PAGE校檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強學校檔案室的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映學校各項工作的歷史面貌和發(fā)展過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集學校各方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理體制與人員職責（一）管理體制學校設立檔案室，歸口學校辦公室管理，負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）人員職責1.檔案室主任職責全面負責檔案室的各項工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。負責檔案的鑒定、銷毀等工作的審核。協(xié)調(diào)與學校各部門、各單位的檔案工作關系。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作。做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點。開展檔案利用工作，編制檔案檢索工具，為學校各項工作提供檔案信息服務。負責檔案信息化建設，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨委、紀委、工會、團委等組織形成的文件材料。2.行政管理類：學校行政部門形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結等。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、學生成績等教學文件材料。4.科學研究類：科研項目申報書、研究報告、論文、成果鑒定材料等。5.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲材料、畢業(yè)材料等。6.基本建設類：學?；窘ㄔO項目的可行性研究報告、設計文件、施工文件等。7.儀器設備類：儀器設備的購置申請、合同、驗收報告等。8.外事工作類：學校對外交流合作的文件、協(xié)議、出訪報告等。9.財會工作類：財務預算、決算、會計憑證、報表等。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時、完整。2.歸檔的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料。3.歸檔的文件材料應按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。4.歸檔的文件材料應編制目錄，注明文件的題名、日期、編號、責任者等信息。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機構保管期限分類法，即先按年度分類，再按機構分類，最后按保管期限分類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將學校各部門、各單位形成的檔案分別整理，形成獨立的全宗。2.年度分類：將檔案按年度分開，不同年度的檔案不得混淆。3.機構分類：按學校內(nèi)部機構設置，將檔案分為不同的類別。4.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。5.裝訂：對破損的文件材料進行修復，對紙張規(guī)格不一致的文件材料進行折疊，然后進行裝訂。6.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。五、檔案的保管（一）保管場所檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。4.嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案室主任、檔案管理人員和相關部門負責人組成，對檔案進行逐卷鑒定。（三）銷毀程序1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報學校領導批準。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀檔案應編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、編號、責任者等信息，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字。七、檔案的利用（一）利用范圍學校各部門、各單位及師生員工因教學、科研、管理等工作需要，均可查閱利用檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱利用檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.校外單位或個人查閱利用檔案，應持單位介紹信，經(jīng)學校辦公室負責人簽字同意后，到檔案室查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應經(jīng)學校主管領導批準。（三）利用方式1.檔案室應設立閱覽室，提供檔案原件查閱服務。2.對利用頻繁的檔案，可提供復印件或電子副本。3.根據(jù)利用者的需求，檔案室可提供檔案信息咨詢服務。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立學校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案信息管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡建設：建立檔案信息管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息的共享和遠程查詢。（三）安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息