PAGE規(guī)范檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項工作的過程和結果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價值，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案管理工作的組織、協(xié)調和實施。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。6.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務管理類：包括公司/組織的各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購記錄、生產記錄、質量檢驗報告、技術文件、研發(fā)資料等。3.財務管理類：包括公司/組織的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等。4.項目管理類：包括公司/組織的各類項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。5.客戶管理類：包括公司/組織的客戶檔案、客戶投訴記錄、客戶滿意度調查等。（二）檔案編號檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。檔案編號由檔案類別代碼、年度代碼、流水號等組成，具體編號規(guī)則如下：1.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務管理類用“YW”表示，財務管理類用“CW”表示，項目管理類用“XM”表示，客戶管理類用“KH”表示。2.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用五位數(shù)字表示檔案的流水號，如“00001”表示該類檔案中的第一份檔案。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其檔案編號為“XZ202300001”。四、檔案收集（一）收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。具體收集范圍如下：1.行政管理類：包括本部門的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務管理類：包括本部門的各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購記錄、生產記錄（如生產日報表、生產工藝文件、生產設備維護記錄等）、質量檢驗報告、技術文件、研發(fā)資料等。3.財務管理類：包括本部門的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料（如發(fā)票、納稅申報表等）等。4.項目管理類：包括本部門負責的各類項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。5.客戶管理類：包括本部門的客戶檔案、客戶投訴記錄、客戶滿意度調查等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.檔案收集人員應按照檔案形成的時間順序，對檔案進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性。3.對于重要文件和資料，應進行備份或復制，以防止檔案丟失或損壞。4.檔案收集人員應定期將收集到的檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值進行整理。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時間順序進行排列，編寫頁碼，裝訂成冊，填寫卷內目錄和備考表，編制案卷封面，組成保管單位（卷）。2.業(yè)務管理類檔案：按照業(yè)務流程和文件類別進行整理，如合同檔案按照合同簽訂時間順序排列，技術文件按照項目或專業(yè)分類整理，生產記錄按照時間順序整理等。對于每份文件，應編寫頁碼，填寫文件目錄，注明文件的來源、日期、內容摘要等信息。3.財務管理類檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，會計憑證應按照編號順序裝訂成冊，填寫憑證封面和目錄，賬簿應按照年度和類別進行整理，報表應按照時間順序排列。4.項目管理類檔案：按照項目階段和文件類別進行整理，如立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等分別整理，每份文件應編寫頁碼，填寫文件目錄，注明文件的項目名稱、階段、日期等信息。5.客戶管理類檔案：按照客戶類別和文件類別進行整理，如客戶基本信息、客戶交易記錄、客戶投訴記錄等分別整理，每份文件應編寫頁碼，填寫文件目錄，注明客戶名稱、文件日期、內容摘要等信息。（三）整理要求1.檔案整理人員應熟悉檔案整理的方法和要求，確保檔案整理的質量。2.檔案整理應做到分類準確、排列有序、編目清晰、裝訂整齊，便于檔案的保管和利用。3.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制，確保檔案的質量。4.檔案整理過程中應注意保護檔案的原始信息，不得隨意更改或刪除檔案內容。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全存放。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，以保證檔案的質量和安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的安全和完整。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。七、檔案鑒定（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各部門負責人及相關業(yè)務人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司/組織的實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的成立文件、章程、重要會議記錄、重大決策文件、財務審計報告、重要業(yè)務合同等。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計劃、總結、一般性業(yè)務合同、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部職能活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司/組織的一般性文件、臨時性會議記錄、短期項目資料等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。3.檔案鑒定工作小組對鑒定結果進行審核，并形成鑒定報告。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，對檔案進行相應的處理，如延長保管期限、銷毀等。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀范圍包括已過保管期限且無利用價值的檔案、重復或多余的檔案、不符合歸檔要求的檔案等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。3.檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。（三）銷毀記錄檔案管理部門應建立檔案銷毀記錄，詳細記錄檔案銷毀的時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，以備查閱。九、檔案利用（一）利用范圍公司/組織員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案：員工查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。查閱檔案時，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案：員工借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復制檔案內容。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真檢查歸還的檔案，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。3.外部單位或個人查閱檔案：外部單位或個人查閱公司/組織檔案時，須持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，檔案管理人員應按照規(guī)定提供相應的檔案，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自復制、拍攝、摘抄檔案內容。如需復制檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用記錄檔案管理部門應建立檔案利用記錄，詳細記錄檔案利用的時間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等信息，以備查閱。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立和完善公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備完善的權限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責和權限，設置相應的系統(tǒng)操作權限，防止檔案信息的泄露和濫用。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全可靠。4.加強對檔案數(shù)字化工作的質量控制，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、