PAGE持續(xù)規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理、保管，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案的整理、保管和利用，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作事業(yè)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案資料帶出工作場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、批復(fù)、登記證書等。2.公司/組織各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。4.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、圖片、影像等。5.公司/組織員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)材料。6.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。8.其他與公司/組織工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，并于每年[具體時(shí)間]前向檔案管理部門移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)收集整理并移交。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，并編制檔案目錄。2.檔案應(yīng)按照年度、保管期限、類別等順序進(jìn)行排列，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。3.檔案材料應(yīng)保持齊全完整，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.歸檔的文件材料應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行整理，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等文件材料，行政管理工作中形成的各類文件（通知、報(bào)告、請(qǐng)示）、會(huì)議記錄、紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.人事管理類：?jiǎn)T工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)材料，人事檔案等。3.財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)管理類：公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。5.固定資產(chǎn)管理類：設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等固定資產(chǎn)檔案。6.聲像檔案類：公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、圖片、影像等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)（永久、長(zhǎng)期、短期）、類別號(hào)、順序號(hào)五級(jí)編號(hào)法。2.全宗號(hào)：[具體全宗號(hào)]3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.保管期限號(hào)：永久用“Y”表示，長(zhǎng)期用“C”表示，短期用“D”表示。5.類別號(hào)：按照上述分類方案，分別用“XZ”（行政管理類）、“RS”（人事管理類）、“CW”（財(cái)務(wù)管理類）、“YW”（業(yè)務(wù)管理類）、“GD”（固定資產(chǎn)管理類）、“SX”（聲像檔案類）表示。6.順序號(hào)：按照檔案排列順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如：某份行政管理類檔案，編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023YXZ001五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)保管期滿且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但已超過保管期限的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案銷毀清冊(cè)，列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并提供有效證明材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)，并收取一定的押金。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)持有效證件，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出公司/組織。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照協(xié)議要求進(jìn)行處理。八、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和查詢。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、掃描圖像等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、年度等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門及各部門檔案管理工作的開展情況，包括檔案管理人員的配備、職責(zé)履行情況等。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、安全性等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，