PAGE縣級(jí)檔案局各項(xiàng)制度一、總則（一）制定目的為加強(qiáng)縣級(jí)檔案局的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣級(jí)檔案局全體工作人員及本局所管理的各類檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。3.安全保密原則：建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)社會(huì)為宗旨，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各方面活動(dòng)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等各種載體的檔案。2.本局在履行職能過(guò)程中形成的各類文件、材料、記錄等檔案。3.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本縣有關(guān)的重要文件、資料及本縣報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、資料的副本。4.本縣各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織移交的具有保存價(jià)值的檔案。5.個(gè)人捐贈(zèng)的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要意義的檔案。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)、主動(dòng)地收集本科室形成的檔案，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集工作，提前介入，跟蹤指導(dǎo)，確保檔案的形成與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。4.積極開(kāi)展檔案征集工作，通過(guò)多種渠道，廣泛征集散存于社會(huì)的珍貴檔案資料。（三）收集程序1.檔案形成部門(mén)或個(gè)人在檔案形成后，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行初步整理，并填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，審核合格后，辦理檔案接收手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.對(duì)征集的檔案，應(yīng)與捐贈(zèng)人簽訂捐贈(zèng)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并對(duì)捐贈(zèng)檔案進(jìn)行登記、整理和保管。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、專門(mén)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉檔案整理的原則和方法。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.嚴(yán)格按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證整理質(zhì)量。4.對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，妥善處理。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公區(qū)域分開(kāi)，實(shí)行專人管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)，方便快速查找。（三）保管期限根據(jù)檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。1.永久保管：凡是反映本縣重大歷史事件、重要政策法規(guī)制定、重要人物活動(dòng)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)本縣一般政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等活動(dòng)中形成的具有一定歷史價(jià)值的檔案，保管期限為30年至50年。3.短期保管：對(duì)本縣日常工作中形成的只在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年以下。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況等。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.依法為縣委、縣政府及各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案查閱服務(wù)。2.為社會(huì)各界利用檔案提供咨詢、查閱、復(fù)制等服務(wù)。3.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為公民個(gè)人利用檔案提供便利。（二）利用程序1.查閱申請(qǐng)：利用者需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋單位公章或個(gè)人有效身份證件。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以辦理查閱手續(xù)。3.查閱服務(wù)：利用者憑查閱批準(zhǔn)單到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.復(fù)制登記：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.對(duì)珍貴檔案、易損檔案等，應(yīng)控制利用次數(shù)和方式，確保檔案的安全。3.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，如有違反，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.重點(diǎn)考慮檔案對(duì)本縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的歷史見(jiàn)證作用，以及對(duì)解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的參考價(jià)值。（三）鑒定程序1.定期對(duì)已滿保管期限但仍有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后生效。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要延長(zhǎng)保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)調(diào)整保管期限，并在檔案目錄中注明。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。3.檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如檔案整理工作量、查閱利用人次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，如實(shí)填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，推動(dòng)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。（二）硬件設(shè)施管理1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化工作的正常開(kāi)展。2.定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)和更新，保證設(shè)備的性能和運(yùn)行安全。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理業(yè)務(wù)需求的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保軟件功能的完整性和適用性。2.對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)軟件漏洞，保證軟件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的備份管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶訪問(wèn)權(quán)限，確保信息的保密性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本局檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織實(shí)施檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)的人員管理和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.定期向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。5.參與檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的制定和實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等日常整理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案保管制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管情況，做好檔案的安全防護(hù)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照利用程序辦理相關(guān)手續(xù)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.參與檔