PAGE人防辦檔案工作制度一、總則（一）目的為加強人防辦檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，充分發(fā)揮檔案在人防建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合人防辦工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人防辦機關及所屬事業(yè)單位的檔案工作。（三）檔案工作基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則人防辦檔案工作實行統(tǒng)一領導，由辦公室負責集中管理全辦檔案，各業(yè)務科室負責本科室形成檔案的收集、整理、移交等工作，并接受辦公室的監(jiān)督指導。2.維護檔案的完整與安全原則采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。3.便于利用原則對檔案進行科學分類、整理和編目，建立健全檢索工具，方便檔案的查詢和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以人防辦主任為組長，副主任為副組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組。負責研究決定檔案工作中的重大事項，協(xié)調解決檔案工作中的問題，監(jiān)督檢查檔案工作制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室辦公室作為人防辦檔案工作的綜合管理部門，具體履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本辦檔案工作制度、辦法。2.負責全辦檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.組織開展檔案信息化建設，建立檔案數據庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和網絡共享。4.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。5.對各科室檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質。6.定期向檔案管理領導小組匯報檔案工作情況，提出改進工作的意見和建議。（三）各科室各科室負責本科室在各項工作活動中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交辦公室歸檔。指定專人負責本科室檔案工作，接受辦公室的業(yè)務指導，確保本科室檔案的完整、準確和系統(tǒng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍人防辦檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級機關下發(fā)的與本辦工作有關的文件、指示、通知、通報等。2.本辦形成的各類文件、報告、請示、批復、會議記錄、紀要、合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.人防工程建設項目文件材料，包括項目立項、可行性研究、設計、施工、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件。4.人防通信警報建設文件材料，如通信警報設備采購、安裝、調試、維護等方面的文件。5.人防宣傳教育工作文件材料，包括宣傳計劃、活動方案、宣傳資料等。6.人防執(zhí)法監(jiān)督檢查文件材料，如執(zhí)法檢查記錄、處罰決定書等。7.人事檔案，包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。8.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料收集及時、完整。2.收集的文件材料應保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要文件材料應進行備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理。先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年），然后在每個年度內按機構（問題）進行排列。2.人防工程檔案按照項目建設程序和文件材料的性質進行分類整理，一般分為項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案目錄，將檔案材料分類裝訂成冊。4.財務檔案按照會計檔案管理辦法進行整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制檔案目錄。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間各科室應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交辦公室。（二）移交手續(xù)各科室向辦公室移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。移交清單一式兩份，一份由辦公室留存，一份由移交科室保存。五、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案裝具使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。檔案盒應標明全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號等項目。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。具體劃分按照國家有關規(guī)定和本辦實際情況確定。（四）檔案清點與核對定期對檔案進行清點和核對，每年至少一次。核對內容包括檔案數量、保管期限、存放位置等，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并進行處理。（五）檔案的安全保護1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備的管理和維護。2.配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.做好檔案的防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防塵等工作，防止檔案受到損壞。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，防止檔案丟失或泄密。5.對電子檔案應采取備份、加密等措施，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍本辦工作人員因工作需要可查閱、借閱本辦檔案。外單位查閱本辦檔案，需經人防辦分管領導批準。（二）利用手續(xù)1.本辦工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經所在科室負責人簽字同意后，到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本辦檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經人防辦分管領導批準后，由辦公室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經辦公室同意，并登記復印內容。4.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。查閱、借閱完畢后，應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容、批準人等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務科室人員組成。負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核，報人防辦分管領導批準后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行登記造冊，列出檔案清單，包括檔案名稱、年度、保管期限、數量等。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，簽署鑒定意見。3.經人防辦分管領導批準后，由檔案管理人員會同保密人員在指定地點進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的人防辦檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案工作效率和服務水平。（二）數字化處理對重要檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。掃描圖像應清晰、完整，符合檔案管理要求。電子檔案應與紙質檔案同步整理、編目，確保二者內容一致。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。同時，應建立數據備份和恢復機制，確保數據安全。（四）安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止非法訪問和數據泄露。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)正常運行。九、檔案工作人員職責（一）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴格遵守本辦檔案工作制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等。3.做好檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。4.積極開展檔案信息化建設，建立檔案數據庫，提高檔案管理的信息化水平。5.對各科室檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，并定期向辦公室負責人匯報檔案工作情況。6.負責檔案庫房的管理和維護，做好檔案的安全保護工作。7.完成領導交辦的其他檔案工作任務。（二）各科室檔案員職責1.負責本科室文件材料的