PAGE萬(wàn)科房地產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)萬(wàn)科房地產(chǎn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬(wàn)科房地產(chǎn)公司總部及所屬各項(xiàng)目公司、分公司、職能部門(mén)等所有涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的部門(mén)和人員。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指萬(wàn)科房地產(chǎn)公司在開(kāi)發(fā)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則檔案應(yīng)全面收集、整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性，反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部門(mén)綜合管理部門(mén)是公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體措施和辦法。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作。兼職檔案員應(yīng)接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，按照檔案管理的要求，做好本部門(mén)檔案的收集、整理、保管等工作，并及時(shí)向綜合管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等文件，公司管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作計(jì)劃等文件，公司行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、證照管理等文件。2.人力資源管理類(lèi)包括公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利、員工關(guān)系等方面的文件，員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、薪酬發(fā)放記錄等文件。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)檔案等文件，資金管理、成本控制、稅務(wù)管理等方面的文件。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)包括公司市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)策劃、銷(xiāo)售策略、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)信息等文件，廣告宣傳資料、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等文件。5.工程管理類(lèi)包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目工程進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目工程結(jié)算報(bào)告等文件，項(xiàng)目前期手續(xù)辦理文件，如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證等文件。6.成本管理類(lèi)包括項(xiàng)目成本預(yù)算、成本控制、成本核算、成本分析等文件，成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、成本報(bào)表等文件。7.采購(gòu)管理類(lèi)包括公司采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、采購(gòu)招投標(biāo)文件等文件，采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)驗(yàn)收記錄等文件。8.法務(wù)管理類(lèi)包括公司法律事務(wù)管理文件，如合同審查、法律咨詢(xún)、法律糾紛處理等文件，訴訟案件檔案、仲裁案件檔案等文件。9.企業(yè)文化類(lèi)包括公司企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、企業(yè)文化活動(dòng)方案、企業(yè)文化宣傳資料、員工文化活動(dòng)記錄等文件。10.其他類(lèi)包括公司對(duì)外合作項(xiàng)目檔案、公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等文件，以及其他不屬于上述分類(lèi)的檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+年度+流水號(hào)的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.分類(lèi)號(hào)：按照檔案分類(lèi)的十大類(lèi)，分別用A、B、C、D、E、F、G、H、I、J表示。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，行政管理類(lèi)檔案中2023年形成的第10份檔案編號(hào)為：A20230010。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.本公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.本公司員工的人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、薪酬發(fā)放記錄等。5.本公司項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的各種文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目工程進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目工程結(jié)算報(bào)告等。6.本公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)檔案等。7.本公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)策劃、銷(xiāo)售策略、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)信息、廣告宣傳資料、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。8.本公司采購(gòu)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、采購(gòu)招投標(biāo)文件、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)驗(yàn)收記錄等。9.本公司法務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，如合同審查、法律咨詢(xún)、法律糾紛處理、訴訟案件檔案、仲裁案件檔案等。10.本公司企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、企業(yè)文化活動(dòng)方案、企業(yè)文化宣傳資料、員工文化活動(dòng)記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改、損毀。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案保管的要求。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理的要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）檔案整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）檔案整理方法檔案整理采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”的分類(lèi)方法，具體整理步驟如下：1.分類(lèi)按照檔案分類(lèi)的十大類(lèi)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.組卷將同一類(lèi)別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系，卷內(nèi)文件數(shù)量應(yīng)適中，便于保管和查閱。3.編目對(duì)每卷檔案進(jìn)行編目，包括卷內(nèi)文件目錄和備考表。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容；備考表應(yīng)包括本卷情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。4.裝訂對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀(guān)，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)檔案盒編號(hào)、年度、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等內(nèi)容。檔案盒應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，確保檔案的安全和完整。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類(lèi)號(hào)、年度、保管期限等順序上架存放，便于查找和利用。檔案上架時(shí)應(yīng)注意保持檔案的整齊有序，不得隨意堆放。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年；短期保管的檔案是指對(duì)公司在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、利用價(jià)值等因素進(jìn)行確定。（五）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查和盤(pán)點(diǎn)的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)檔案清查盤(pán)點(diǎn)表，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，綜合管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案管理人員參加。鑒定時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀審批經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，報(bào)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。檔案銷(xiāo)毀審批表應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因、審批意見(jiàn)等內(nèi)容。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀?檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案丟失或泄密。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。（四）銷(xiāo)毀記錄檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等內(nèi)容，作為檔案銷(xiāo)毀的記錄，永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案員工查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)員工的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記表上做好記錄。查閱檔案時(shí)，員工應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱結(jié)束后，員工應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱檔案員工借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，員工到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，員工應(yīng)出具本人有效身份證件，并繳納一定的押金。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后，員工應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。如檔案在借閱期間出現(xiàn)丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力的支持。（二）信息化管理系統(tǒng)公司建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過(guò)程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，并應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集各部門(mén)應(yīng)按照電子檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件，并進(jìn)行整理和歸檔。電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案的整理電子檔案的整理應(yīng)按照檔案分類(lèi)的要求，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.電子檔案的存儲(chǔ)電子檔