PAGE檔案室管理制度分類牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本檔案室管理制度分類牌相關(guān)規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案資料，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案分類及分類牌設(shè)置（一）檔案分類1.行政檔案類公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告等正式文件。會(huì)議文件：公司各類會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。行政事務(wù)檔案：公司行政事務(wù)管理中形成的各類文件，如辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、辦公區(qū)域維修記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案類會(huì)計(jì)憑證：公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)記賬憑證。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會(huì)計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。稅務(wù)檔案：納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)發(fā)票存根等。財(cái)務(wù)合同：公司簽訂的各類財(cái)務(wù)相關(guān)合同，如借款合同、投資合同、擔(dān)保合同等。3.業(yè)務(wù)檔案類銷售業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、客戶信息、銷售訂單、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案：采購(gòu)合同、供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票等。生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)記錄等。研發(fā)業(yè)務(wù)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。4.項(xiàng)目檔案類公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件及項(xiàng)目過(guò)程中的各類往來(lái)文件等。5.聲像檔案類公司各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。公司重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、業(yè)務(wù)洽談等活動(dòng)的影像記錄。反映公司發(fā)展歷程、重大事件的聲像資料。6.電子檔案類以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、財(cái)務(wù)軟件生成的數(shù)據(jù)文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）分類牌設(shè)置1.在檔案室的各個(gè)檔案架、檔案柜上，按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)的分類牌。分類牌應(yīng)清晰標(biāo)明各類檔案的名稱，如“行政檔案類”“財(cái)務(wù)檔案類”“業(yè)務(wù)檔案類”等。2.對(duì)于每一大類檔案中的細(xì)分小類，在相應(yīng)的檔案存放區(qū)域設(shè)置二級(jí)分類牌，如在“行政檔案類”下設(shè)置“公司文件”“會(huì)議文件”等分類牌；在“財(cái)務(wù)檔案類”下設(shè)置“會(huì)計(jì)憑證”“會(huì)計(jì)賬簿”等分類牌。3.分類牌應(yīng)采用統(tǒng)一的規(guī)格和材質(zhì)制作，確保清晰、耐用、不易褪色。分類牌上的文字應(yīng)使用規(guī)范的字體和字號(hào)，易于識(shí)別。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保各類檔案資料及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.對(duì)于重要的文件、合同等資料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交檔案室，不得積壓或擅自留存。（二）檔案整理1.檔案室工作人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案資料的整齊、牢固。對(duì)于紙張破損、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.檔案室應(yīng)配備防蟲、防霉藥品，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和處理，防止蟲害和霉變。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案架、檔案柜中，不得隨意堆放。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、公司成立及重大變更文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年，如中期財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)合同（有效期超過(guò)15年）等。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值但保管期限較短的檔案，保管期限為5年以下，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性會(huì)議文件等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案資料得到合理保管。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的賬實(shí)相符。2.清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)實(shí)施。3.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、分類情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別、保管期限等情況，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案室工作人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案資料。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或有特殊規(guī)定的檔案，借閱期限應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，不得逾期。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室工作人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（六）檔案利用1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘抄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)注明出處，并交檔案室備案。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.工作小組對(duì)每一份檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并填寫《檔案鑒定意見(jiàn)書》。3.《檔案鑒定意見(jiàn)書》經(jīng)檔案鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)后生效。（四）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，連同《檔案鑒定意見(jiàn)書》一并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，銷毀前須經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（五）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案室工作人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，如粉碎、焚燒等。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室工作人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、借閱記錄等信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理