PAGE城市規(guī)劃?rùn)n案管理制度一、總則（一）目的城市規(guī)劃?rùn)n案是城市規(guī)劃編制、審批、實(shí)施及管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它對(duì)于維護(hù)城市發(fā)展的連續(xù)性、科學(xué)性以及保障公眾利益具有不可替代的作用。為加強(qiáng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城市規(guī)劃工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃的編制檔案，規(guī)劃審批文件、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)審查意見(jiàn)，以及規(guī)劃實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則城市規(guī)劃?rùn)n案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映城市規(guī)劃工作的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠，同時(shí)要全面收集、整理相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)城市規(guī)劃?rùn)n案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善城市規(guī)劃?rùn)n案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)城市規(guī)劃?rùn)n案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理信息化水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整與安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門各城市規(guī)劃業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在規(guī)劃工作中形成檔案資料的收集、整理和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在規(guī)劃編制、審批、實(shí)施等過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和解釋說(shuō)明。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)公司/組織分管城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作與城市規(guī)劃業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃編制過(guò)程中形成的基礎(chǔ)資料收集、調(diào)研分析報(bào)告、規(guī)劃文本、圖紙、說(shuō)明書(shū)、專題研究成果等。2.規(guī)劃審批過(guò)程中的項(xiàng)目申報(bào)材料、審查意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)文件等。3.規(guī)劃實(shí)施過(guò)程中的建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、規(guī)劃核實(shí)合格證等相關(guān)證件及附圖，以及項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的規(guī)劃調(diào)整、變更記錄。4.城市規(guī)劃管理工作中形成的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、政策文件等。5.與城市規(guī)劃相關(guān)的聲像資料，如規(guī)劃宣傳活動(dòng)照片、視頻，規(guī)劃項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)影像等。6.其他具有保存價(jià)值的城市規(guī)劃?rùn)n案資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長(zhǎng)期保存。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并做好備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，便于保管和鑒定。3.按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.分類城市規(guī)劃?rùn)n案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。一般可分為總體規(guī)劃?rùn)n案、詳細(xì)規(guī)劃?rùn)n案、專項(xiàng)規(guī)劃?rùn)n案、規(guī)劃審批檔案、規(guī)劃實(shí)施檔案、規(guī)劃管理檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如總體規(guī)劃?rùn)n案可分為現(xiàn)狀調(diào)研、規(guī)劃文本、圖紙等子類別。2.編號(hào)采用全宗號(hào)、年度、類別號(hào)、案卷號(hào)四級(jí)編號(hào)方法。全宗號(hào)由公司/組織統(tǒng)一編制；年度為檔案形成的公元紀(jì)年；類別號(hào)根據(jù)檔案分類設(shè)置；案卷號(hào)為每一案卷的順序編號(hào)。例如：[全宗號(hào)][年度][類別號(hào)][案卷號(hào)]。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息，以便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，保證設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換，以保證檔案的安全存放。（三）檔案保管期限根據(jù)城市規(guī)劃?rùn)n案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映城市規(guī)劃發(fā)展歷程、具有重要?dú)v史意義和憑證作用的檔案，如城市總體規(guī)劃的核心文件、重大規(guī)劃調(diào)整的決策依據(jù)等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管對(duì)城市規(guī)劃工作有較大參考價(jià)值，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限為15年至50年。如詳細(xì)規(guī)劃的主要成果、重要規(guī)劃項(xiàng)目的實(shí)施記錄等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)具有查考價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。如一般性的規(guī)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臨時(shí)性的規(guī)劃工作文件等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案賬目相符。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息的安全。2.在保證檔案安全和保密前提下，積極為城市規(guī)劃工作、社會(huì)公眾及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。3.遵循方便利用、高效服務(wù)的原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱城市規(guī)劃?rùn)n案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱外單位因工作需要借閱城市規(guī)劃?rùn)n案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱理由、借閱范圍、借閱時(shí)間等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，登記內(nèi)容包括：查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、所在部門、查閱/借閱目的、查閱/借閱檔案名稱及編號(hào)、查閱/借閱期限、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的城市規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)，避免過(guò)度保存或過(guò)早銷毀檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、科學(xué)評(píng)估、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家及相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求，綜合評(píng)估擬銷毀檔案的必要性。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和利用單位的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果符合城市規(guī)劃工作實(shí)際需要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將《檔案銷毀清冊(cè)》作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立先進(jìn)、高效、安全的城市規(guī)劃?rùn)n案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為城市規(guī)劃決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存和利用要求，一般不低于[X]dpi。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，色彩真實(shí)，無(wú)偏斜、模糊、黑邊等現(xiàn)象。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立科學(xué)合理的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，對(duì)檔案的分類、編號(hào)、編目等信息進(jìn)行集中管理，方便檔案管理人員進(jìn)行操作。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、編號(hào)、時(shí)間等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。檢索結(jié)果應(yīng)能直接顯示檔案的基本信息和數(shù)字化圖像，方便用戶在線查閱。3.利用管理記錄檔案查閱、借閱的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用情況的全程跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)，對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行在線審批，提高利用服務(wù)效率。4.安全管理設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。采用數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻等安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等多種方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)安全可靠。2.建立數(shù)據(jù)備份管理