PAGE檔案管理工作制度公司[公司名稱]檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理工作制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、安全防護(hù)和定期檢查工作，確保檔案的安全與完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.對本部門形成的檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄、決議等。3.公司各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計(jì)報表等。5.公司各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料（包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）。6.公司財(cái)務(wù)文件、憑證、報表等。7.公司人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料）。8.公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。9.公司與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。10.公司各類照片、音像資料（包括公司活動照片、視頻等）。11.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、及時的原則，確保反映公司各項(xiàng)活動的檔案材料無遺漏。3.對重要文件、合同等應(yīng)及時收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.對電子文件應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊、編目清晰。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類、聲像檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用“年度類別流水號”的形式，例如：2023XM001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件應(yīng)進(jìn)行粘貼、折疊或裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檢索和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案目錄索引。3.對重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜保管，并采取加密存儲、限制訪問等安全措施。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文，公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄、決議，公司年度財(cái)務(wù)決算報告等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為10年至永久，主要包括公司各類合同、協(xié)議、意向書，公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計(jì)報表，公司業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司一般性文件、資料等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價值得到充分體現(xiàn)。（四）定期檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檔案檢查應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。3.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對存在的問題應(yīng)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則。2.對檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，可提出降密或調(diào)整保管期限的意見。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)形成檔案鑒定報告，報告內(nèi)容包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果及處理意見等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由綜合管理部編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由綜合管理部會同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱、借閱公司檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到綜合管理部檔案庫房進(jìn)行查閱；公司外部人員查閱檔案，應(yīng)提前向綜合管理部提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在綜合管理部指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部審批；公司外部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報綜合管理部審批。借閱檔案應(yīng)明確借閱期限，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等。2.檔案利用登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，便于對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）保密規(guī)定1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠(yuǎn)程查閱、在線利用等功能，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息（包括編號、題名、日期、保管期限、密級等）錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄索引，便于檔案的檢索和查詢。3.檔案信息安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取身份認(rèn)證、加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息的安全。4.檔案信息化系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整