PAGE古建筑檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)古建筑檔案的科學(xué)管理，確保古建筑檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮古建筑檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及古建筑保護(hù)、研究、修繕、利用等相關(guān)工作所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則古建筑檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映古建筑的實(shí)際情況，包括歷史沿革、建筑結(jié)構(gòu)、修繕記錄等。3.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的內(nèi)部規(guī)定。4.保密性原則對(duì)涉及古建筑重要信息、商業(yè)機(jī)密等檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善古建筑檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門對(duì)古建筑檔案的形成、收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管古建筑檔案，建立健全檔案保管體系，確保檔案的安全。4.對(duì)古建筑檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，提高檔案的檢索和利用效率。5.開展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.組織檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在古建筑相關(guān)工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔，并定期移交至檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家檔案法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)古建筑檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失、泄密等。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，及時(shí)反饋利用情況。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出專業(yè)意見和建議。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.古建筑的歷史資料，包括歷史文獻(xiàn)、圖片、圖紙、傳說等。2.古建筑的勘察、測繪資料，如地形測量圖、建筑平面圖、立面圖、剖面圖等。3.古建筑的修繕工程檔案，包括修繕方案、施工記錄、材料清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.古建筑的保護(hù)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，如保護(hù)規(guī)劃文本、保護(hù)設(shè)計(jì)圖紙等。5.古建筑的利用與開發(fā)相關(guān)資料，如利用方案、游客接待記錄、經(jīng)濟(jì)效益分析等。6.與古建筑相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、調(diào)研報(bào)告等文件。7.其他與古建筑有關(guān)的各類資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成過程的連續(xù)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要的古建筑檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集的檔案應(yīng)附帶必要的說明和注釋，以便于理解和查閱。（三）收集時(shí)間與程序1.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門在收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和簽收，并填寫檔案移交清單。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循古建筑檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理，便于管理和查找。3.確保檔案的整理質(zhì)量，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰。（二）分類方法1.歷史資料類：按照歷史時(shí)期、資料類型等進(jìn)行分類。2.勘察測繪類：按照測繪項(xiàng)目、圖紙類型等進(jìn)行分類。3.修繕工程類：按照修繕項(xiàng)目、工程階段等進(jìn)行分類。4.保護(hù)規(guī)劃類：按照規(guī)劃層次、規(guī)劃內(nèi)容等進(jìn)行分類。5.利用開發(fā)類：按照利用項(xiàng)目、開發(fā)階段等進(jìn)行分類。6.其他類：按照文件性質(zhì)、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由檔案類別代碼、年份代碼、流水號(hào)等組成。例如：LS2023001，其中LS表示歷史資料類，2023表示年份，001表示該類檔案的流水號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。2.目錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。3.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，便于查閱。（五）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理后，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔。2.將歸檔后的檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.建立檔案索引，包括電子索引和紙質(zhì)索引，方便快速查找檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的古建筑檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列存放，便于查找和取用。2.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用異地存儲(chǔ)等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)珍貴的古建筑檔案原件，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如密封保存、使用專用保護(hù)材料等。（四）保管期限1.根據(jù)古建筑檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映古建筑核心歷史信息、具有重大歷史價(jià)值和法律意義的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是對(duì)古建筑保護(hù)、修繕、利用等過程中具有重要參考價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是一般性的工作文件和資料。（五）檔案清查1.定期對(duì)古建筑檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.編制檔案清查報(bào)告，記錄清查結(jié)果和處理情況。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱古建筑檔案。2.與古建筑保護(hù)、研究、修繕、利用等相關(guān)的外部單位或個(gè)人因合作項(xiàng)目、學(xué)術(shù)研究等需要查閱檔案。3.法律法規(guī)允許的其他利用情況。（二）利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需提前向公司/組織提出申請(qǐng)，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（三）利用審批1.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用方式與限制1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需借出，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。2.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案原件。3.對(duì)于涉及古建筑核心機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，并要求查閱人員簽署保密承諾書。4.利用檔案形成的資料、成果等，如需公開發(fā)表或使用，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（五）利用登記1.檔案管理部門對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性'。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限，檢查是否已達(dá)到銷毀條件。3.評(píng)估檔案對(duì)公司/組織當(dāng)前和未來工作以及社會(huì)研究的利用價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地查看或組織專家論證。3.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用合適的方式，確保檔案信息徹底消除，如粉碎、焚燒等。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案鑒定審批文件等一并歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的古建筑檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)古建筑檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化后的檔案圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立檔案數(shù)字化副本的存儲(chǔ)體系，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案基本信息、內(nèi)容摘要等的快速錄入。2.檢索查詢功能：支持多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和合理利用。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全管理1