PAGE幼兒園校舍檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園校舍檔案管理，確保校舍檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮校舍檔案在幼兒園建設(shè)、管理和維護(hù)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園內(nèi)所有校舍檔案的管理，包括教學(xué)樓、辦公樓、活動(dòng)室、食堂、宿舍等各類(lèi)建筑物及其附屬設(shè)施的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園校舍檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校舍的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照校舍的類(lèi)別、形成時(shí)間、保管期限等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保校舍檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園校舍檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園校舍檔案，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。3.建立校舍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)校舍檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)和人員提供校舍檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.參與校舍建設(shè)、維修、改造等項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保檔案資料的齊全、完整。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及校舍檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在進(jìn)行校舍建設(shè)、維修、改造等工作時(shí)，及時(shí)將相關(guān)文件、圖紙、記錄等資料提交給檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好校舍檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定使用檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)校舍檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。4.熟悉檔案內(nèi)容，為檔案的查閱、借閱提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和流程，提高檔案管理質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.幼兒園新建、改建、擴(kuò)建校舍項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，包括項(xiàng)目審批文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、工程變更通知、施工日志、監(jiān)理日志、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.校舍日常維修、保養(yǎng)記錄，包括維修申請(qǐng)單、維修方案、維修記錄、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.校舍安全檢查記錄，包括定期檢查記錄、專項(xiàng)檢查記錄、隱患排查記錄等。4.校舍使用情況記錄，如教室、活動(dòng)室、辦公室等的使用登記、人員變動(dòng)記錄等。5.與校舍相關(guān)的其他文件材料，如租賃合同、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、土地使用證等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及校舍檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。4.收集的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行整理，確保資料的連貫性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照校舍的類(lèi)別、形成時(shí)間、保管期限等因素進(jìn)行分類(lèi)?？煞譃榻虒W(xué)樓檔案、辦公樓檔案、活動(dòng)室檔案、食堂檔案、宿舍檔案等，每類(lèi)再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用“年度+類(lèi)別+順序號(hào)”的方式，如“2023教學(xué)樓001”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照校舍的功能分類(lèi)，可分為教學(xué)用房檔案、辦公用房檔案、生活用房檔案等。2.按照校舍的建設(shè)時(shí)間分類(lèi)，可分為新建校舍檔案、改建校舍檔案、擴(kuò)建校舍檔案等。3.按照檔案的性質(zhì)分類(lèi)，可分為基建檔案、維修檔案、安全檔案、使用檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別+順序號(hào)”的格式，例如“2023教學(xué)樓001”，其中“2023”表示檔案形成年度，“教學(xué)樓”表示檔案所屬類(lèi)別，“001”表示該類(lèi)別檔案的順序號(hào)。2.對(duì)于同一類(lèi)別的檔案，順序號(hào)應(yīng)按照時(shí)間先后或重要程度依次編排，確保編號(hào)的連續(xù)性和邏輯性。3.編號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，書(shū)寫(xiě)規(guī)范、清晰，不得隨意更改或省略。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限1.基建檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限不少于該建筑物的使用年限。2.維修檔案：一般保管期限為10年，重要維修檔案可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.安全檔案：長(zhǎng)期保管，以便隨時(shí)查閱和分析校舍安全狀況。4.使用檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于5年。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.采用現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，如數(shù)字化存儲(chǔ)、光盤(pán)備份等，提高檔案的安全性和利用效率。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本幼兒園教職工因工作需要查閱校舍檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀，確保檔案的完好無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本幼兒園校舍檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保借閱目的正當(dāng)、合理。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)與檔案管理人員辦理交接手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和內(nèi)容，并在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)校舍檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，采取有效措施加以改進(jìn)，提高檔案管理水平。（二）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的校舍檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)幼兒