PAGE航政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強航政檔案管理，確保航政檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮航政檔案在航政管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與航政業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案的管理，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、聲像等載體形式的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則航政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映航政業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理與航政業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的航政檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的航政檔案管理部門，負責(zé)航政檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善航政檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。3.負責(zé)航政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立航政檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案查詢和利用效率。5.定期對航政檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案進行處置。6.負責(zé)航政檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。7.組織開展航政檔案的開發(fā)利用工作，為航政管理、決策等提供檔案信息支持。8.對本公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（二）檔案形成部門各部門負責(zé)本部門航政檔案的形成、積累和初步整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.明確本部門兼職檔案員，負責(zé)本部門航政檔案的日常收集、整理和保管工作。2.按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料進行分類整理，確保檔案的齊全、完整。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的航政檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉航政業(yè)務(wù)工作流程，負責(zé)具體的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.做好航政檔案的日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確、保管安全。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。4.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.航政管理工作中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.航政業(yè)務(wù)活動中的會議記錄、紀(jì)要、決議等。3.航政審批文件、許可證、執(zhí)照等相關(guān)資料。4.航政檢查、調(diào)查、執(zhí)法等工作中形成的記錄、報告、證據(jù)等。5.航政設(shè)施建設(shè)、維護、管理等方面的文件、圖紙、資料等。6.航政相關(guān)的統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料等。7.航政工作中的聲像資料，如照片、錄音、錄像等。8.其他與航政業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于重要的航政檔案，應(yīng)實行紙質(zhì)檔案與電子檔案同步收集，確保檔案信息的一致性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂和上架等操作。（四）整理方法1.分類航政檔案按照年度機構(gòu)問題的分類方法進行整理。即先按年度將檔案分為不同年份，再按機構(gòu)（部門）進行分類，最后按問題（如航政審批、航政執(zhí)法、航政設(shè)施管理等）進行細分。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。編號可采用“年度+機構(gòu)代碼+流水號”的形式，例如：202301001，表示2023年度第1個機構(gòu)的第1份檔案。3.編目編制航政檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過目錄可以快速了解檔案的基本信息，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保持檔案的原貌。5.上架將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于檔案的保管和日常管理。檔案架應(yīng)標(biāo)明類別、年度等信息，方便快速定位查找檔案。四、檔案的保管（一）保管期限劃分航政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映航政管理工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。例如，航政管理體制改革的相關(guān)文件、重要的航政法規(guī)制定過程中的文件材料等。2.長期保管的檔案對航政管理工作有重要查考價值，在較長時間內(nèi)需要保存的檔案，保管期限為15年至50年。如航政審批項目的長期檔案、航政設(shè)施建設(shè)項目的中期檔案等。3.短期保管的檔案對航政管理工作有一定查考價值，但保存期限較短的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的航政業(yè)務(wù)文件、臨時性的統(tǒng)計報表等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實體安全。例如，配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機、防蟲藥品、防鼠板等。3.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立航政檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對航政檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定依據(jù)1.國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.本公司/組織的檔案管理制度和業(yè)務(wù)特點。3.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。（三）鑒定方法及程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)鑒定依據(jù)，對檔案逐一進行審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.對擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見書，明確檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.將鑒定意見書報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交財務(wù)部門備案。2.實施銷毀銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀記錄銷毀工作完成后，應(yīng)對銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.航政管理部門內(nèi)部查閱檔案，為日常工作決策、業(yè)務(wù)辦理等提供參考依據(jù)。2.相關(guān)部門因工作需要查閱航政檔案，如開展航政執(zhí)法檢查、項目審批、統(tǒng)計分析等工作。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱航政檔案。4.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的查閱利用情況。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱電子檔案時，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進行操作。2.借閱對于確需借出檔案的情況，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得改變檔案的原貌。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的航政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)航政檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)航政檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式。2.數(shù)據(jù)錄入對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.掛接上傳將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進行掛接，并上傳至航政檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)航政檔案基本信息的錄入、修改、刪除等操作，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢功能提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進行管理，記錄借閱情況，確保檔案借閱的規(guī)范有序。4.統(tǒng)計分析功能對航政檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同用戶根據(jù)其職責(zé)權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息安全。同時，對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保