PAGE一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理，確保實(shí)驗(yàn)室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本一級(jí)實(shí)驗(yàn)室的所有檔案管理工作，包括但不限于實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研項(xiàng)目文檔、儀器設(shè)備資料、人員資質(zhì)文件、安全與環(huán)境記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的各類(lèi)文件資料，確保檔案無(wú)遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）實(shí)驗(yàn)室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.審核檔案管理工作中的重要文件和事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管和利用等具體工作。2.建立健全檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱、歸還等情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案信息的安全和有效利用。5.協(xié)助各部門(mén)查閱和利用檔案，提供必要的檔案服務(wù)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時(shí)反饋檔案管理工作中存在的問(wèn)題和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.實(shí)驗(yàn)原始記錄：包括實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果分析等。2.科研項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料等。3.儀器設(shè)備資料：儀器設(shè)備購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄等。4.人員資質(zhì)文件：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。5.安全與環(huán)境記錄：安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、事故處理記錄等。6.實(shí)驗(yàn)室管理制度文件：質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。7.對(duì)外交流與合作文件：合作協(xié)議、學(xué)術(shù)交流材料等。8.其他與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，可分為科研檔案、教學(xué)檔案、管理檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、安全檔案等類(lèi)別，并在每類(lèi)下設(shè)若干二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案：如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映實(shí)驗(yàn)室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：主要是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管：是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查報(bào)告。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本實(shí)驗(yàn)室的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.遵循保密原則，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.方便利用原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。（二）利用范圍1.實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因科研、教學(xué)、管理等工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請(qǐng)。2.外部單位因工作需要查閱本實(shí)驗(yàn)室檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱：查閱單位應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，確需摘抄、復(fù)制、拍照的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明用途。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.復(fù)制檔案的用途應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本實(shí)驗(yàn)室的檔案管理制度，不得用于非法目的。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本實(shí)驗(yàn)室的檔案管理制度進(jìn)行鑒定，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由實(shí)驗(yàn)室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求各部門(mén)對(duì)檔案存毀的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的實(shí)驗(yàn)室檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化管