PAGE村衛(wèi)生室檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強村衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村衛(wèi)生室各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本村衛(wèi)生室全體工作人員及與村衛(wèi)生室工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是村衛(wèi)生室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、公共衛(wèi)生服務(wù)、行政管理等各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則村衛(wèi)生室檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、方便利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村衛(wèi)生室負責(zé)人為組長，各科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)村衛(wèi)生室檔案管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，監(jiān)督檢查檔案管理工作落實情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)村衛(wèi)生室檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。定期收集各科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性。按照檔案分類標準對收集到的文件材料進行科學(xué)分類、編號、編目，保證檔案整理的規(guī)范性。妥善保管檔案，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案安全。建立檔案統(tǒng)計臺賬，準確記錄檔案的收進、移出、保管等情況，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準后實施檔案銷毀工作。2.積極開展檔案利用工作，為村衛(wèi)生室各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案查閱。根據(jù)工作需要，及時為各科室及工作人員提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和催還工作。積極開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料，為村衛(wèi)生室的決策、醫(yī)療服務(wù)、公共衛(wèi)生工作等提供參考依據(jù)。3.負責(zé)對村衛(wèi)生室工作人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高全員檔案意識。定期組織檔案管理知識培訓(xùn)，使工作人員了解檔案管理的重要性和基本要求。指導(dǎo)工作人員正確形成、積累和整理文件材料，確保歸檔文件質(zhì)量。（三）各科室職責(zé)1.各科室負責(zé)人為本科室檔案管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本科室文件材料的收集、整理和移交工作。2.各科室工作人員應(yīng)將工作中形成的文件材料及時交科室負責(zé)人，按照檔案管理要求進行初步整理，確保文件材料的齊全、完整，并按時移交檔案管理人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、診斷證明等醫(yī)療文書。醫(yī)療質(zhì)量控制相關(guān)資料，如醫(yī)療差錯事故登記、醫(yī)療質(zhì)量檢查記錄等。醫(yī)療技術(shù)檔案，包括新技術(shù)、新項目開展資料，手術(shù)記錄，特殊檢查治療記錄等。2.預(yù)防保健檔案預(yù)防接種記錄，包括疫苗接種登記冊、冷鏈設(shè)備溫度記錄等。兒童保健檔案，涵蓋兒童生長發(fā)育監(jiān)測、健康體檢記錄等。孕產(chǎn)婦保健檔案，包含孕期檢查、產(chǎn)后訪視記錄等。傳染病防治檔案，如傳染病報告卡、疫情處置記錄等。3.公共衛(wèi)生服務(wù)檔案居民健康檔案，包括個人基本信息、健康體檢記錄、重點人群健康管理記錄等。健康教育檔案，如健康教育計劃、宣傳資料、講座記錄等。慢性病管理檔案，針對高血壓、糖尿病等慢性病患者的隨訪記錄、健康指導(dǎo)資料等。重性精神疾病患者管理檔案，包括患者信息登記、隨訪記錄、康復(fù)指導(dǎo)等。4.行政管理檔案村衛(wèi)生室工作計劃、總結(jié)、報告等文件。會議記錄、紀要，包括村衛(wèi)生室內(nèi)部會議、上級會議精神傳達記錄等。人員管理檔案，如人員招聘、培訓(xùn)、考核記錄，人員考勤表等。財務(wù)檔案，包括收支賬目、票據(jù)、固定資產(chǎn)登記等。設(shè)備管理檔案，設(shè)備購置合同、驗收報告、使用維護記錄等。5.其他檔案與村衛(wèi)生室工作相關(guān)的上級文件、政策法規(guī)資料。對外交流合作資料，如合作協(xié)議、交流活動記錄等。各類榮譽證書、獎狀等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并做好電子文件的備份和存儲管理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為醫(yī)療業(yè)務(wù)、預(yù)防保健、公共衛(wèi)生服務(wù)、行政管理、其他等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類，如醫(yī)療業(yè)務(wù)類可分為門診病歷、住院病歷等小類；公共衛(wèi)生服務(wù)類可分為居民健康檔案、健康教育檔案等小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別順序號的形式，如“2023醫(yī)療業(yè)務(wù)001”表示2023年形成的第一份醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。對每份檔案編寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，以便于查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各科室應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理完畢后移交檔案管理人員歸檔。2.對于一些時效性較強或急需歸檔的文件材料，應(yīng)及時移交檔案管理人員。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對各科室移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。2.對符合要求的檔案進行接收登記，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.將歸檔檔案按照分類方案進行上架排列，確保檔案存放有序，便于查找。（三）保管期限1.村衛(wèi)生室檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：村衛(wèi)生室發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、財務(wù)預(yù)決算、人員任免文件等。長期保管的檔案保管期限為15年至50年，如醫(yī)療業(yè)務(wù)中的一些重要病歷、公共衛(wèi)生服務(wù)中的長期隨訪記錄等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，如一般性的門診病歷、臨時性的文件材料等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值，準確判定檔案的保管期限，并在檔案整理和編目過程中予以標注。（四）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防護設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明各類檔案的存放架號、柜號等信息。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。同時，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于村衛(wèi)生室的醫(yī)療、預(yù)防、保健、公共衛(wèi)生服務(wù)、行政管理等各項工作，為解決實際問題提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱村衛(wèi)生室工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)村衛(wèi)生室負責(zé)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。3.復(fù)制如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)村衛(wèi)生室負責(zé)人批準后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息，并加蓋檔案管理專用章。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及國家機密、村衛(wèi)生室商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。2.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)村衛(wèi)生室負責(zé)人批準，任何人不得擅自公布檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對擬銷毀檔案進行審核，確保鑒定工作的準確性和公正性。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀檔案，檔案管理人員應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2