PAGE檔案室雙人進(jìn)庫制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，防止檔案在存儲(chǔ)和使用過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄露等情況，特制定本雙人進(jìn)庫制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室的所有工作人員以及因工作需要進(jìn)入檔案室的其他人員。（三）基本原則1.雙人操作原則：進(jìn)入檔案室必須由兩人同時(shí)進(jìn)行，不得單人進(jìn)入。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.規(guī)范操作原則：進(jìn)庫人員應(yīng)按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自更改或簡化流程。二、進(jìn)庫人員職責(zé)（一）進(jìn)庫人員資格要求1.進(jìn)庫人員必須是公司正式員工，且經(jīng)過檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，熟悉檔案管理工作流程和要求。2.具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，無違規(guī)違紀(jì)記錄。3.身體健康，能夠勝任檔案管理工作。（二）主要職責(zé)1.進(jìn)庫人員A負(fù)責(zé)開啟檔案室門，檢查室內(nèi)設(shè)備、設(shè)施是否正常運(yùn)行。協(xié)助進(jìn)庫人員B進(jìn)行檔案的查找、借閱、歸還等操作。對(duì)進(jìn)庫過程中的異常情況及時(shí)向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.進(jìn)庫人員B負(fù)責(zé)記錄進(jìn)庫時(shí)間、人員、操作內(nèi)容等信息。按照進(jìn)庫人員A的要求，準(zhǔn)確查找、借閱、歸還檔案資料。對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。三、進(jìn)庫流程（一）申請(qǐng)進(jìn)庫1.因工作需要進(jìn)入檔案室的人員，應(yīng)提前填寫《檔案室進(jìn)庫申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明進(jìn)庫時(shí)間、目的、所需檔案資料等信息。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室負(fù)責(zé)人審核。3.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作安排和實(shí)際情況，對(duì)進(jìn)庫申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可安排進(jìn)庫。（二）準(zhǔn)備工作1.進(jìn)庫人員接到批準(zhǔn)的《申請(qǐng)表》后，提前與檔案室負(fù)責(zé)人溝通進(jìn)庫時(shí)間和具體操作內(nèi)容。2.準(zhǔn)備好所需的工具和設(shè)備，如鑰匙、手套、文件夾等。3.進(jìn)庫人員在進(jìn)庫前應(yīng)確保自身攜帶的物品符合檔案室安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品進(jìn)入。（三）進(jìn)庫操作1.進(jìn)庫人員A和進(jìn)庫人員B在約定的時(shí)間到達(dá)檔案室門口，同時(shí)出示有效身份證件。2.進(jìn)庫人員A使用專用鑰匙開啟檔案室門，檢查室內(nèi)環(huán)境是否正常，如溫度、濕度、通風(fēng)等是否符合要求，設(shè)備、設(shè)施是否完好無損。3.進(jìn)庫人員B跟隨進(jìn)庫人員A進(jìn)入檔案室，在進(jìn)庫記錄簿上記錄進(jìn)庫時(shí)間、人員姓名、部門等信息。4.根據(jù)進(jìn)庫目的，進(jìn)庫人員按照規(guī)定的檢索方法查找所需檔案資料。查找過程中，應(yīng)注意保持檔案資料的整齊有序，不得隨意翻動(dòng)或損壞檔案。5.如需借閱檔案，進(jìn)庫人員B應(yīng)按照《檔案借閱管理制度》的要求，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人簽字確認(rèn)后，方可將檔案帶出檔案室。6.在進(jìn)庫操作過程中，進(jìn)庫人員應(yīng)相互協(xié)作，密切配合，確保操作準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或異常情況，應(yīng)立即停止操作，并向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。（四）出庫操作1.如借閱的檔案需要帶出檔案室，進(jìn)庫人員B應(yīng)在進(jìn)庫記錄簿上注明帶出檔案的名稱、數(shù)量、借閱人姓名等信息，并在檔案袋上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。2.進(jìn)庫人員A和進(jìn)庫人員B共同核對(duì)帶出檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保與《檔案借閱登記表》一致。3.進(jìn)庫人員A使用專用鑰匙關(guān)閉檔案室門，并檢查門鎖是否正常。（五）歸還操作1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案室。進(jìn)庫人員A和進(jìn)庫人員B在檔案室門口對(duì)歸還檔案進(jìn)行核對(duì)。2.進(jìn)庫人員B檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人詢問原因，并做好記錄。3.進(jìn)庫人員B將歸還檔案按照規(guī)定的分類和編號(hào)進(jìn)行整理，放回原存放位置。4.進(jìn)庫人員A在進(jìn)庫記錄簿上記錄檔案歸還時(shí)間、人員姓名等信息，并注明檔案是否完好無損。5.進(jìn)庫人員A和進(jìn)庫人員B共同核對(duì)進(jìn)庫記錄簿上的信息，確保進(jìn)庫和出庫操作記錄準(zhǔn)確無誤。四、安全管理（一）防火防盜1.檔案室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.進(jìn)庫人員不得在室內(nèi)吸煙或使用明火，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入檔案室。3.檔案室門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗等，并確保其堅(jiān)固可靠。進(jìn)庫人員離開檔案室時(shí)，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門窗，鎖好檔案室門。4.加強(qiáng)對(duì)檔案室周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）防潮防蟲1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。可安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄。2.檔案架應(yīng)保持清潔干燥，定期進(jìn)行擦拭和消毒，防止灰塵和霉菌滋生。3.在檔案室內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止蟲害對(duì)檔案資料的侵害。（三）數(shù)據(jù)安全1.檔案室的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.對(duì)檔案室的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.進(jìn)庫人員不得擅自更改檔案室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置和密碼，不得在檔案室計(jì)算機(jī)上安裝無關(guān)軟件或進(jìn)行與檔案管理無關(guān)的操作。（四）安全檢查1.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備設(shè)施、消防器材、溫濕度、防蟲藥品等。2.進(jìn)庫人員在每次進(jìn)庫和出庫操作前，應(yīng)檢查檔案室的安全狀況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并記錄。3.對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案室的安全環(huán)境。五、保密管理（一）保密意識(shí)教育1.定期組織進(jìn)庫人員參加保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案管理保密要求等。2.在檔案室顯著位置張貼保密標(biāo)語和警示標(biāo)識(shí)，提醒進(jìn)庫人員注意保密事項(xiàng)。（二）保密措施1.進(jìn)庫人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得將檔案資料泄露給無關(guān)人員。2.在檔案室內(nèi)查閱、整理檔案資料時(shí)，應(yīng)保持安靜，避免無關(guān)人員圍觀和詢問。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保其保密性。4.進(jìn)庫人員離開檔案室時(shí)，應(yīng)將個(gè)人攜帶的物品整理好，不得遺留任何可能涉及檔案信息的物品。（三）保密監(jiān)督1.檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)庫人員的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.如發(fā)現(xiàn)進(jìn)庫人員違反保密規(guī)定，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究其責(zé)任。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度檔案室進(jìn)庫人員培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、安全保密知識(shí)、進(jìn)庫流程與操作規(guī)范等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織進(jìn)庫人員參加培訓(xùn)，確保培訓(xùn)人員按時(shí)參加培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間不少于[具體時(shí)長]。2.培訓(xùn)過程中，應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員等信息。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，可通過考試、實(shí)際操作等方式檢驗(yàn)進(jìn)庫人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。（三）考核制度1.建立進(jìn)庫人員考核制度，對(duì)進(jìn)庫人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、安全保密等方面進(jìn)行考核。2.考核周期為每年度一次，考核內(nèi)容包括日常工作表現(xiàn)、進(jìn)庫操作規(guī)范執(zhí)行情況、檔案管理知識(shí)掌握程度、安全保密工作落實(shí)情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的進(jìn)庫人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的進(jìn)庫人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整崗位。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.設(shè)立檔案室監(jiān)督小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括部分進(jìn)庫人員代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案室雙人進(jìn)庫制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案室的進(jìn)庫操作、安全管理、保密工作等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）檢查內(nèi)容1.進(jìn)庫流程執(zhí)行情況，包括申請(qǐng)進(jìn)庫、準(zhǔn)備工作、進(jìn)庫操作、出庫操作、歸還操作等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.安全管理措施落實(shí)情況，如防火防盜、防潮防蟲、數(shù)據(jù)安全等方面是否存在隱患。3.保密制度執(zhí)行情況，進(jìn)庫人員是否遵守保密規(guī)定，是否存在檔案資料泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.進(jìn)庫人員的工作紀(jì)律和工作態(tài)度，是否按時(shí)完成工作任務(wù)，是否認(rèn)真履行職責(zé)。（三）問題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改