PAGE聯(lián)通檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)聯(lián)通檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國(guó)聯(lián)通各級(jí)公司及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.服務(wù)利用原則：充分開發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供高效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.各部門及所屬單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理和移交等工作。2.負(fù)責(zé)將本部門及所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類，并定期移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋公司行政事務(wù)管理、辦公自動(dòng)化、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：涉及公司市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、業(yè)務(wù)拓展、運(yùn)營(yíng)支撐等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包含公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通信技術(shù)、設(shè)備維護(hù)、工程建設(shè)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：有關(guān)公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料。6.科研項(xiàng)目類：公司科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料。7.外事工作類：公司對(duì)外交往、國(guó)際合作等外事活動(dòng)中形成的文件材料。8.教育培訓(xùn)類：公司員工培訓(xùn)、教育教學(xué)等方面的文件材料。9.紀(jì)檢監(jiān)察類：公司紀(jì)檢監(jiān)察工作中形成的文件材料。10.聲像實(shí)物類：以照片、錄音、錄像、實(shí)物等形式記錄公司活動(dòng)的文件材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用分類編號(hào)法。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)類目代碼：采用大寫英文字母表示，如黨群工作類為“DQ”，行政管理類為“XZ”等。2.二級(jí)類目代碼：在一級(jí)類目代碼后，采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如行政管理類中的人力資源管理為“XZ01”。3.三級(jí)類目代碼：在二級(jí)類目代碼后，再采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如人力資源管理中的員工招聘為“XZ0101”。4.案卷編號(hào)：在三級(jí)類目代碼后，按順序依次編寫案卷流水號(hào)。例如：一份關(guān)于公司員工招聘的文件，其檔案編號(hào)為“XZ0101001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬收集范圍。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件材料。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)證書、培訓(xùn)記錄等。4.公司參與的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門及所屬單位在工作中形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂編目：將每份文件材料進(jìn)行裝訂，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.排列編號(hào)：按照分類順序?qū)Π妇磉M(jìn)行排列，并編寫案卷編號(hào)。4.編制檢索工具：建立檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色、霉變等情況及時(shí)采取修復(fù)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（三）檔案保密1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的存毀。2.隨時(shí)鑒定：對(duì)已到保管期限或因其他原因需要鑒定的檔案，及時(shí)進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)報(bào)表（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、案卷數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.方便快捷原則：為利用者提供便捷的服務(wù)，提高檔案利用效率。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息安全，防止泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱、借閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并確保檔案安全歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需要，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息化利用。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺(tái)建設(shè)：建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享和遠(yuǎn)程利用。（三）管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻等安全