PAGE商務(wù)局檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商務(wù)工作中的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于商務(wù)局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及相關(guān)工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則檔案收集工作應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保各類檔案集中到檔案管理部門，便于統(tǒng)一整理、保管和利用。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集反映商務(wù)局各項(xiàng)工作活動(dòng)的檔案資料，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)記錄商務(wù)工作的歷史過(guò)程。3.及時(shí)收集原則明確檔案形成部門和人員的收集責(zé)任，確保檔案形成后及時(shí)收集歸檔，防止檔案散失。4.維護(hù)檔案真實(shí)性原則在收集檔案過(guò)程中，要保持檔案的原始面貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造或損毀。二、檔案收集范圍（一）綜合管理類檔案1.商務(wù)局制定的各類規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。2.局領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)、全局工作會(huì)議等重要會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。3.商務(wù)局與上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門的往來(lái)文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。4.商務(wù)局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎(jiǎng)懲等人事管理方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)管理等財(cái)務(wù)管理方面的文件材料。6.商務(wù)局組織的各類培訓(xùn)、調(diào)研、考察等活動(dòng)形成的文件材料。（二）業(yè)務(wù)工作類檔案1.商務(wù)規(guī)劃與政策類商務(wù)發(fā)展規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃等文件材料。國(guó)家和地方出臺(tái)的商務(wù)政策法規(guī)的貫徹落實(shí)情況報(bào)告、實(shí)施方案等。2.市場(chǎng)運(yùn)行與消費(fèi)促進(jìn)類市場(chǎng)運(yùn)行監(jiān)測(cè)分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息等。促進(jìn)消費(fèi)升級(jí)、擴(kuò)大內(nèi)需等方面的工作方案、活動(dòng)記錄、成效總結(jié)等。各類商品市場(chǎng)建設(shè)、改造、升級(jí)項(xiàng)目的相關(guān)文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的資料。3.對(duì)外貿(mào)易類對(duì)外貿(mào)易統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告。進(jìn)出口企業(yè)備案登記、變更、注銷等相關(guān)文件材料。對(duì)外貿(mào)易展會(huì)、洽談會(huì)、推介會(huì)等活動(dòng)的組織方案、參會(huì)企業(yè)名單、成果總結(jié)等。進(jìn)出口商品配額、許可證的申請(qǐng)、發(fā)放、使用情況記錄。對(duì)外貿(mào)易政策措施的落實(shí)情況報(bào)告、反饋意見等。4.對(duì)外投資與經(jīng)濟(jì)合作類對(duì)外投資項(xiàng)目的備案、核準(zhǔn)文件，投資企業(yè)的相關(guān)資料，包括企業(yè)簡(jiǎn)介、財(cái)務(wù)狀況、投資協(xié)議等。境外經(jīng)貿(mào)合作區(qū)建設(shè)的規(guī)劃、申報(bào)、建設(shè)進(jìn)展、運(yùn)營(yíng)情況等文件材料。對(duì)外承包工程、勞務(wù)合作項(xiàng)目的合同、協(xié)議、外派人員情況等資料。對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告。5.商貿(mào)流通類商貿(mào)流通企業(yè)的備案登記、行業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)規(guī)劃、建設(shè)、調(diào)整等方面的文件材料。電子商務(wù)發(fā)展規(guī)劃、扶持政策、企業(yè)發(fā)展情況等資料。各類促銷活動(dòng)、展會(huì)、節(jié)慶等商貿(mào)流通領(lǐng)域活動(dòng)的組織方案、執(zhí)行情況、效果評(píng)估等。6.行政審批類商務(wù)領(lǐng)域行政審批事項(xiàng)的申請(qǐng)受理、審查、決定等環(huán)節(jié)形成的文件材料，包括申請(qǐng)書、受理通知書、審查意見、決定書、許可證等。行政審批流程優(yōu)化、改革等方面的文件材料。（三）其他類檔案1.商務(wù)局獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)文字說(shuō)明材料。2.商務(wù)局參與的重大商務(wù)活動(dòng)、突發(fā)事件處置等形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3.商務(wù)局與國(guó)內(nèi)外商務(wù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)的合作協(xié)議、備忘錄、意向書等文件材料。4.其他對(duì)商務(wù)局工作具有參考價(jià)值和保存意義的文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、下屬事業(yè)單位的檔案收集工作。2.定期組織檔案收集培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)和收集能力。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管各科室、下屬事業(yè)單位移交的檔案，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各科室、下屬事業(yè)單位職責(zé)1.明確本科室、本單位檔案收集工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本科室、本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、裝訂，編制檔案目錄，確保檔案整理規(guī)范。4.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）工作人員職責(zé)1.各崗位工作人員在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的完整和安全。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份或妥善保管，防止丟失或損壞。3.積極配合檔案管理部門和本科室、本單位的檔案收集工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。四、檔案收集程序（一）文件材料的形成與積累1.各科室、下屬事業(yè)單位及工作人員在開展業(yè)務(wù)工作過(guò)程中，應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)形成和積累各類文件材料。2.對(duì)形成的文件材料要進(jìn)行分類整理，確保每份文件材料都有明確的類別歸屬，便于后續(xù)的收集和整理工作。3.建立文件材料形成登記制度，對(duì)文件材料的名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，以便跟蹤和管理。（二）定期收集1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)形成的文件材料進(jìn)行收集整理，將整理好的文件材料移交本科室、本單位的檔案收集責(zé)任人。2.檔案收集責(zé)任人對(duì)移交的文件材料進(jìn)行再次核對(duì)和整理，確保文件材料的準(zhǔn)確性和完整性。3.在規(guī)定的時(shí)間（每年[具體時(shí)間]）內(nèi)，各科室、下屬事業(yè)單位將整理好的檔案移交檔案管理部門。（三）臨時(shí)文件材料的收集1.對(duì)于在日常工作中臨時(shí)產(chǎn)生的重要文件材料，如緊急會(huì)議文件、重大項(xiàng)目申報(bào)材料等，相關(guān)科室或人員應(yīng)及時(shí)收集，并在文件處理完畢后及時(shí)移交檔案收集責(zé)任人。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)將臨時(shí)收集的文件材料納入定期收集的檔案中一并整理移交。（四）檔案移交1.各科室、下屬事業(yè)單位向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)全面收集在工作中形成的各類文件材料，包括文件的正本、副本、草稿、附件、簽批單等，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.對(duì)于重要文件材料的修改稿、補(bǔ)充材料等應(yīng)一并收集，反映文件的形成過(guò)程和演變情況。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確1.收集的文件材料應(yīng)是原始的、真實(shí)的，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造或歪曲。2.對(duì)文件材料的簽批、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。（三）文件材料格式規(guī)范1.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和格式，一般為A4紙。2.文件的字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合規(guī)范要求，便于閱讀和保存。3.電子文件應(yīng)采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（四）文件材料整理有序1.收集的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀，便于查閱和保管。3.編制清晰準(zhǔn)確的檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息，方便檔案的檢索和利用。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)各科室、下屬事業(yè)單位的檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集范圍的執(zhí)行情況、文件材料的完整性、整理規(guī)范性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)科室或單位限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)部門的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾和相關(guān)部門的監(jiān)督，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真研究，不斷改進(jìn)檔案收集工作。（三）考核機(jī)制1.將檔案收集工作納入商務(wù)局內(nèi)部績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的科室和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案收集工作不力，導(dǎo)致檔案缺失、損壞或未按時(shí)移交等情況的科室和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。七、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段建立商務(wù)局檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將收集到的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱等功能，方便檔案的利用和管理。（二）電子文件收集1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集管理，明確電子文件的形成、存儲(chǔ)、傳輸?shù)纫?，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行保存，并定期移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的電子文件進(jìn)行審核、整理和歸檔，與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（三）信息化安全保障1.建