PAGE精準(zhǔn)扶貧檔案室制度一、總則（一）目的為加強精準(zhǔn)扶貧檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在精準(zhǔn)扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收過程中產(chǎn)生的文件、報表、圖片、影像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：精準(zhǔn)扶貧檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映精準(zhǔn)扶貧工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的精準(zhǔn)扶貧檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)精準(zhǔn)扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.根據(jù)工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門精準(zhǔn)扶貧工作中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和鑒定銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和指導(dǎo)。3.在開展精準(zhǔn)扶貧工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和保管，確保檔案資料的真實、完整和準(zhǔn)確。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備扎實的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉精準(zhǔn)扶貧工作業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和操作流程開展工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，定期對檔案進(jìn)行清查核對，保證檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的保密性和安全性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的關(guān)于精準(zhǔn)扶貧工作的政策文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的精準(zhǔn)扶貧工作計劃、方案、措施、總結(jié)等。3.扶貧項目申報材料，包括項目可行性研究報告、項目預(yù)算、項目實施方案等。4.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目進(jìn)度報告、資金使用情況報告、物資采購清單、工程建設(shè)資料等。5.扶貧項目驗收材料，包括驗收申請、驗收報告、驗收結(jié)論等。6.貧困對象識別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，如貧困戶信息采集表、幫扶手冊、脫貧認(rèn)定表等。7.扶貧資金管理資料，包括資金撥付文件、資金使用臺賬、財務(wù)審計報告等。8.扶貧工作中的會議記錄、紀(jì)要、簡報、宣傳資料等。9.與精準(zhǔn)扶貧工作相關(guān)的其他文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的精準(zhǔn)扶貧檔案資料整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對于扶貧項目檔案，應(yīng)在項目結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案資料編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行核對驗收，符合要求的予以接收，并在移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對接收的檔案進(jìn)行重新編號、上架，完成歸檔工作。（三）保管期限1.精準(zhǔn)扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要憑證和查考利用價值的檔案，如扶貧政策文件、項目申報審批文件、資金管理文件等，應(yīng)列為永久保管。3.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但不需要永久保存的檔案，如項目實施過程中的一般性文件、會議記錄等，列為長期保管，保管期限為[具體年限]。4.在較短時間內(nèi)具有查考利用價值，但不需要長期保存的檔案，如臨時性的報表、簡報等，列為短期保管，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案，應(yīng)采取備份存儲、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員可以查閱精準(zhǔn)扶貧檔案。2.外單位因工作需要查閱精準(zhǔn)扶貧檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點進(jìn)行。3.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員可以借閱精準(zhǔn)扶貧檔案，但必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.外單位一般不得借閱精準(zhǔn)扶貧檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔號、題名、借閱人、借閱期限等內(nèi)容，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后，退還押金，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對仍有保存價值，但已超過保管期限的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查核對，確定需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，上報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并抄送有關(guān)部門。（二）信息化管理1.積極推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)