā)放檔案資料收集清單，要求各部門按照清單內(nèi)容及時(shí)整理和報(bào)送相關(guān)檔案資料。2.收集員主動(dòng)深入各部門，對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集和指導(dǎo)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于零散的檔案資料，收集員及時(shí)進(jìn)行收集和整理，避免資料丟失。（三）初步審核1.收集員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對(duì)于不符合要求的檔案資料，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求補(bǔ)充或修正。3.對(duì)審核合格的檔案資料進(jìn)行分類和編號(hào)，建立初步的檔案目錄。（四）整理裝訂1.根據(jù)檔案資料的類別和性質(zhì)，按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等物理整理，確保檔案資料的整齊美觀和便于查閱。3.為每份檔案資料編制詳細(xì)的目錄，注明資料名稱、日期、編號(hào)、來(lái)源等信息。（五）移交歸檔1.將整理好的檔案資料移交至公司檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的審核和入庫(kù)上架工作，確保檔案資料妥善保管并便于查詢利用。五、檔案資料收集質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.檔案資料應(yīng)齊全完整，涵蓋公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件和資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，內(nèi)容與實(shí)際情況相符，無(wú)虛假、篡改等情況。3.檔案資料應(yīng)分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目清晰，便于查閱和管理。4.檔案資料的整理應(yīng)符合檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，裝訂整齊、編頁(yè)準(zhǔn)確、裝盒規(guī)范。（二）質(zhì)量檢查1.定期對(duì)檔案資料收集工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括收集計(jì)劃執(zhí)行情況、資料完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.采用抽樣檢查的方式，對(duì)部分檔案資料進(jìn)行詳細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.建立質(zhì)量檢查記錄檔案，對(duì)每次檢查的結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，不斷改進(jìn)收集工作質(zhì)量。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋給相關(guān)部門和責(zé)任人，要求限期整改。2.對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.對(duì)因工作失誤導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案資料安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證環(huán)境條件符合檔案保管要求。3.建立檔案資料借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案資料的借閱范圍和期限，確保檔案資料不丟失、不損壞。4.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.檔案資料收集員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等檔案資料予以保密。2.在檔案資料收集、整理、保管和利用過(guò)程中，采取必要的保密措施，如限制訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)等。3.對(duì)接觸檔案資料的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.嚴(yán)禁將檔案資料私自復(fù)制、外傳或用于其他非公司規(guī)定的用途，如有違反，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案資料利用與借閱（一）利用原則1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案資料的安全和保密。2.檔案資料的利用應(yīng)服務(wù)于公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策，為公司各部門提供必要的支持和保障。（二）利用方式1.查閱：公司各部門因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：確因工作需要長(zhǎng)期使用檔案資料的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)公司規(guī)定，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)部分檔案資料進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）借閱流程1.借閱人填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，如涉及重要檔案資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案資料借閱登記冊(cè)》，雙方簽字確認(rèn)。4.借閱人按照規(guī)定的期限歸還檔案資料，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如無(wú)損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)檔案資料收集工作的需要和員工的業(yè)務(wù)水平，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、方式、時(shí)間和責(zé)任人。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、收集流程、整理方法、安全保密知識(shí)等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)活動(dòng)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.在培訓(xùn)過(guò)程中，鼓勵(lì)員工積極參與互動(dòng)，提出問(wèn)題和建議，及時(shí)解答員工的疑惑。3.對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)考試、實(shí)際操作、問(wèn)卷調(diào)查等方式，了解員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和應(yīng)用能力。（三）考核機(jī)制1.建立檔案資料收集員考核機(jī)制，對(duì)收集員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行綜合考核。