PAGE收費(fèi)站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)收費(fèi)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在收費(fèi)站運(yùn)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本收費(fèi)站全體員工及涉及收費(fèi)站業(yè)務(wù)的相關(guān)活動所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指收費(fèi)站在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：收費(fèi)站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映收費(fèi)站的工作實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與收費(fèi)站工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善收費(fèi)站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收費(fèi)站各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。7.積極提供檔案利用服務(wù)，為收費(fèi)站的決策、運(yùn)營管理、業(yè)務(wù)辦理等工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。4.積極主動為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.收費(fèi)站制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.收費(fèi)業(yè)務(wù)文件，包括收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件、收費(fèi)票據(jù)存根、收費(fèi)日報(bào)表、月報(bào)表等。4.設(shè)備管理文件，如設(shè)備購置合同、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修報(bào)告等。5.人員管理文件，包括員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、考核結(jié)果等。6.安全管理文件，如安全檢查記錄、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。7.財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等。8.黨、團(tuán)、工會工作文件，如會議記錄、活動資料等。9.其他與收費(fèi)站工作相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的備份存儲，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.對收集到的文件材料要進(jìn)行初步的審核，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、收費(fèi)業(yè)務(wù)類、設(shè)備管理類、人員管理類、安全管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)堆放雜物或進(jìn)行與檔案保管無關(guān)的活動。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架上，確保檔案排列有序，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)，一般檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的借閱與歸還1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或人員因工作需要借閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)收費(fèi)站分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）檔案的查閱1.收費(fèi)站員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印操作，復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合收費(fèi)站的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合收費(fèi)站的工作特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。3.對于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)收費(fèi)站分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記備案，永久保存銷毀記錄。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的收費(fèi)站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為收費(fèi)站的發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理的各項(xiàng)工作需求。4.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息